Weniger unentschuldigtes Fernbleiben: Erinnerungsstrategien, die für Tutoren funktionieren

Verpasster Unterricht ist mehr als nur Zeitverschwendung. Unentschuldigtes Fernbleiben schmälert dein Einkommen, unterbricht den Lernprozess und lässt dich in der Klemme sitzen, um Lücken zu füllen. Wenn du nach der Schule oder online unterrichtest, weißt du, dass Schüler/innen und Eltern einen vollen Terminkalender haben. Eine einfache Erinnerungsstrategie kann den Unterschied zwischen einem leeren Termin und einer guten Stunde ausmachen.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du die Zahl der unentschuldigten Fehltermine mit einem erprobten Erinnerungs-Timing, klaren Botschaften und intelligenten Tools reduzieren kannst. Wir zeigen dir Vorlagen, die du schon heute verwenden kannst, Tipps für die Zusammenarbeit mit Eltern und Möglichkeiten, die Terminverschiebung zu vereinfachen. Außerdem erfährst du, wie Doodle Nachhilfelehrer/innen mit automatischen Erinnerungen, Kalenderverknüpfungen und Zahlungen über Stripe dabei hilft, volle Termine zu halten.

Die Herausforderung für Nachhilfelehrer/innen

Nachhilfelehrer/innen stehen vor besonderen terminlichen Hürden. Schüler haben Sport, Vereine, Jobs und Hausaufgaben. Eltern müssen sich um mehrere Kinder und wechselnde Tagesabläufe kümmern. Schüler/innen müssen sich um Unterrichtsblöcke und Klausuren kümmern. Bei Online-Schülern kommen noch Zeitzonen hinzu.

Häufige Gründe für das Nicht-Erscheinen bei der Nachhilfe:

• Von einem Elternteil gebucht, vom Schüler vergessen

• Prüfungswoche oder Schulveranstaltung, die sich verzögert

• Verwirrung über den Ort oder die Verbindung zum Treffen

• Keine Zahlung oder Anzahlung, also wenig Verbindlichkeit

• Änderungen in letzter Minute, keine einfache Möglichkeit, den Termin zu verschieben

• Gemischte Zeitzonen für Online-Unterricht

Du kannst nicht jedes Risiko ausschließen. Du kannst das Vergessen schwer und das Verschieben leicht machen. Ein starker Erinnerungsplan tut beides.

Warum dies für Lehrkräfte wichtig ist

Unentschuldigtes Fernbleiben beeinträchtigt deine Einnahmen und deinen Unterrichtsfluss. Zwei verpasste Unterrichtsstunden pro Woche zu je 60 Dollar bedeuten fast 500 Dollar Verlust pro Monat. Das bedeutet auch, dass der Schüler langsamer vorankommt und der Geldfluss für dich unregelmäßig ist.

Gute Erinnerungen sind mehr als nur ein Einkommensschutz. Sie helfen den Schülern, Gewohnheiten zu entwickeln. Sie setzen klare Erwartungen an die Vorbereitung und Bezahlung. Sie machen es einfach, Termine zu bestätigen oder zu verschieben. Das schafft mit der Zeit Vertrauen bei den Familien und gibt dir den Kopf frei für den Unterricht.

Erstelle eine Erinnerungskultur, die die Anwesenheit erhöht

Dein Ziel ist einfach. Erinnere zur richtigen Zeit und mit den richtigen Details. Hier ist ein zuverlässiger Rhythmus, den du anpassen kannst.

1. Direkt nach der Buchung

   • Sende eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Ort oder Videolink, Kosten und Vorbereitungshinweisen.

   • Füge einen Link zum Verschieben des Termins mit einem Klick und deine Stornierungsbedingungen bei.

   • Wenn ein Elternteil gebucht hat, schicke eine Kopie an den Schüler und die Eltern.

2. 72 Stunden vorher

   • Verwende dies für höherpreisige Kurse oder neue Schüler.

   • Füge eine kurze Checkliste hinzu: was mitzubringen ist, welche Hausaufgaben zu erledigen sind und wie du zu erreichen bist.

3. 24 Stunden vorher

   • Dies ist die wichtigste Erinnerung für die meisten Nachhilfelehrer.

