7 Tipps, um Fakultätsmitglieder auf Kurs zu halten

Ehrlich gesagt, habe ich mir immer vorgestellt, dass Professoren und Dozenten ein einfaches akademisches Leben führen. Sie kommen in einen Hörsaal und halten eine erstklassige Vorlesung. Sie treiben sich auf den Fluren herum und scherzen mit anderen Fakultätsmitgliedern. Sie trinken zwanglos mit einigen ihrer Lieblingsstudenten, während sie über die Rolle der Postmoderne in Foucaults Pendel schwärmen, und dann verbringen sie ihre Sprechstunden damit, einen brillanten, aber missverstandenen Geist zu pflegen.

OK, ein großer Teil meiner Ansicht über Lehrkräfte basiert auf Robin Williams' Figur in Good Will Hunting. Nicht zum ersten Mal scheint es so, als ob Hollywood sich ein wenig irren würde. Untersuchungen, die über einen Zeitraum von mehreren Jahren an der Boise State durchgeführt wurden, ergaben, dass Fakultätsmitglieder im Durchschnitt mehr als 60 Stunden pro Woche arbeiten, davon 10 Stunden an Samstagen und Sonntagen. Weniger als die Hälfte dieser Zeit wird für die Lehre aufgewendet, während sich andere Verwaltungsaufgaben auftürmen.

Das ist kein Problem von Boise oder gar der USA. [Mehr als die Hälfte (https://www.dovepress.com/a-research-on-sources-of-university-faculty-occupational-stress-a-chin-peer-reviewed-fulltext-article-PRBM) der Fakultätsmitglieder an chinesischen Universitäten sind beruflich stark eingespannt, wobei Assistenzprofessoren und außerordentliche Professoren sogar noch stärker belastet sind als diejenigen, die eine feste Stelle haben.

Fakultätsmitglieder versinken in einem Meer von Vorlesungen, Gruppen, Sprechstunden, Verwaltungssitzungen, Vorbereitungen, der Benotung von Arbeiten, der Veröffentlichung ihrer Forschungsergebnisse und der Teilnahme an Fachveranstaltungen. Was können sie also tun, um die Belastung zu mindern?

Nr. 1: Verbringen Sie Zeit mit der Planung Ihrer Zeit

Professoren verbringen jede Woche Stunden mit der Vorbereitung von Vorlesungen und Kursen. Sie sollten dasselbe mit ihren Terminkalendern tun.

• Nehmen Sie sich jedes Wochenende eine Stunde Zeit, um Ihre kommende Woche zu planen.

• Machen Sie sich mit der Zeiteinteilung vertraut. Planen Sie in Ihrem Kalender jeden Tag Zeit für E-Mails, Mittagessen, Kaffeepausen, Bürozeiten und andere Verpflichtungen ein.

• Geben Sie dem Privaten, der Entspannung und der persönlichen Entwicklung den gleichen Stellenwert und blockieren Sie auch dafür Zeit in Ihrem Kalender.

• Führen Sie eine detaillierte To-Do-Liste für den Tag, die Woche und das Semester.

Das Einplanen und Blockieren dieser Zeitfenster hilft, Ihre Zeit vor anderen Anforderungen zu schützen und die Entscheidungsmüdigkeit zu verringern, die durch die ständige Anpassung an neue, unerwartete Aufgaben entsteht.

Nr. 2: Konzentrieren Sie sich auf Gruppen

Ein Vorteil eines detaillierten Zeitplans ist, dass Sie auf die vergangenen Wochen zurückblicken und genau analysieren können, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben. Wie viele Stunden haben Sie z. B. in Einzelgesprächen verbracht, entweder mit Doktoranden oder anderen Fakultätsmitgliedern? Könnten einige dieser Besprechungen in kleinen Gruppen abgehalten werden?

Sprechstunden sind zu einem festen Bestandteil des Hochschullebens geworden. Es gibt jedoch immer mehr Belege dafür, dass kleine Gruppen viele der gleichen Vorteile wie Einzelgespräche bieten und zu mehr Diskussionen anregen. Wenn Fakultätsmitglieder proaktiv Gruppensitzungen mit fünf bis acht Studenten organisieren, können sie einen Großteil der Zeit und der Wiederholungen von Einzelgesprächen vermeiden.

Die gleiche Logik gilt für Treffen mit anderen Fakultätsmitgliedern. Könnte eine kleine, regelmäßige Abteilungsbesprechung oder ein wöchentliches Treffen während des Mittagessens viele zufällige Einzelbegegnungen und Vorbeikommen während der Woche vermeiden?

Natürlich kann es schwieriger sein, einen geeigneten Zeitpunkt für die Teilnahme an einer Gruppenbesprechung zu finden, aber eine Planungssoftware kann dabei helfen, diese Sitzungen schnell und einfach zu planen.

