Reduziere das Nichterscheinen bei der Schülerberatung mit intelligenten Erinnerungen

Reduziere das Nichterscheinen in der Schülerberatung mit intelligenten Erinnerungsfunktionen. Nutze ein besseres Timing, klare Botschaften und Tools, die das Buchen und Verlegen von Terminen erleichtern, damit die Schüler/innen erscheinen.

Wenn du Studierende berätst, kennst du das Gefühl, wenn ein Termin frei wird. Du hast den Termin gehalten. Du hast Notizen vorbereitet. Dann taucht jemand nicht auf. Das schadet deinem Zeitplan und verlangsamt den Fortschritt der Schüler/innen. Die gute Nachricht ist, dass sich die meisten verpassten Termine mit den richtigen Erinnerungen und einem Buchungsprozess, der zum Leben der Schüler/innen passt, vermeiden lassen.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du intelligente Erinnerungen, bessere Nachrichten und Doodle nutzen kannst, um die Zahl der Fehltermine in der Studienberatung zu reduzieren. Du erhältst gebrauchsfertige Vorlagen, ein funktionierendes Timing und Tools, die deinen Prozess unterstützen.

Die Herausforderung für Berater/innen und Betreuer/innen

Das Nichterscheinen hat viele Gründe. Schüler/innen jonglieren mit Kursen, Praktika, Teilzeitjobs, Vereinen, Familienpflichten und langen Anfahrtswegen. Außerdem müssen sie eine Flut von E-Mails und Benachrichtigungen bewältigen. Da kann es leicht passieren, dass ein Termin durch die Maschen fällt.

Häufige Probleme, die wir von Beratern und Betreuern hören:

• Schüler/innen buchen spät nachts und vergessen es am nächsten Tag

• Der Ort oder die Videolinks sind unklar

• Sie sind wegen des Termins nervös und verschieben ihn

• Der Transport oder die Zeitzone machen ihnen zu schaffen

• Eine Neuplanung ist schwierig, also erscheinen sie einfach nicht

Jeder verpasste Termin bedeutet mehr Arbeit. Du schickst Nachfassaktionen, passt deinen Kalender an und versuchst, die Lücke zu füllen. Das ist Zeit, die du mit Betreuungsplänen, Abschlussprüfungen oder Krisenhilfe verbringen könntest.

Warum dies für Berater/innen wichtig ist

Jeder eingehaltene Termin bringt einen Schüler voran. Verpasste Termine verlangsamen den Fortschritt bei der Prüfung des Abschlusses, der finanziellen Unterstützung, der psychischen Betreuung und der Karriereplanung. Bei wichtigen Fristen, wie z.B. der Aktualisierung des FAFSA, steht viel auf dem Spiel.

Die Verringerung des Nichterscheinens bringt klare Vorteile mit sich:

• Mehr Schüler/innen werden mit denselben Stunden betreut

• Schnellere Wege zu Lösungen und Weiterempfehlungen

• Weniger Last-Minute-Lücken in deinem Tag

• Bessere Daten für Berichte und Planung

Ein klarer Erinnerungsplan und eine einfache Buchungsmethode können einen großen Unterschied ausmachen. Mit den richtigen Tools kannst du beides erreichen, ohne mehr Verwaltungsarbeit zu leisten.

Entwickle ein intelligentes Erinnerungssystem, das sich an die Lebensgewohnheiten der Schüler/innen anpasst

Dein Ziel ist es nicht, mehr Mahnungen zu verschicken. Es geht darum, die richtige Erinnerung zur richtigen Zeit und mit den richtigen Details zu versenden. Nutze diesen Schritt-für-Schritt-Plan.

1. Erstelle einen Zeitplan für die Erinnerung

Lege eine einfache Erinnerungsleiter für jede 1:1-Beratung oder -Sitzung fest:

• Sofortige Bestätigung bei der Buchung

• Erinnerung 24 Stunden vorher

• Erinnerung 2 Stunden vorher

• Optionaler Hinweis 10 Minuten vorher, besonders für virtuelle Sitzungen

Bei Workshops oder Gruppensitzungen kannst du 3 Tage vorher eine Erinnerung hinzufügen. Wenn es Vorbereitungsarbeiten gibt, schicke 48 Stunden vorher eine Aufgabenerinnerung.

In Doodle kannst du Fristen und automatische Erinnerungen für deine Sitzungen festlegen. Das hilft dir, die 24-Stunden- und 2-Stunden-Marke ohne manuelle Arbeit zu erreichen.

2. Nimm alle notwendigen Details auf

Jede Erinnerung sollte die Grundlagen in einfacher Sprache enthalten:

• Datum und Uhrzeit, einschließlich Zeitzone, falls virtuell

• Standort mit einem Kartenlink oder klaren Gebäudedetails

• Videolink, der sich mit einem Fingertipp öffnet

• Was du mitbringen oder vor deiner Ankunft tun solltest

• Wie du den Termin verschieben oder absagen kannst

Verwende jedes Mal das gleiche Format, damit die Studierenden wissen, wo sie suchen müssen. Wenn dein Campus unterschiedliche Zeitzonen für Online-Studierende verwendet, gib die Zeitzone in der Betreffzeile an.