   • Gib den Zahlungsstatus an. Wenn du Doodle mit Stripe nutzt, wird die Sitzung als bezahlt angezeigt, wenn sie bei der Buchung eingezogen wurde.

4. 2 Stunden vorher

   • Fasse dich kurz. Perfekt für SMS oder eine schnelle E-Mail.

   • Wiederhole den Link oder die Adresse und eine schnelle Antwortoption.

5. 10 bis 15 Minuten vorher

   • Nur für Online-Unterricht verwenden. Eine kurze Nachricht mit dem Link zum Treffen sorgt für einen pünktlichen Beginn.

Passe sie je nach Schülerart an:

• Bei Mittelschülern kopiere die Eltern in alle Erinnerungen.

• Bei Schülern der Oberstufe solltest du die SMS kürzer halten und sparsam mit Emojis umgehen.

• Biete für erwachsene Lernende eine einfache Schaltfläche zum Verschieben des Termins mit einem Klick an

• Füge bei persönlichen Treffen einen Hinweis auf einen Parkplatz und einen Türcode hinzu, falls nötig.

• Füge bei Online-Sitzungen den Link zu Zoom oder Google Meet in jede Nachricht ein.

E-Mail- und SMS-Vorlagen, die du kopieren kannst

E-Mail-Bestätigung Betreff: Deine Nachhilfestunde ist gebucht für [Tag, Datum]

Hallo [Name des Schülers],

Vielen Dank, dass du deine [Betreff] Sitzung gebucht hast.

Zeit: [Tag, Datum, Uhrzeit] [Zeitzone] Ort: [Adresse] oder Teilnahme: [Videolink] Länge: [Dauer] Preis: [Betrag] [Bezahlt oder fällig bei Sitzung]

Vorbereitung: Bring dein Lehrbuch, die letzten Hausaufgaben und einen Taschenrechner mit.

Du musst deine Pläne ändern? Verschiebe den Termin hier: [Link zur Terminverschiebung] Stornierungsbedingungen: [Richtlinie in einem Satz]

Bis bald, [Dein Name]

24-Stunden-SMS-Erinnerung Hallo [Name], kurze Erinnerung für [Thema] um [Uhrzeit]. Melde dich hier an: [Video-Link] oder treffe dich bei [Adresse]. Du musst den Termin verschieben? [Link]

2-stündige E-Mail-ErinnerungBetreff: Heutige Nachhilfestunde um [Uhrzeit]

Hallo [Name], ich freue mich auf unsere [Thema] Stunde heute um [Uhrzeit]. Hier ist dein Link: [Video-Link]. Wenn du den Termin verschieben musst, benutze diesen Link: [Link zur Terminverschiebung]. Bringe [Vorbereitungsgegenstände] mit.

10-Minuten-SMS für Online-Sitzungen, die bald beginnen: [Thema] um [Uhrzeit]. Jetzt mitmachen: [Video-Link]

Mit Doodle 1:1 und Booking Page können deine Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails all das enthalten. Du kannst dein Logo mit benutzerdefiniertem Branding hinzufügen, mit KI-generierten Beschreibungen einen einheitlichen Ton anschlagen und ohne manuelle Arbeit für jeden Schüler den gleichen Rhythmus anwenden.

Nutze die richtigen Kanäle für jeden Schüler

Die Art und Weise, wie du Erinnerungen versendest, ist genauso wichtig wie der Zeitpunkt, zu dem du sie versendest. Kombiniere die Kanäle so, dass sie zu den Schülern und der Lerneinheit passen.

• E-Mail

  • Am besten für Bestätigungen, längere Anweisungen und Quittungen

  • Gut für Eltern, die Details und Richtlinien verfolgen

  • Füge Kalendereinladungen hinzu, damit die Sitzungen in ihrem Kalender erscheinen

• SMS

  • Am besten für Hinweise am selben Tag

  • Möglichst unter 160 Zeichen halten

  • Bei Minderjährigen die Zustimmung der Eltern einholen

• Kalendereinladungen

  • Achte darauf, dass das Ereignis die Adresse oder den Videolink enthält

  • Schüler, die nach ihrem Kalender leben, erhalten Benachrichtigungen von ihrem Gerät

  • Doodle verbindet sich mit Google Kalender, Outlook Kalender und Apple Kalender, um Konflikte zu vermeiden und Zeitzonen zu berücksichtigen

• In-App- oder Portal-Nachrichten

  • Wenn du ein Schul-LMS verwendest, kannst du Erinnerungen auch dort veröffentlichen.

