Programar reuniones interfuncionales de forma más eficaz

En las reuniones interfuncionales es donde se producen los verdaderos avances, pero ¿concentrar a todos en la misma sala (virtual)? Ahí es donde las cosas suelen fracasar.

Si trabajas en TI, conoces bien este dolor. Calendarios, herramientas, departamentos y prioridades diferentes. Y, de algún modo, siempre te toca a ti desenredar el embrollo.

Veamos por qué programar es más difícil de lo que debería, y cómo puedes hacerlo mucho más fácil.

Por qué los equipos informáticos tienen problemas con las reuniones interfuncionales

Los profesionales de TI suelen ser la fuerza silenciosa que mantiene todo unido. No sólo gestionas sistemas, sino también personas, procesos y plataformas.

Eso significa que normalmente eres tú quien ayuda a otros departamentos a encontrar herramientas, obtener acceso o solucionar conflictos de calendario. Y cuando se trata de coordinar reuniones interfuncionales, probablemente te hayas visto atrapado en este bucle:

• Marketing necesita información de Producto

• Producto necesita datos de Ventas

• Ventas necesita que TI lo organice todo

• Cada uno está en una zona horaria diferente

Añade trabajo a distancia, calendarios repletos y plazos ajustados, y tendrás una receta para el agotamiento incluso antes de que se celebre la reunión.

Por qué es tan complicado programar

No se trata sólo de encontrar un momento, sino de equilibrar las expectativas, la seguridad y la gestión del tiempo. Y para los informáticos, eso significa pensar con antelación para evitar más problemas después.

He aquí un rápido desglose de los bloqueos más comunes:

Cuanto más grande es la empresa, más piezas se mueven. Y cada retraso añade presión, no sólo sobre los plazos de los proyectos, sino sobre las personas que intentan gestionarlos.

Cómo simplificar la programación sin perder el control

La clave no está en añadir más herramientas. Es dar a la gente una forma más clara y rápida de elegir una hora, sin necesidad de otra cadena de mensajes de ida y vuelta.

Esto es lo que funciona para los equipos de TI:

• Utiliza herramientas que funcionen en todos los departamentos - Evita las opciones vinculadas a un solo proveedor de calendarios

• Deja que la gente elija entre horas preestablecidas - Es más rápido y fácil seleccionar que negociar

• Maneja grupos grandes con encuestas - Especialmente útil cuando participan varios departamentos

• Mantén la seguridad como prioridad: asegúrate de que tu plataforma de programación cumple las normas de nivel empresarial.

No se trata sólo de programar. Se trata de ahorrar tiempo, reducir el estrés y hacer que tu equipo se centre en lo que realmente importa.

Doodle: Una forma mejor de concertar reuniones entre equipos

Doodle facilita la coordinación entre departamentos, tanto si reservas con cinco personas como con cincuenta.

He aquí cómo encaja Doodle en un flujo de trabajo de TI:

• Encuesta en grupo: ¿Necesitas la opinión de varias partes interesadas? Deja que voten una hora que funcione. Necesitarás una cuenta de Doodle para crear una encuesta, pero los participantes no necesitan iniciar sesión.

• 1:1: Ofrece unas cuantas franjas horarias disponibles y deja que tu colega elija: perfecto para asistencia interna o incorporación.

• Página de reservas: Establece tu disponibilidad una vez y compártela con los demás. Ideal para solicitudes repetidas o si eres la persona a la que acuden varios equipos

• Planificador de Eventos: Organiza sesiones de formación o ventanas de mantenimiento programadas y deja que la gente elija su hueco

• Doodle se ajusta automáticamente a las zonas horarias, de modo que si tu equipo está en Nueva York, Berlín o Singapur, todo el mundo ve la hora local correcta.

• Los usuarios mantienen el control total sobre sus datos y la configuración de privacidad, lo que importa especialmente cuando el cumplimiento es una prioridad.

Y sí, la seguridad está cubierta. Doodle ofrece protección de nivel empresarial, por lo que no tienes que preocuparte por el cumplimiento de la normativa o la privacidad de los datos. Puedes confiar en que gestionará tu programación de forma segura.

Por qué los informáticos deben liderar una programación más inteligente

Conoces los sistemas, conoces a las personas y sabes qué aspecto tiene el caos cuando las cosas no funcionan.

Cuando TI lidera la simplificación de la programación, todos nos beneficiamos:

• Menos tickets internos

• Menos tiempo perdido en coordinación

• Más tiempo para el trabajo real del proyecto

• Una experiencia más profesional y fiable en todos los departamentos

Demuestra liderazgo y genera confianza en las herramientas que recomiendas.

Empieza a organizar reuniones que realmente funcionen

No necesitas ser el intermediario en cada conflicto de calendario. Con Doodle, puedes establecer una forma de que la gente reserve tiempo, responda a encuestas o se inscriba sin complicaciones.

Es rápido. Es claro. Y funciona de verdad.