3. Verwende einen studentenfreundlichen Ton

Studierende reagieren auf kurze, freundliche und direkte Nachrichten. Vermeide Fachjargon. Bestätige, dass es einfach ist, um Hilfe zu bitten, wenn sie sie brauchen. Dein Tonfall kann Ängste abbauen und die Bereitschaft zum Mitmachen erhöhen.

Beispiele für Betreffzeilen:

• Erinnerung: Dein Beratungsgespräch mit Jamie ist morgen um 10 Uhr

• Schneller Check: Bereit für deinen Beratungstermin heute um 14 Uhr

• Du stehst im Kalender: Karriere-Chat am Freitag um 13 Uhr

4. Mach die Terminverschiebung schmerzlos

Eine Terminverschiebung sollte mit einem Klick möglich sein. Wenn Schüler/innen anrufen oder eine E-Mail schreiben müssen, warten sie und vergessen es dann. Mit Doodle 1:1 oder Booking Page enthält jede Bestätigung einen Link, über den du eine neue Zeit aus deiner aktuellen Verfügbarkeit auswählen kannst. Das speichert den Termin und schützt deine Stunde.

5. Passe die Kanäle an die Gewohnheiten der Schüler/innen an

E-Mail- und Kalendereinladungen sind die Basis. Wenn dein Campus SMS zulässt, füge eine kurze Texterinnerung hinzu. Du kannst E-Mail-Einladungen von Doodle an bis zu 1000 Teilnehmer/innen für Veranstaltungen senden und Doodle über Zapier mit SMS-Tools verbinden.

Wenn du Online-Studierende betreust, füge eine Erinnerung in deinem LMS Message Center oder Studentenportal hinzu. Wiederhole die gleichen wichtigen Details.

Praktische Erinnerungstaktiken, die du diese Woche anwenden kannst

Mit diesen einfachen Maßnahmen kannst du die Zahl der Nichtteilnehmer/innen sofort reduzieren.

• Tipp 1: Füge eine klare erste Bestätigung hinzu Füge den Ort oder den Videolink in die Betreffzeile ein. Beispiel: "Bestätigt: Beratung mit Dr. Vega Di 15 Uhr in Student Wellness, Raum 214". In Doodle kannst du das Beschreibungsfeld oder die von der KI generierten Beschreibungen der Veranstaltung nutzen, um eine Wegbeschreibung, Parkinformationen oder einen Lageplan einzufügen.

• Tipp 2: Sende eine 24-Stunden-Erinnerung für Aufgaben Für die akademische Beratung könnte das sein: "Bringe die Abschlussprüfung und eine Liste mit drei Kursen mit." Für die psychische Gesundheit könnte das sein: "Sei 5 Minuten früher da, um die Formulare auszufüllen". Doodle Pro kann mithilfe von künstlicher Intelligenz eine kurze Checkliste erstellen, die du an deinen Tonfall anpassen kannst.

• Tipp 3: Gib einen Anstoß für den gleichen Tag Eine kurze morgendliche Erinnerung funktioniert gut. Halte sie unter zwei Sätzen. Füge einen Link zur Terminverschiebung hinzu. Doodle-Erinnerungen enthalten eine Option zum Verschieben, wenn du 1:1 oder eine Buchungsseite verwendest.

• Tipp 4: Verwende Anmeldeformulare für Gruppenhilfe Für FAFSA-Abende oder Infoveranstaltungen zum Übertritt kannst du ein Doodle-Anmeldeformular verwenden. Lege die Anzahl der Plätze pro Zeitfenster fest, füge einen Wartelistenplan hinzu und schalte automatische Erinnerungen ein. Du kannst die Anmeldeformulare auch als kurze Textumfrage nutzen, um zu fragen, was die Schüler/innen von der Veranstaltung erwarten.

• Tipp 5: Reduziere Zeitzonenfehler Wenn du dich online mit Schüler/innen außerhalb deines Landes triffst, verbinde deinen Google Kalender, Microsoft Outlook Kalender oder Apple Kalender mit Doodle. Die Schüler/innen sehen nur Zeiten, die in deinen Zeitplan passen, und die Einladung zeigt ihre Zeitzone an. Dein Kalender bleibt für dich privat.

• Tipp 6: Erstelle Treffpunkte in der Nähe von Schülerroutinen Biete Zeiten direkt vor oder nach beliebten Kursen an. Die Schüler/innen sind bereits auf dem Campus, was die Abbruchquote senkt. Verwende eine Doodle-Buchungsseite, um feste Zeiten mitzuteilen, anstatt E-Mails auszutauschen.

• Tipp 7: Erkläre deine Regeln für das Nichterscheinen und die Verspätung in jeder Bestätigung Halte sie fair und schülerorientiert. Für private Berater/innen oder Prüfungsvorbereiter/innen kannst du eine Anzahlung oder Gebühr über Stripe erheben, wenn Schüler/innen über die Doodle-Buchungsseite oder 1:1 buchen. Der Zahlungsschritt erhöht die Akzeptanz.