  • Doodle kann über Zapier mit anderen Tools verbunden werden, so dass du SMS oder andere Benachrichtigungen auslösen kannst, wenn eine Buchung vorgenommen wird.

Bei jüngeren Schülern schickst du alle Erinnerungen an die Eltern und den Schüler. Bei älteren Teenagern schickst du eine SMS an den Schüler und eine E-Mail an die Eltern, wenn du länger warten musst.

Mit Doodle werden die Einladungen direkt verschickt und können sowohl an die Schüler/innen als auch an die Eltern geschickt werden. Deine automatischen Erinnerungen können einmal eingestellt werden und gelten dann für jede Sitzung, die über deine Buchungsseite oder den 1:1-Link gebucht wird.

Weniger Reibungsverluste durch intelligente Planung und Bezahlung

Wenn die Buchung verwirrend oder die Bezahlung unklar ist, werden mehr Teilnehmer/innen nicht erscheinen. Straffe den Prozess.

• Gib einen einzigen Link zum Buchen frei

  • Verwende eine Doodle-Buchungsseite für fortlaufende Schüler/innen. Sie zeigt nur die offenen Zeiten an, die in deinem Kalender eingetragen sind.

  • Verwende Doodle 1:1, um eine Liste von Terminen für eine erste Sitzung oder eine Probestunde anzubieten.

• Erfasse die Zahlung bei der Buchung

  • Verbinde Stripe mit Doodle. Du kannst den vollen Betrag oder eine Anzahlung verlangen, die bei der Stunde in ein Guthaben umgewandelt wird.

  • Im Voraus bezahlte Stunden werden eher stattfinden. Wenn jemand einen Termin verschieben muss, kann er dies über denselben Link tun.

• Lege klare Richtlinien fest

  • Füge jeder Nachricht eine Stornierungsrichtlinie in einem Satz hinzu.

  • Beispiel: Storniere oder verschiebe den Termin mindestens 24 Stunden im Voraus, um dein Guthaben zu behalten.

• Füge Puffer und Reisenotizen hinzu

  • Baue 10 bis 15 Minuten Puffer zwischen den Lektionen ein, um den Aufbau oder die Anreise zu regeln.

  • Mit Doodle kannst du Puffer einrichten, damit sich aufeinanderfolgende Buchungen nicht überschneiden.

• Einfaches Verschieben von Terminen

  • Eine Schaltfläche zum Verschieben ist besser als ein Nicht-Erscheinen. Er spart dir und deiner Familie Zeit.

  • Doodle fügt den Link zur Terminverschiebung in die Bestätigungen und Erinnerungen ein. Kein manuelles Hin und Her.

• Füge den Link oder die Adresse des Meetings jedes Mal hinzu

  • Doodle fügt Links zu Google Meet, Zoom, Microsoft Teams oder Cisco zum Kalenderereignis hinzu.

  • Bei Präsenzveranstaltungen kannst du eine Parklinie, eine Raumnummer oder einen Türcode hinzufügen.

• Automatischer Umgang mit Zeitzonen

  • Wenn du in verschiedenen Zeitzonen unterrichtest, zeigt Doodle die Zeiten in der Ortszeit des Betrachters an.

  • Das allein kann viele verpasste Online-Sitzungen verhindern.

Für Gruppenunterricht oder SAT-Bootcamps kannst du Doodle-Anmeldeformulare verwenden. Lege Sitzplatzgrenzen fest, definiere Zeitfenster und lass die Familien auswählen. Schalte Erinnerungen ein, um Lücken zu vermeiden. Wenn du mit großen Gruppen arbeitest, kann Doodle E-Mails an bis zu 1000 Teilnehmer/innen verschicken.

