Weniger unentschuldigtes Fernbleiben von Gruppenunterricht im Gesundheitswesen: Erinnerungsstrategien, die funktionieren

Wenn du Gruppenunterricht im Gesundheitswesen gibst, kennst du den Schmerz über leere Matten und fehlende Plätze. Unentschuldigtes Fehlen schadet den Ergebnissen, kostet Energie und verschwendet deine Raumbuchung. Die gute Nachricht? Mit einem Erinnerungssystem, das sich an die Lebens-, Entscheidungs- und Erinnerungsgewohnheiten deiner Patienten anpasst, kannst du das Nichterscheinen reduzieren.

In diesem Leitfaden lernst du einfache Schritte, Nachrichtenvorlagen und Tools kennen, mit denen du mehr Leute in den Unterricht bringen kannst - ohne dass du mehr Verwaltungsarbeit leisten musst.

Wir behandeln:

• Wann du Erinnerungen verschicken solltest

• Was du sagen solltest

• Wie du Patienten in Sekundenschnelle einen Termin bestätigen oder verschieben lässt

Außerdem erfährst du, wie du mit Doodle Klassengrenzen festlegen, automatische Erinnerungen verschicken und Kalendereinladungen hinzufügen kannst, die Bestand haben.

Egal, ob du Diabeteskurse, Schwangerschaftskurse, Herz-Reha oder virtuelle Schmerzgruppen leitest - diese Taktiken funktionieren.

Die Herausforderung für Gruppenkursleiter/innen

Deine Patienten wollen teilnehmen, aber das Leben kommt ihnen in die Quere. Die häufigsten Hindernisse:

• Arbeitsschichten

• Transport

• Kinderbetreuung

• Schwankende Symptome

Viele Patienten vergessen es auch einfach, haben Angst, einer Gruppe beizutreten, oder verlieren den Link zum Kurs in einem überfüllten Posteingang.

Als Gruppenleiter/in machst du alles: Terminplanung, Anmeldung, Ergebnisse. Wenn du nicht erscheinst, wird es schwieriger:

• sinnvolle Aktivitäten zu planen

• Fortschritte zu verfolgen

• Programmziele zu erreichen

Außerdem verlierst du Zeit mit dem Versenden von Texten, E-Mails und Anrufen.

Das Hauptproblem ist die Reibung. Wenn die Teilnehmer/innen nicht bestätigen, den Link nicht finden oder den Termin nicht schnell verschieben können, sinkt die Teilnehmerzahl. Dein Erinnerungsplan muss diese Reibung beseitigen.

Warum dies für Gruppenleiter/innen wichtig ist

Gruppenkurse funktionieren am besten, wenn die Teilnehmer/innen erscheinen. Konsequente Anwesenheit hilft:

• Bessere klinische Ergebnisse durch Wiederholung und gegenseitige Unterstützung

• Eine sicherere Gruppendynamik mit dem richtigen Verhältnis zwischen Patienten und Personal

• Stabile Einnahmen und optimale Raumauslastung

• Genaue Verwaltung der Warteliste und Planung des Angebots

• Weniger Stress für dich und dein Team

Selbst kleine Fortschritte haben eine große Wirkung. Wenn du durchschnittlich 10 Teilnehmer pro Kurs hast und die Zahl der Nichtteilnehmer um 2 reduzierst, sind das 2 Patienten mehr, die jede Woche Fortschritte machen.

Erstelle einen Erinnerungsplan, der zum Verhalten der Patienten passt

Eine einzige Erinnerung reicht nicht aus. Du brauchst einen kurzen, konsistenten Rhythmus - per E-Mail und SMS -, der das Rätselraten überflüssig macht.

Zeichne den Weg von der Anmeldung bis zum Erscheinen auf

Nutze diese wichtigen Kontaktpunkte:

1. Anmeldung und Bestätigung

2. Kalendereinladung

3. Anweisungen zur Vorbereitung

4. Wie man teilnimmt oder anreist

5. Teilnahme- oder Verschiebungsoptionen

Doodle-Anmeldebögen erledigen all diese Aufgaben:

• Du legst Sitzungsdaten und Kapazitäten fest

• Doodle sendet Bestätigungen und Kalendereinladungen

• Automatische Erinnerungen werden vor jedem Kurs verschickt

• Pro-Nutzer können ein Branding hinzufügen, damit die Nachrichten offiziell wirken

Wähle die richtigen Kanäle

Die meisten Patienten sehen Texte schneller, aber manche bevorzugen E-Mails für Details. Frag sie bei der Anmeldung nach ihren Vorlieben.

Empfohlene Nutzung der Kanäle:

Willst du SMS senden? Nutze Zapier, um Doodle mit deiner Textplattform zu verbinden. Löse am Tag vor dem Unterricht automatisch eine Erinnerung aus.

Ein Timing, das im echten Leben funktioniert

Einfache, bewährte Kadenz:

Bei Kursen am frühen Morgen schickst du die letzte Erinnerung am Abend vorher. Respektiere die Ruhezeiten für Familien und ältere Erwachsene.

Mache Erinnerungen in beide Richtungen

Lass die Patienten den Termin mit einem Tap bestätigen oder verschieben:

• ✅ "Antworte mit Y, um zu bestätigen, N, um deinen Platz freizugeben"

• 🔁 "Klicke hier, um den Termin zu verschieben"

Wenn du Doodle verwendest:

• Füge den Link zu deinem Anmeldeformular in jede Erinnerung ein.

