Wie Anwälte die E-Mail-Planung stoppen können

Wenn dein Posteingang voll ist mit Threads mit dem Titel Re: Zeiten, die funktionieren, bist du nicht allein. Viele Anwältinnen und Anwälte verlieren jede Woche Stunden mit dem Hin- und Herschicken von E-Mails, nur um einen Anruf zu vereinbaren, eine Beratung zu buchen oder eine Aussage zu koordinieren. Zeitzonen, Gerichtskalender und Änderungen in letzter Minute machen den Prozess noch schwieriger. Jede zusätzliche Nachricht ist verlorene Konzentration - und manchmal auch verlorene Einnahmen.

Es gibt einen besseren Weg. Mit einer klaren Terminplanungspolitik, den richtigen Kalendertools und ein paar klugen Gewohnheiten kannst du die E-Mail-Terminplanung für immer beenden. Dieser Leitfaden zeigt dir praktische Schritte, die dem realen Arbeitsablauf eines Anwalts entsprechen. Außerdem erfährst du, wie Doodle dir hilft, Meetings mit sicheren Links, Sofortabfragen, Zahlungen und automatischen Erinnerungen schneller zu buchen.

Befolge die folgenden Schritte, um den Lärm zu reduzieren, deine Arbeitszeit zu schützen und deinen Klienten einen reibungsloseren Ablauf zu bieten.

Die Herausforderung für Anwälte

Die Terminplanung in der Anwaltspraxis ist ungewöhnlich komplex. Du jonglierst mit Kundenberatungen, Anhörungen, Besprechungen, Expertenvorbereitungen und internen Meetings - und das alles mit unterschiedlichen Einschränkungen.

• Klienten wollen schnelle Verfügbarkeit, aber du musst zuerst Konflikte abklären.

• Der gegnerische Anwalt braucht oft mehrere Optionen in verschiedenen Zeitzonen.

• Gerichtstermine, Einreichungsfristen und Reisezeitfenster ändern sich ständig.

• Verpasste oder verspätete Treffen belasten das Vertrauen der Kunden und reduzieren die abrechenbaren Stunden.

• E-Mail-Ketten verdecken wichtige Details und erhöhen das Risiko von Fehlern.

Wenn dann noch Assistenten und Anwaltsgehilfen hinzukommen, steigt die Gefahr von Doppelbuchungen. Ein klares System hilft dir, all das zu vermeiden, ohne dass du dich in endlosen E-Mail-Ketten verstricken musst.

Warum das für Anwälte wichtig ist

Deine Zeit ist dein Produkt. Jeder fünfminütige E-Mail-Wirrwarr raubt dir die Konzentration. Sie prägt auch die Wahrnehmung der Mandanten: Neue Mandanten beurteilen deine Kanzlei danach, wie schnell und einfach es ist, das erste Gespräch zu buchen.

Eine gute Terminplanung hilft dir:

• die abrechenbare Zeit zu erhöhen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren

• Weniger unangemeldete Termine und klarere Erwartungen

• Verbessere die Buchführung und vermeide Fehler

Mit der richtigen Einstellung kannst du Reibungsverluste vermeiden und trotzdem die volle Kontrolle über deinen Kalender behalten.

Erstelle eine Buchungsrichtlinie ohne E-Mail, die deine Kunden respektieren

Mache deinen Kalender zur einzigen Quelle der Wahrheit. Gib deinen Kunden und Kontakten eine klare Möglichkeit, dich zu buchen - und halte dich daran.

Definiere Besprechungstypen mit Regeln

Lege fest, welche Arten von Terminen du anbietest, und stelle dann Regeln für Dauer, Ort und Bezahlung auf.

Beispiele für Besprechungstypen für Anwälte

Erstelle in Doodle eine Buchungsseite mit verschiedenen Terminarten. Füge Puffer hinzu, damit sich die Termine nicht stapeln. Lege Zeitfenster fest, damit Kunden nicht direkt vor einer Anhörung buchen können.

Setze Grenzen, damit du die Kontrolle behältst

• Biete Buchungszeiten an, die zu deinem Gerichtstermin passen

• Behalte geschützte Abfassungs- und Überprüfungsblöcke

• Füge längere Puffer für Anhörungen und Reisen hinzu

• Nutze die automatische Zeitzonenerkennung für Anwälte außerhalb des Landes

Doodle stellt eine sichere Verbindung zu Google Kalender, Outlook Kalender und Apple Kalender her. Belegte Zeiten werden nie als verfügbar angezeigt und private Veranstaltungsdetails bleiben verborgen.

Platziere deinen Buchungslink überall

Ersetze das Hin- und Herschreiben von E-Mails durch einen Link und eine einfache Zeile:

• E-Mail-Signatur → "Um einen Termin zu vereinbaren, benutze meinen Doodle-Link."

• Website → "Buche eine Beratung"

• Eingangs-E-Mails → "Benutze diese Buchungsseite für neue Angelegenheiten."

• QR-Code auf Karten oder Broschüren

Auf der Buchungsseite werden nur die von dir ausgewählten Termine angezeigt. Der Kunde wählt eine Zeit aus und Doodle schickt ihm eine Einladung.

Erhebe Gebühren im Voraus, wenn es angebracht ist

Wenn du für Beratungsgespräche Gebühren verlangst, ziehe sie ein, wenn der Termin gebucht wird. Doodle ist mit Stripe auf der Buchungsseite und 1:1 integriert:

• Beratungsgebühren erheben

• Einzahlungen vornehmen

• Biete flexible Zahlungsoptionen an

Erstattungen sind bei Bedarf einfach. So schützt du deine Zeit und reduzierst die Zahl der Nicht-Erscheinen.