Nr. 3: Sich auf die Technik stützen

Apropos Online-Tools: Professorinnen und Professoren, die sich die Technologie zunutze machen, werden ihre Zeit viel besser nutzen können.

• Verwenden Sie Terminplanungssoftware für die einfache Organisation von Einzel- und Gruppensitzungen und vermeiden Sie so die Stunden, die durch das übliche E-Mail-Pingpong verloren gehen, das selbst für die Organisation der einfachsten Sitzung erforderlich ist.

• Der Coronavirus hat die Methoden in den Vordergrund gerückt, und selbst wenn wir zur Normalität zurückkehren, sollten sie im akademischen Leben weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Große Fakultätssitzungen lassen sich beispielsweise leichter planen, wenn die Teilnehmer nicht physisch anwesend sein müssen und keine Zeit damit verloren geht, von einem Sitzungsort zum nächsten zu laufen.

• Nutzen Sie eine Kommunikationsplattform wie Slack, um zu interagieren und wichtige Nachrichten an Ihre verschiedenen Studenten- und Fakultätsgruppen weiterzuleiten. Wenn Sie Fragen so beantworten, dass alle sie sehen können, werden Sie nicht 40 Mal nach dem Abgabetermin für diese Arbeit gefragt. Eine offene Echtzeit-Kommunikationsverbindung zwischen Studenten und Professoren bedeutet, dass online wahrscheinlich mehr Fragen beantwortet werden als in langwierigen Einzelgesprächen, während die Studenten Antworten erhalten, wenn sie sie brauchen.

• Zeichnen Sie Ihre wichtigsten Sitzungen auf, damit die Studierenden sie bei der Prüfungsvorbereitung wiederholen können, wenn sie sie beim ersten Mal verpasst haben, und verwenden Sie die Aufzeichnungen sogar für künftige Gruppen, damit sie nicht alles wiederholen müssen.

Ein Wort der Warnung: Setzen Sie die Technologie nicht übermäßig ein und verbringen Sie nicht Stunden damit, sich in die Feinheiten der verschiedenen Tools einzuarbeiten - das würde den Zweck verfehlen. Suchen Sie nach benutzerfreundlichen Tools, die sich sofort durch Zeitersparnis auszahlen.

Nr. 4: Erkennen Sie Ihre Zeitfresser

Versuchen Sie (ehrlich), Ihre gesamte Zeit in einer kostenlosen App wie Toggl oder Clockify für ein paar Wochen zu protokollieren, um genau festzustellen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, im Vergleich zu dem, was Sie denken oder planen, um Ihre Zeit zu verbringen. Das wird Ihnen helfen, typische Zeitdiebe zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um sie zu eliminieren, wie z. B.:

• Jedes Mal, wenn Sie einen Kaffee trinken gehen, Kontakte knüpfen

• Anrufe entgegennehmen

• Aufschieberitis

• Suche nach Gegenständen, Büchern oder Dateien (real und virtuell) aufgrund schlechter Organisation

• Beantwortung von Fragen nach Vorlesungen und Kursen

• Umgang mit unangemeldeten Besuchern

Nr. 5: Lernen Sie, Prioritäten zu setzen

Dem Unternehmer Ryan Blair wird das Instagram-Zitat zugeschrieben: "Wenn es wichtig ist, wirst du einen Weg finden. Wenn nicht, findest du eine Ausrede." In der großen Verlogenheit liegt eine große Wahrheit.

Wie gut sind Sie im Setzen von Prioritäten? Untersuchungen zeigen, dass die meisten von uns dazu neigen, dem Dringenden den Vorrang zu geben (https://hbr.org/2018/07/how-to-focus-on-whats-important-not-just-whats-urgent) und nicht dem Wichtigen. Wenn Sie kein Naturtalent in der Kunst der Prioritätensetzung sind, ist es wichtig, dass Sie ein System haben, um Prioritäten zu setzen. Ohne Prioritäten wird alles notwendig, und so steigt der Stresspegel und die Work-Life-Balance gehört der Vergangenheit an.

Eine beliebte Methode ist die Eisenhower-Matrix, die durch den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower bekannt wurde. Bei dieser Methode werden alle Aufgaben in eine von vier Kategorien eingeteilt:

• Wichtig mit einer Deadline:

  Diese Aufgaben haben eine erhebliche Auswirkung und sollten zuerst erledigt werden.

• Wichtig ohne Abgabetermin:

  Auch diese haben erhebliche Auswirkungen, erstellen Sie einen Zeitplan und planen Sie einen Termin für die Erledigung.

