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Tanto si se es profesor, decano, director o incluso si se desempeña un papel de apoyo, como en la administración, parece que el exceso de trabajo, la falta de tiempo y el escaso o nulo equilibrio entre la vida laboral y personal es algo normal para quienes trabajan en el sector educativo. Hay que encontrar soluciones rápidamente. De lo contrario, corremos el riesgo de perder una generación de profesores a causa del estrés, el agotamiento y la simple falta de compromiso.
Puede que el sector educativo sea el más afectado, pero no es el único, ya que el estrés laboral alcanza niveles récord en todos los ámbitos. Las organizaciones y las industrias se están moviendo para abordar este problema de frente, con programas que educan a los empleados en formas de reducir la ansiedad y gestionar mejor su tiempo, complementados por numerosas aplicaciones y herramientas que ayudan a los trabajadores de todo tipo a desarrollar una mejor relación con el trabajo.
En el pasado, el sector educativo ha sido lento a la hora de adoptar nuevas tecnologías de todo tipo. Sin embargo, las instituciones educativas han ido recapacitando sobre los beneficios potenciales de la tecnología con la pandemia de COVID-19, que obligó a un gran número de escuelas a pivotar de la noche a la mañana hacia las clases en línea, exigiendo que el sector empezara por fin a abrazar la edtech. Pero ese nuevo amor por la tecnología no debería limitarse a las herramientas pedagógicas, ya que existe un número considerable de aplicaciones y soluciones que podrían ayudar a todos los que trabajan en el sector educativo a gestionar mejor su tiempo y propiciar una relación más sana y agradable con sus carreras.
Aquí tienes siete de las mejores herramientas para empezar.
1. Toggl
Parafraseando al matemático británico del siglo XIX Lord Kelvin, "Si puedes medirlo, puedes mejorarlo". Por eso, las aplicaciones de control del tiempo como Toggl son el mejor punto de partida para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa. Los usuarios pueden registrar las horas que dedican a cada uno de sus proyectos e incluso clasificarlos según su tipo, ya sea mediante una aplicación móvil o una versión web.
2. Todoist
"Si no planificas, fracasarás", dijo Benjamin Franklin y casi todos los entrenadores deportivos de instituto de los últimos 50 años. Sin embargo, hay algo más que una pizca de verdad en el cliché. Una hora de planificación vale tanto como 10 horas de hacer sin rumbo, así que tiene sentido que las personas que llevan listas de tareas pendientes y se fijan objetivos (al parecer, sólo el 14% de la gente entra en este grupo) tengan bastante más éxito que los que se limitan a tomarse la vida como viene.
Si eres uno de esos planificadores, lo más probable es que tu vida se organice a través de un surtido interminable de cuadernos y notas Post-It, o que ya te hayas pasado a una alternativa digital. Hay un montón de opciones, pero a nosotros nos gusta Todoist porque no requiere un título de programación para usarla y tanto la web como las aplicaciones móviles están organizadas de forma sencilla. Además, puedes empezar sólo con tu lista personal de tareas y luego crear listas compartidas con miembros de la familia (listas de la compra o de tareas, por ejemplo) o compañeros, si estáis trabajando juntos en un proyecto y queréis agilizar la planificación sin tener que aprender las desalentadoras complejidades del software Gantt.
3. Focus Keeper
Una cosa es planificar las tareas y otra muy distinta tacharlas de la lista de tareas pendientes. Por desgracia, para demasiada gente, la tecnología se ha convertido más en un obstáculo que en una ayuda. ¿Cuántas veces has estado revisando un montón de trabajos y te ha aparecido un correo electrónico, un comentario de Instagram o un chat en el móvil y te ha llamado la atención? De repente, ha pasado media hora y te acuerdas de los trabajos que estabas revisando.
Según los estudios, nos distraemos de la tarea principal en la que estamos trabajando cada 11 minutos. Una vez que nos distraemos, podemos tardar hasta 25 minutos en volver a la plena productividad. Esto significa que el empleado medio pierde más de dos horas al día en distracciones. Si ya pasas seis horas al día dando clases, tu horario no te permite tanto tiempo improductivo sin que afecte a tu tiempo privado.
Focus Keeper se basa en la Técnica Pomodoro, que parte de la base de que las personas trabajan de forma más eficaz y eficiente en intervalos de 25 minutos con descansos de cinco minutos entre cada uno. Si tienes mucho trabajo que hacer, activa Focus Keeper, desactiva otras alertas y deja que la aplicación te avise cuando se acaben los 25 minutos y cuando llegue el momento de volver a trabajar. Puedes personalizar la duración de las sesiones y los descansos si tu cerebro late a otro ritmo. La función de seguimiento te permitirá ver cuándo has sido más eficiente para que puedas empezar a adaptar tu horario en consecuencia.