• Tipp 8: Setze den Link für die Teilnahme an virtuellen Sitzungen an den Anfang der Erinnerung Google Meet, Zoom, Cisco oder Microsoft Teams. Doodle fügt deinen Videolink automatisch hinzu, wenn du dein Konferenztool anschließt.

• Tipp 9: Schließe den Kreis nach einem Fehltermin Wenn ein/e Schüler/in den Termin verpasst, sende innerhalb von 30 Minuten eine freundliche Nachmeldung. Biete zwei Möglichkeiten an, den Termin zu verschieben und füge deine Buchungsseite hinzu. Beispiel: "Wir haben dich heute vermisst. Du bist wichtig. Wähle hier einen neuen Termin."

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Vermeide diese Fallen, die dazu führen, dass du nicht erscheinst.

• Einheitsgröße für alle Erinnerungen

• Unklare oder fehlende Anweisungen

• Keine einfache Möglichkeit, den Termin zu verschieben

• Zu viele Erinnerungen an

• Ignorieren der Privatsphäre

• Manuelle Erinnerungsarbeit

Tools und Lösungen: Wie Doodle intelligente Erinnerungen unterstützt

Doodle macht das Buchen und Erinnern für Berater/innen einfach. Hier erfährst du, wie jedes Produkt dazu beiträgt, dass du weniger Termine nicht wahrnimmst.

Buchungsseite: Termine auf Autopilot

• Teile einen Link, der nur deine offenen Termine anzeigt

• Automatische Bestätigungen und Erinnerungen

• Zahlungseingang, wenn nötig

• Eingebauter Video-Link

• Individuelles Branding

1:1: Biete eine Reihe von Zeiten an und lass die Schüler wählen

• Teilen Sie eine Liste ausgewählter Zeitfenster

• Einfaches Verschieben von Terminen

• Stripe-Unterstützung für bezahlte Sitzungen

Anmeldeformular: Workshops planen und Abmeldungen reduzieren

• Kapazität festlegen und Überfüllung verhindern

• Als schnelle Umfrage verwenden

• Teilnehmerdetails ausblenden

Gruppenumfrage: Finde die beste Zeit für Gruppenberatungen

• Lade eine Klasse oder Kohorte ein, über die Zeiten abzustimmen

• Lege eine Frist und automatische Erinnerungen fest

Integrationen, die Reibungsverluste reduzieren

• Kalender

• Videokonferenzen

• Zapier

Sicherheit und Datenschutz, denen du vertrauen kannst

• Datensicherheit und Datenschutz auf Unternehmensniveau

Extra Leistung für Teams

• KI-generierte Meeting-Beschreibungen

• Werbefreies Erlebnis

• Branding und Logo

Beispiele aus der Praxis von Beratungs- und Seelsorgeteams

Akademische Beratung an einer Volkshochschule

Problem Verpasste 1:1-Sitzungen während der Registrierungssaison

Lösung

• Buchungsseite mit klaren Hinweisen

• Automatische Erinnerungen nach 24 und 2 Stunden

• Terminverschiebungslinks in Nachrichten

Ergebnis Weniger Lücken am selben Tag und besser vorbereitete Schüler.

Schulberater führt FAFSA-Workshops durch

Problem Hohe Ausfallquote bei Gruppenveranstaltungen

Lösung

• Anmeldeformular mit Erinnerungsfunktion

• Auflistung der Vorbereitungsmaterialien in der Beschreibung

• Versteckte Teilnehmernamen

Ergebnis Stärkere Teilnahme und bessere Qualität der Sitzungen.

Privater Testvorbereitungsberater für vielbeschäftigte Familien

Problem Häufiges Nichterscheinen am Abend

Lösung

• Buchungsseite mit Stripe-Einzahlung

• Zapier für SMS-Erinnerungen

• Zoom-Links in 2-Stunden-Erinnerungen

Ergebnis Weniger Nichterscheinen, bessere Vorbereitungsqualität.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Verwende eine einfache Erinnerungsreihenfolge: Bestätigung, 24 Stunden, 2 Stunden, optional 10 Minuten

• Gib in jeder Betreffzeile und in jeder Erinnerung einen Standort- oder Videolink an.

• Verschiebe den Termin mit einem Klick, um ihn zu speichern

• Passe die Kanäle an die Gewohnheiten der Schüler an und halte die Nachrichten kurz

• Nutze Doodle Buchungsseite, 1:1, Anmeldebögen und Gruppenumfragen, um deinen Prozess zu unterstützen

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Kleine Änderungen können die Zahl der unentschuldigten Fehlzeiten verringern und die Schüler/innen wieder ins Gespräch bringen. Erstelle einen klaren Erinnerungsplan, schreibe einfache Nachrichten und nutze Tools, die das Buchen und Verlegen von Terminen erleichtern. Doodle bietet Advisors & Counselors die Funktionen, die du brauchst, wie z.B. automatische Erinnerungen, Kalenderverbindungen, Videolinks, individuelles Branding und sogar Stripe, wenn die Bezahlung sinnvoll ist.

Erstelle ein Doodle und sieh dir an, wie Berater/innen jede Woche Stunden sparen und mehr Termine wahrnehmen können.