Formuliere Nachrichten, die die Leute dazu bewegen, zu erscheinen

Was du in einer Erinnerung sagst, ist wichtig. Jede Nachricht sollte in wenigen Sekunden vier Fragen beantworten.

1. Wann ist meine Sitzung?

2. Wo kann ich hingehen oder wie kann ich mich anmelden?

3. Was muss ich mitbringen oder tun?

4. Wie kann ich den Termin bei Bedarf verschieben?

Der Ton sollte freundlich und klar sein. Achte auf ein bis zwei Zeilen in SMS und fünf bis acht Zeilen in E-Mails.

Checkliste für die Erinnerungsmails:

• Tag, Datum, Uhrzeit und Zeitzone

• Adresse oder Live-Link für Online-Unterricht

• Vorbereitungsschritte in einer Zeile

• Zahlungsstatus und fälliger Betrag, falls vorhanden

• Link zur Terminverschiebung

• Schnelle Erreichbarkeit bei Last-Minute-Fragen

Doodle Pro kann eine klare Unterrichtsbeschreibung für dich erstellen. Du kannst den Ton und die Länge festlegen und sie dann auf Bestätigungen und Erinnerungen anwenden. Füge dein Logo und deine Farben hinzu, damit die Eltern deine Nachrichten auf einen Blick erkennen.

Praktische Tipps für Nachhilfelehrer, die du noch heute anwenden kannst

• Tipp 1: Verwende unterschiedliche Zeitangaben für wiederkehrende und erste Sitzungen

• Tipp 2: Füge eine Bestätigungsanfrage der Eltern hinzu

• Tipp 3: Kennzeichne Sitzungen, die vorbereitet werden müssen

• Tipp 4: Biete Nachsicht bei verspäteter Ankunft

• Tipp 5: Verwende eine Warteliste für Gruppensitzungen

• Tipp 6: Sende einen Fortschrittshinweis

• Tipp 7: Schicke wiederkehrende Nichterscheinen mit Auswahlmöglichkeiten

• Tipp 8: Schütze deine Zeit mit Kautionen

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Zu viele Erinnerungsmails verschicken

• Verstecken von wichtigen Informationen in langen Mails

• Den Elternteil vergessen

• Nicht mit Zeitzonen umgehen

• Keine einfache Option zur Terminverschiebung

• Überspringen von Zahlungsdetails

• Verwendung verschiedener Plattformen für jeden Schritt

Tools und Lösungen, mit denen Erinnerungen funktionieren

Doodle bietet Nachhilfelehrern eine übersichtliche Einrichtung für Buchung, Erinnerung und Bezahlung.

• Buchungsseite

  • Teile einen einzigen Link, der nur Zeiten anzeigt, in denen du laut deinem Kalender frei bist.

  • Verbinde Google Kalender, Outlook Kalender oder Apple Kalender, damit Doodle Konflikte blockiert.

  • Schalte automatische Erinnerungen ein und füge Puffer hinzu. Ziehe die Zahlung mit Stripe bei der Buchung ein.

• 1:1

  • Biete eine Reihe von Terminen für neue Schüler/innen oder Nachhilfestunden an.

  • Lass die Schüler/innen mit einem Klick auswählen. Doodle sendet die Bestätigung und Erinnerungen.

  • Ideal für Probestunden und Einstufungstermine.

• Anmeldeformulare

  • Ideal für kleine Gruppen, ACT-Crashkurse oder Ferienworkshops.

  • Lege Platzbeschränkungen fest, füge mehrere Sitzungen hinzu und lass die Schüler/innen wählen.

  • Verstecke die Teilnehmerdaten, um die Privatsphäre der Schüler zu schützen.

• Gruppenumfragen

  • Wenn du eine neue Gruppe gründen willst, kannst du Schüler/innen oder Eltern befragen, um den besten Termin zu finden.

  • Lade bis zu 1000 Teilnehmer per E-Mail ein. Lege eine Frist fest und lass Doodle Erinnerungen zur Abstimmung verschicken.