• Nicht wichtig mit einer Frist:

  Versuchen Sie, diese Aufgaben an jemand anderen zu delegieren.

Ein weiterer toller Trick, der Ihnen viel Zeit sparen wird, wenn Sie ihn erst einmal beherrschen, ist sogar noch einfacher. Lernen Sie, "Nein" zu sagen.

Nr. 6: Maximieren Sie die Effizienz Ihrer Planung

Fakultätsmitglieder verbringen etwa 12 % ihrer Woche - mehr als sieben Stunden - mit der Vorbereitung von Vorlesungen und Kursen. Mit ein paar Produktivitätsverbesserungen lassen sich leicht ein paar dieser Stunden pro Woche einsparen, was sich im Laufe eines Jahres auf bis zu 60 Stunden einer vollen Arbeitswoche summiert.

• Setzen Sie sich ein Zeitlimit für die Vorbereitung einer Vorlesung. Wenn man die Zeit für Diskussionen mit einbezieht, kann man nur eine begrenzte Menge an Inhalten in ein oder zwei Stunden unterbringen. Eine übermäßige Vorbereitung geht eher verloren als dass sie auf die nächste Unterrichtsstunde übertragen wird.

• Wenn Ihre Schule keine Vorlagen für Unterrichtsnotizen, Präsentationen oder Aufgabenstellungen zur Verfügung stellt, sollten Sie vor jedem Semester einige Stunden damit verbringen, Ihre eigenen zu erstellen. Verwenden Sie diese Vorlagen dann das ganze Jahr über gewissenhaft.

• Denken Sie nicht zu viel nach. Wenn Sie einen Kurs schon einmal unterrichtet haben oder sogar Materialien von einem anderen Professor haben, der diesen Kurs unterrichtet hat, verwenden Sie die vorhandenen Materialien mit Stolz. Sie müssen nicht alles neu erfinden, nur um originell zu wirken.

• Verteilen Sie die Termine für Ihre Tests und Arbeiten über das ganze Semester, damit Sie nicht wochenlang in der Benotungshölle feststecken.

• Planen Sie in allen Kursen, die Sie unterrichten, ein paar schmerzfreie Kurse ein. Das können z. B. Aufzeichnungen früherer Vorlesungen, Videomaterialien oder allgemeine Diskussionen über das Thema sein. Wenn Sie hier und da eine "leichte" Vorbereitungswoche einplanen, haben Sie etwas Luft zum Atmen.

Nr. 7: Werden Sie ein Zeitmanagement-Guru

Sie sind bereits ein Experte in Ihrem Fachgebiet, deshalb sind Sie ja auch Mitglied des Lehrkörpers einer Hochschuleinrichtung. Aber fügen Sie ein weiteres Spezialgebiet hinzu: Zeitmanagement. Mit ein paar einfachen Tipps und Tricks können Sie Ihre Effizienz fast über Nacht steigern: Führen Sie mehr durch (https://doodle.com/en/resources/blog/remote-team-meetings-101-how-to-make-them-exceptional/).

• Machen Sie mehr Besprechungen online. Sie sind in der Regel prägnanter und Sie sparen die Zeit, die Sie sonst zwischen den Besprechungen laufen müssen.

• Schalten Sie alle Benachrichtigungen und E-Mail-Benachrichtigungen aus, wenn Sie Aufgaben erledigen, die Ihre volle Konzentration erfordern. Verwenden Sie Apps wie Freedom, Mindful Browsing oder RescueTime, um nicht relevante Websites zu blockieren oder Sie wieder zum Arbeiten zu bewegen.

• Führen Sie Stehbesprechungen durch, vor allem spontane. Das wird sie kürzer machen.

• Minimieren Sie Ihre Reisen. In der Zeit nach der COVID bieten viele Konferenzen Online-Versionen an.

Vielleicht wird man als Dozent immer mit Unterricht, Vorbereitung, Forschung, Studentenbetreuung und Verwaltung jonglieren müssen. Nicht einmal Robin Williams' Dr. Sean Maguire hatte es so leicht. Doch mit ein paar Lektionen in Sachen Produktivität, die aus der Unternehmenswelt übernommen wurden, können Akademiker einige dieser 60 Stunden pro Woche zurückgewinnen. Und vielleicht sogar gelegentlich ein freies Wochenende bekommen.

[Lesen Sie unser Whitepaper "Doodle-Erfolgsgeschichten" (https://assets.ctfassets.net/p24lh3qexxeo/1nWuMEm4RSoMEyYkQT3gRz/eef765a229d68fb4c506933c91d91fd7/Doodle_Success_Stories.pdf), um zu erfahren, wie Hochschulen und Universitäten Doodle zur Verbesserung ihres Zeitmanagements eingesetzt haben.***