Terminplanung

Wie du VIP-Sitzungen und Workshops leitest

Lesezeit: 4 Minuten

Aktualisiert: 23. Sept. 2025

Die Support-Teams haben viel zu tun und müssen jeden Tag die Anfragen vieler Kunden bearbeiten. Aber VIP-Kunden verdienen mehr als nur schnelle Antworten. Sie erwarten persönliche Aufmerksamkeit, Respekt für ihre Zeit und eine einfache Möglichkeit, Support zu buchen, der in ihren vollen Terminkalender passt. Egal, ob es sich um eine persönliche Hilfesitzung für ein dringendes Problem oder einen kleinen Gruppenworkshop zur Vertiefung der Produktkenntnisse handelt, die Art und Weise, wie du die Terminplanung handhabst, kann den Unterschied zwischen einer frustrierenden Erfahrung und einem reibungslosen Ablauf ausmachen.

Beim VIP-Support geht es nicht nur um Schnelligkeit, sondern auch darum, dass sie sich wertgeschätzt fühlen und dass dein Team ohne Chaos arbeiten kann. Hier erfährst du, wie du VIP-Support-Buchungen so verwaltest, dass sie sich mühelos anfühlen - sowohl für dich als auch für deine Kunden.

Keine Kreditkarte erforderlich

VIP-Support braucht mehr als nur schnelle Antworten

Wenn jemand ein Top-Tier-Kunde ist, zahlt er wahrscheinlich mehr, nutzt dein Produkt intensiv oder beeinflusst andere in seinem Netzwerk. Wenn sie also Hilfe brauchen, willst du keine Verzögerungen oder Missverständnisse. Das ist nicht effizient. Es ist riskant, zeitaufwändig und setzt dein Team unter Druck. Außerdem ist es einfach nicht die Erfahrung, die VIPs erwarten.

Was die Planung von VIP-Sitzungen schwierig macht

Herkömmliche Terminplanung bedeutet, E-Mails zu jagen, auf Slack zu pingen, zwischen Kalendern zu wechseln und zu hoffen, dass nichts dazwischen kommt. Und wenn dein Team mit mehreren VIPs auf einmal jongliert? Dann wird es chaotisch. Es ist leicht, doppelt zu buchen, die falsche Zeit anzubieten oder zu vergessen, wer was braucht.

Verwende eine Buchungsseite für 1:1-Sitzungen

Wenn ein VIP persönliche Unterstützung braucht, ist es am einfachsten, eine Buchungsseite zu verwenden. Du wählst die Zeiten aus, die du anbieten möchtest, schickst ihm einen Link und er bucht einen Termin, der ihm passt. Keine E-Mails. Keine Erinnerungen. Kein Hin und Her.

Beispiel:

Ein Kunde hat Probleme mit der Einrichtung. Du schickst ihm deine Buchungsseite. Er wählt eine Zeit, die in seinen Zeitplan passt. Ihr erhaltet beide eine Kalendereinladung, und schon kann es losgehen.

Verwende einen Eventplaner für VIP-Workshops

Du veranstaltest ein Gruppentraining oder ein Webinar für deine VIPs? Ein Eventplaner ist die bessere Lösung. Du entscheidest, wie viele Plätze verfügbar sind, legst die Zeit fest und teilst den Link. Keine Tabellenkalkulationen. Keine "Kann ich noch mitmachen?"-E-Mails in letzter Minute.

Beispiel:

Du veranstaltest einen Workshop zum Thema "Leistungsmerkmale für fortgeschrittene Benutzer". Du erstellst eine Anmeldeliste mit 10 Plätzen. Die VIPs sichern sich ihre Plätze und du musst dich nicht mehr manuell um die Einschreibungen kümmern.

Vergleich: Buchungsseite vs. Eventplaner

Funktion	Buchungsseite (1:1)	Eventplaner (Gruppe)
Anwendungsfall	Private VIP-Support-Sitzung	Gruppen-Workshop oder -Schulung
Buchungsmethode	Der Kunde wählt einen Termin aus deinem Kalender	Der Kunde wählt einen Termin aus einer Liste mit begrenzten Plätzen aus
Platzbegrenzung	Eine Person pro Platz	Mehrere Personen pro Platz (du legst die Obergrenze fest)
Gut für	Persönliche Hilfe	Effiziente Gruppensitzungen
Aufwand für die Einrichtung	Niedrig	Niedrig
Doodle-Tool zu verwenden	Buchungsseite	Eventplaner

Vorbereitung und Nachbereitung für den VIP-Erfolg

Die Terminplanung ist nur der Anfang. Wenn du willst, dass deine VIP-Sitzungen wirklich etwas bewirken, musst du dich vor, während und nach dem Gespräch gut vorbereiten.

Was zu tun ist	Warum das wichtig ist
Komm vorbereitet	Halte den Kundenkontext, Details zur Vorbereitung und hilfreiche Ressourcen bereit.
Halte Wasser bereit	Lange Gespräche können sich hinziehen. Mach es dir bequem und konzentriere dich.
Beginne mit einer kurzen Rekapitulation	Legt die Erwartungen fest und hilft allen, sich auf die Ziele der Sitzung zu einigen.
Bitte darum, die Sitzung aufzuzeichnen	Wenn du die Erlaubnis hast, können die Aufzeichnungen für interne Schulungen oder Nachfassaktionen genutzt werden.
Mach dir live Notizen	Erfasst die wichtigsten Probleme, Fragen und versprochene Folgemaßnahmen.
Achte auf die Zeitgrenzen	Respektiere die Zeit des Kunden, indem du dich auf die Sitzung konzentrierst und auf dem richtigen Weg bleibst.
Sende eine Zusammenfassung der Nachbereitung	Verstärkt die nächsten Schritte und sorgt dafür, dass jeder zur Verantwortung gezogen wird.
Nützliche Links einfügen	Biete kurze Anleitungen, Videos oder Links zu den Unterlagen an, die im Gespräch behandelt wurden.
Frag nach Feedback	Eine kurze Umfrage oder eine kurze E-Mail hilft, zukünftige Sitzungen zu verbessern.
Protokolliere das Gelernte intern	Gib die Erkenntnisse an das gesamte Team weiter, um den Support insgesamt zu verbessern.

Beispiel:

Nachdem du einem Kunden bei der fortgeschrittenen Einrichtung geholfen hast, schickst du ihm eine E-Mail mit den wichtigsten Links, einer Zusammenfassung der Sitzung und einer Zufriedenheitsumfrage mit nur einer Frage. Eine Woche später antwortet der Kunde und fragt, ob er an deinem nächsten Workshop teilnehmen möchte, weil er die Erfahrung als wirklich hilfreich empfunden hat.

Mach es dir einfacher mit Doodle

Egal ob du praktische Hilfe anbietest oder einen Workshop für eine Gruppe von VIPs veranstaltest, die Terminplanung sollte dich nicht aufhalten. Mit Doodle kannst du Buchungsseiten und Eventplaner in wenigen Minuten erstellen - so bleibst du organisiert und deine Kunden fühlen sich wertgeschätzt. Einmal einrichten. Teile deinen Link. Erlaube deinen VIPs, Zeit zu buchen, ohne dass sie sich anstrengen müssen.

Teste Doodle noch heute und mache den VIP-Support für alle einfacher.

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