4. Doodle
Las organizaciones se construyen sobre la base de reuniones y las escuelas no son diferentes. Ya sean reuniones entre profesores y padres, entre estudiantes y profesores, reuniones de profesores, reuniones del Decanato, convocatorias de contratación o cualquiera de los encuentros habituales entre equipos, lo más probable es que pases horas a la semana en reuniones. Y probablemente pase el mismo tiempo intentando organizarlas.
Tanto para profesores como para ayudantes y personal de apoyo, Doodle es una solución obvia que elimina todas las molestias y, lo que es más importante, el tiempo necesario para programar reuniones. Por ejemplo, los profesores pueden evitar la doble reserva de tiempo con varios estudiantes conectando sus calendarios de Google y Microsoft Office a sus cuentas de Doodle. También pueden saltarse el juego del correo electrónico y simplemente enviar una URL personalizada de Doodle a sus estudiantes, compañeros de facultad y administradores. La función de encuestas/reuniones de grupo es excepcionalmente potente y ahorra tiempo cuando se trata de reuniones con muchos participantes ocupados, como las reuniones de profesores. Te preguntarás cómo has podido vivir sin ella.
5. Google Drive**
Incluso en un mundo tan digitalizado como el actual, te sorprendería saber cuántos profesores y departamentos siguen adoptando un enfoque analógico a la hora de preparar las clases y compartir apuntes. Las estanterías llenas de textos, las carpetas repletas de apuntes y los escritorios repletos de tareas impresas siguen siendo habituales.
Para los alumnos y otros profesores resulta difícil encontrar los documentos cuando los necesitan. Esto, a su vez, da lugar a llamadas telefónicas o correos electrónicos adicionales tratando de localizar los documentos, todo lo cual acumula más trabajo para los ya sobrecargados educadores.
El uso de herramientas como Google Drive o Dropbox permite compartir documentos de forma rápida y sencilla. Alumnos y profesores pueden utilizar estos servicios como repositorio de apuntes, material de apoyo e incluso tareas. El acceso es 24/7 y las notas o textos importantes no volverán a perderse.
6. Expensar
Desde los académicos que viajan mucho para asistir a conferencias o dar charlas como invitados hasta los reclutadores universitarios que se presentan en ferias de todo el país, el personal de la facultad es responsable de un montón de informes de gastos. A menudo hay que archivarlos y tramitarlos antes de poder reembolsar a los miembros del profesorado. Para muchas organizaciones, ese proceso es prolongado y laborioso.
Por término medio, cada informe de gastos tarda 20 minutos en completarse y su tramitación cuesta unos 50 euros. Uno de cada cinco informes contiene errores que tardan 18 minutos más en corregirse, lo que supone una carga adicional para el departamento de contabilidad. Todo el proceso es tan problemático que más de la mitad de los empleados afirman no haber reclamado gastos en el pasado, utilizando su propio dinero para cubrir gastos que se produjeron en representación de la escuela. No es lo ideal.
Un software de gastos fácil de usar e intuitivo como Expensify puede resolver rápidamente muchos de estos problemas. El personal de la escuela puede simplemente tomar imágenes de los recibos y registrar los kilómetros sobre la marcha a través de la aplicación móvil, y la imagen se escanea y se traduce en los datos pertinentes y se añade a un informe. El software también reconoce errores o entradas dobles. Esto hace que gran parte del proceso sea autoservicio y reduce la carga de trabajo del departamento de contabilidad.
7. Una aplicación escolar
Hay cientos de ellas para segmentos específicos del sector educativo, desde guarderías y centros de preescolar hasta universidades. Algunas son plataformas de gestión escolar que todo lo cantan y todo lo bailan y lo incluyen todo, desde el procesamiento de pagos y la reserva de aulas hasta la gestión de documentos y la programación de las horas de llegada del autobús escolar.
Sea cual sea su elección, la base de cualquier aplicación escolar debe ser facilitar la comunicación. Es esencial que los profesores puedan comunicarse con toda una clase (o con sus padres) a través de la aplicación y que sea fácil encontrar información vital, como las fechas de las vacaciones, cualquier cambio en el horario habitual y los datos de contacto de otros departamentos específicos. Esto ahorrará a todo el centro horas de respuesta a correos electrónicos y llamadas telefónicas y contribuirá a que el alumnado esté más comprometido e informado.
Si quieres saber cómo funciona Doodle y cómo puede ayudarte a dominar la gestión del tiempo en la escuela, ponte en contacto con uno de nuestros expertos en programación**.
