Planifier un projet de groupe sans aller-retours inutiles

Lorsque je pense aux projets de groupe que j'ai menés à l'université, ce n'est pas le travail lui-même qui a été le plus difficile. C'était l'organisation. Essayer d'aligner cinq calendriers, c'était comme résoudre un Rubik's Cube... les yeux bandés.

Un projet en particulier se démarque : nous avons passé plus de temps dans le chat du groupe à débattre des heures de réunion qu'à discuter de la présentation. Après cela, je me suis rendu compte d'une chose : être organisé n'était pas facultatif. C'est la base d'un bon travail en commun.

Voici ce que j'ai appris sur la façon de simplifier la planification des réunions de groupe afin de pouvoir se concentrer sur le projet et non sur les messages de ping-pong.

1. Donnez le ton dès le début (n'attendez pas le chaos)

Dès que le groupe est formé, quelqu'un (peut-être vous ?) doit prendre l'initiative de programmer la première réunion. N'attendez pas que le chaos commence - soyez proactif.

Commencez par rédiger un court message de bienvenue dans le chat du groupe. Proposez ensuite trois ou quatre dates de réunion possibles dans les prochains jours. Informez le groupe : "Fixons cette date au plus tard le [date]". Et partagez immédiatement un lien de planification (nous y reviendrons dans un instant).

Prendre des initiatives n'est pas synonyme d'autoritarisme, mais permet au projet de se dérouler plus facilement pour tout le monde.

2. Utiliser un logiciel de planification pour éliminer la spirale de la planification

Si vous avez déjà demandé "Quand est-ce que ça marche pour tout le monde ?" et que vous avez obtenu un silence ou des réponses contradictoires, vous savez déjà pourquoi un sondage de groupe est important.

Voici comment je procède :

Tout d'abord, je soumets quatre à six options réalistes dans un sondage de groupe à l'aide de Doodle. Je partage ensuite le lien dans le chat du groupe. Chacun choisit ce qui lui convient et Doodle trouve automatiquement la meilleure heure.

Pas de messages non lus. Pas de réponses vagues du type "peut-être jeudi ? Juste de la clarté, rapidement.

3. Ne pas trop inviter ni trop compliquer

Toutes les réunions n'ont pas besoin de toutes les personnes. Si votre première séance ne sert qu'à esquisser des idées ou à répartir les rôles, deux ou trois personnes suffisent parfois à faire avancer les choses.

Ce qui m'a aidé : désigner des responsables à tour de rôle pour les différentes réunions, se diviser en petits groupes de travail et fixer des délais asynchrones pour que tout ne doive pas se faire en direct.

Les réunions restreintes et ciblées permettent souvent d'obtenir de meilleurs résultats que les appels de groupes entiers qui s'éternisent sans direction claire.

4. Faire en sorte que chaque réunion compte

Une fois l'heure fixée, assurez-vous que tout le monde sait à quoi sert la réunion. J'ai commencé à envoyer des ordres du jour rapides avant chaque session et cela a fait une grande différence.

Un ordre du jour type peut comprendre : un point sur les progrès individuels, l'examen d'un document ou d'un schéma commun, la clarification des prochaines étapes et la fixation d'une date limite avant le prochain point.

Deux minutes de préparation rendent la réunion plus productive et plus respectueuse du temps de chacun.

5. Confirmer, programmer, répéter

Une fois que le groupe s'est mis d'accord sur l'heure de la réunion, j'envoie immédiatement une invitation au calendrier. J'indique la date, l'heure (et je vérifie les fuseaux horaires), le lien vers le document partagé, le lien vers l'appel vidéo et un rappel 15 minutes avant la réunion.

Cela donne à la réunion un caractère officiel et non "provisoire". Lorsqu'elle est inscrite dans leur calendrier, les participants sont plus enclins à se présenter.

La planification ne doit pas être le casse-tête qui fait dérailler votre projet. Avec les bons outils (et un peu d'initiative), la collaboration de groupe peut en fait sembler... facile. Ou du moins, plus facile qu'avant.

Vous avez votre propre astuce pour coordonner le travail de groupe ? Partagez-la avec nous sur LinkedIn - nous apprenons toujours des autres planificateurs.