• Verwende für kostenpflichtige Programme eine Buchungsseite mit Stripe, um Einzahlungen zu sammeln, und melde dann die bestätigten Patienten für die Serie an

Das Wichtigste in jeder Nachricht

Jede Erinnerung sollte Folgendes enthalten:

• ✅ Name der Klasse, Datum, Uhrzeit und Zeitzone

• 📍 Genauer Ort mit Raumnummer oder Karte

• 🔗 Virtuelle Verbindung + Einwahl-Backup

• 🧘 Was du mitbringen oder anziehen solltest

• 📑 Formulare oder Richtlinien

• 🔄 Wie man absagt oder den Termin verschiebt

Nutze die KI-gesteuerten Meeting-Beschreibungen von Doodle Pro, um klare und freundliche Vorbereitungsnachrichten zu schreiben.

Praktische Tipps zur Verbesserung der Anwesenheit

Hier sind einige Quick Wins, die du heute umsetzen kannst:

Vorgefertigte Erinnerungsvorlagen

72-Stunden-E-Mail

Betreff: Dein Kurs am Donnerstag um 17 Uhr

Nachricht:

Hallo [Vorname],

Du bist bestätigt für [Name der Klasse] am [Tag, Datum] um [Uhrzeit, Zeitzone].

Ort: [Adresse, Raum]. Karte: [Link]

Mitbringen: [Liste]

Brauchst du eine andere Zeit? Wähle hier: [Doodle-Anmeldelink]

24-Stunden-Text

Hallo [Vorname],

zur Erinnerung: [Name der Klasse] ist morgen um [Uhrzeit].

Antworte mit Y, um zu bestätigen, mit N, um deinen Platz frei zu machen.

Info: [kurzer Link]

2-Stunden-Text

Wir sind bereit für dich, [Vorname]!

[Name der Klasse] beginnt um [Uhrzeit].

Bring [Gegenstand] mit.

Karte oder Beitrittslink: [kurzer Link]

Häufige Fehler, die zu Nicht-Erscheinen führen

Vermeide diese:

Tools, die helfen, das Nichterscheinen zu reduzieren

Hier erfährst du, wie Doodle Lehrkräfte von Gruppenkursen unterstützt:

Eine einfache Einrichtung in Doodle

1. Erstelle einen Anmeldebogen mit Sitzplatzbegrenzungen, Unterrichtsdaten und Vorbereitungsnotizen

2. Schalte automatische Erinnerungen ein (wähle den Zeitpunkt)

3. Füge deinen Zoom-Link oder deine Klinikadresse hinzu

4. Teile deine Liste (lade bis zu 1000 Personen aus Doodle ein)

5. Führe eine Warteliste auf einem zweiten Anmeldungsblatt

6. Füge eine Buchungsseite mit Stripe für Einführungssitzungen oder bezahlte Programme hinzu

Beispiele aus der Praxis von Ausbildern

Diabetes-Schulung in der Gemeinde

• Problem: Jede Woche 5 Absagen, selbst mit manuellen Texten

• Lösung: Doodle-Anmeldeformular + automatische Erinnerungen + Parkplatzkarte

• Ergebnis: Volle Plätze in Woche 3, Stornierungen am selben Tag werden von der Warteliste aufgefüllt

Schwangerengruppe in einem Krankenhaus

• Problem: Kurzfristiges Nichterscheinen brachte die Gruppe aus dem Gleichgewicht

• Lösung: Gruppenumfrage zur Auswahl der Kurszeiten + Buchungsseite mit Stripe für die Anmeldung

• Ergebnis: Höhere Teilnehmerzahl, gleichmäßigeres Eintreffen

Virtuelle Gruppe für chronische Schmerzen

• Problem: Verlorene Beitrittslinks und technische Probleme

• Lösung: Microsoft Teams-Link in jeder Erinnerung + Schnellverschiebungslink

• Ergebnis: Pünktlicher Beginn und bessere Patientenbindung

Wichtigste Erkenntnisse

• Sende Erinnerungen bei der Anmeldung, 72 Stunden, 24 Stunden und 2 Stunden vor dem Kurs

• Verwende zweiseitige Nachrichten (Ja/Nein) mit Links zur Terminverschiebung

• Gib immer den Ort oder den Link zur Anmeldung an, was du mitbringen sollst und eine Kalendereinladung

• Doodle-Anmeldebögen + Buchungsseite + 1:1 helfen dir, die Zahl der Nichtteilnehmer ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Bei der Reduzierung von No-Shows geht es nicht darum, mehr Nachrichten zu verschicken - es geht darum, die richtigen Erinnerungen zur richtigen Zeit zu verschicken und einen einfachen Weg zu finden, darauf zu reagieren.

Mit Doodle bekommst du:

• Teilnahmegrenzen und Erinnerungen mit Anmeldeformularen

• Einzahlungen über die Buchungsseite + Stripe

• Einfache Terminverschiebungen und private Sitzungen mit 1:1

• Kalendersynchronisation, gebrandete E-Mails und starke Datenschutzfunktionen

Erstelle deinen nächsten Kurs in wenigen Minuten und lass die Erinnerungen den Rest erledigen.