Hilfreiche Integrationen:

• Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Cisco

• Stripe für Zahlungen

• Zapier für SMS und CRM

Premium-Funktionen:

• KI-generierte Sitzungsbeschreibungen

• Benutzerdefiniertes Branding

• Unbegrenzte Anmeldebögen

• Werbefreies Erlebnis

• Masseneinladungen

• Zeitzonen-Erkennung

• Sicherheit auf Unternehmensebene

Beispiele aus der Praxis

• SAT-Tutorin reduziert Lücken in der Frühjahrskrise Maya bietet Einzelunterricht zur SAT-Vorbereitung an. Sie hat ihre Doodle-Buchungsseite so eingestellt, dass sie eine Anzahlung von 25 Dollar über Stripe verlangt und Erinnerungen nach 24 Stunden und 2 Stunden einfügt. Jede Nachricht enthält eine kurze Checkliste und einen Link zur Terminverschiebung. Die Eltern berichten, dass es weniger Verwechslungen gibt und Maya in der Hochsaison eine gleichmäßigere Teilnehmerzahl verzeichnet.

• Online-Sprachlehrer für drei Zeitzonen Carlos unterrichtet Spanisch für erwachsene Lernende in den USA und Europa. Er nutzt Doodle 1:1, um wöchentliche Zeitblöcke anzubieten. Doodle zeigt die Zeiten in der Ortszeit der Schüler/innen an und fügt einen Zoom-Link zu jedem Termin hinzu. Carlos fügte eine 10-Minuten-SMS-Erinnerung hinzu, die die Zahl der verspäteten Teilnehmer/innen und die Zahl derer, die nicht erscheinen, in allen Zeitzonen reduziert.

• Musiktheorie-Workshop bleibt voll Jae veranstaltet einen Samstags-Gruppenkurs vor den regionalen Vorprüfungen. Mit Doodle-Anmeldebögen setzte er eine Obergrenze von 8 Plätzen fest und ließ die Schüler/innen eines von zwei Zeitfenstern wählen. Wenn jemand absagte, übernahm der nächste Schüler auf seiner Liste den Platz. Erinnerungen gingen an alle angemeldeten Schüler/innen und Jae versteckte die Teilnehmerdaten, um die Privatsphäre zu schützen.

• Algebra-Tutorin vereinfacht Elternkoordination Priya unterrichtet Schüler der Mittelstufe. Sie kopiert die Eltern auf jede Bestätigung und Erinnerung. Sie fügte ihrer Vorlage Anweisungen zum Parken und eine kurze Zeile über ihre 24-Stunden-Regelung hinzu. Die Eltern wissen die Klarheit zu schätzen und Priya verbringt weniger Zeit damit, den Bestätigungen nachzugehen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Ein einfacher Rhythmus funktioniert: Bestätigung, 24 Stunden, 2 Stunden und ein kurzer Hinweis vor Online-Sitzungen

• Gib in jeder Erinnerung die Uhrzeit, den Link oder die Adresse, die Vorbereitungsschritte, den Zahlungsstatus und einen Link zum Verschieben des Termins an.

• Verbinde die Kanäle mit dem Schüler und kopiere die Eltern bei Minderjährigen

• Ziehe die Zahlung mit Stripe bei der Buchung ein, um die Verbindlichkeit zu erhöhen und die Zahl der Nichtteilnehmer zu reduzieren.

• Nutze die Doodle-Buchungsseite, 1:1, Anmeldebögen und Gruppenumfragen, um die Sitzungen zu füllen und die Erinnerungen auf Autopilot zu stellen

Dein nächster Schritt zu einfacheren Nachhilfesitzungen

Reduziere unentschuldigtes Fernbleiben durch klare Erinnerungen, einfache Terminverschiebungen und einfache Zahlungen. Doodle bietet dir einen einzigen Link zum Buchen, automatische Erinnerungen, die mit deinem Kalender verknüpft sind, und Stripe für Anzahlungen oder vollständige Zahlungen. Füge Videolinks hinzu, lege Puffer fest und nutze KI, um in Sekundenschnelle Vorbereitungsnotizen zu schreiben.

Bist du bereit, die Zahl der unentschuldigten Fehlzeiten zu reduzieren und jede Woche Stunden zu sparen? Erstelle ein Doodle und richte deine erste Buchungsseite oder 1:1 in wenigen Minuten ein.