Füge klare Eingangs- und Konfliktprüfungen hinzu

Verwende kurze, sachliche Fragen auf deiner Buchungsseite:

• Vollständiger Name + beste Telefonnummer

• Art der Angelegenheit + Bezirk/Gerichtsbarkeit

• Namen der gegnerischen oder verwandten Parteien

• Fallnummer (optional)

Bewahre sensible Details für das Treffen auf. Mit Doodle Pro kannst du ein eigenes Branding und Haftungsausschlüsse hinzufügen, um Professionalität und Vertrauen zu stärken.

Praktische Tipps, um die E-Mail-Terminplanung heute zu beenden

Du kannst deinen Arbeitsablauf in einer einzigen Woche verbessern.

Tipp 1: Erstelle deine Buchungsseite für Beratungen

• Verbinde deinen Kalender

• Füge eine 30-minütige Beratung für neue Kunden hinzu

• Lege eine 24-stündige Kündigungsfrist und einen 10-minütigen Puffer fest

• Schalte Stripe ein, wenn die Beratung bezahlt wird

Tipp 2: Verwende 1:1-Einladungen für bestimmte Kontakte

Für Gespräche mit gegnerischen Anwälten oder Experten schickst du eine Doodle 1:1-Einladung mit 3-5 Zeitoptionen. Sie wählen eine aus, und Doodle kümmert sich um die Bestätigung.

Tipp 3: Terminkalender mit Gruppenabfrage

• Lade alle Anwälte, den Zeugen und den Reporter ein

• Biete mehrere Termine an

• Lege eine Antwortfrist fest

• Schalte Erinnerungen ein

• Verwende bei Bedarf "Teilnehmerdetails ausblenden".

Tipp 4: Kliniken oder Workshops mit Anmeldeformular durchführen

Ideal für Mieterschulungen, Pro-Bono-Veranstaltungen oder Kundenschulungen:

• Erstellen von Zeitfenstern

• Lege Sitzplatzgrenzen fest

• Lass die Teilnehmer ein Zeitfenster wählen

• Unbegrenzte Anmeldungen auf Doodle Pro für wiederkehrende Veranstaltungen nutzen

Tipp 5: Video und Erinnerungen standardisieren

• Verbinde Zoom, Google Meet, Teams oder Cisco

• Links werden automatisch angehängt

• Schalte Erinnerungen ein, um ein Nichterscheinen zu verhindern

Tipp 6: Halte deinen Kalender sauber

• Blockiere Gerichtstermine, Fristen und Konzentrationszeit

• Verwende Farbkodierung

• Überprüfe die Verfügbarkeit wöchentlich und passe die Öffnungszeiten der Buchungsseite an

Tipp 7: Automatisiere die Buchungsschritte mit Zapier

Schicke neue Buchungen an dein CRM- oder Aufnahmesystem. Löse automatisch Willkommens-E-Mails oder Dokumentenanforderungen aus.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Unbegrenzte Auswahlmöglichkeiten anbieten → Niemals fragen: "Was passt zu dir?"

• Zeige deinen vollen Kalender → Verwende immer eine kontrollierte Buchungsseite

• Beratungsgebühren nicht einziehen → über Stripe abrechnen, um No-Shows zu reduzieren

• Zeitzonen ignorieren → Tools verwenden, die sich automatisch anpassen

• Keine Puffer vor dem Gericht → Schütze Verhandlungstage mit extra Platz

• Keine Fristen für Gruppentermine → Verwende Erinnerungen und Stichtage

• Verzicht auf Haftungsausschlüsse → Hinzufügen von Formulierungen, die klarstellen, dass Terminplanung ≠ Engagement

Tools und Lösungen, die zur Arbeitsweise von Anwälten passen

Buchungsseite

• Automatisierte Terminplanung

• Google/Outlook/Apple-Kalender-Synchronisation

• Stripe-Zahlungen für Konsultationen oder Kautionen

• Benutzerdefiniertes Branding

• Automatische Video-Links

• Eingebaute Erinnerungen

1:1

• Schicke kuratierte Optionen an eine Person

• Perfekt für Anwälte, Experten oder Sachbearbeiter

• Doodle hält die verbleibenden Slots, bis einer ausgewählt wird

Gruppenumfrage

• Finde einen passenden Termin unter vielen Parteien

• Bis zu 1000 Teilnehmer

• Fristen und Erinnerungen setzen

• Verstecke Stimmen für Privatsphäre

Anmeldeformular

• Ideal für Kliniken, CLEs, Workshops

• Sitzplatzbegrenzung und Zeitfenster festlegen

Doodle Pro / Doodle Teams

• KI-generierte Meeting-Beschreibungen

• Werbefrei

• Teilnehmerdetails ausblenden

• Zapier-Integration

• Sicherheit auf Unternehmensebene

• Unbegrenzte Anmeldungen

Beispiele aus der Praxis für Anwälte

Solo-Familienanwalt mit bezahlten Beratungen

Ein Solopraktiker ersetzt kostenlose Beratungs-E-Mails durch eine Doodle-Buchungsseite, die eine Stripe-Zahlung erfordert. Die Zahl der Nichtteilnehmer sinkt drastisch. Sie fügt Konfliktfragen und Informationen über den Bezirk hinzu, um Fälle schneller zu prüfen.

Prozessanwältin plant eine Zeugenaussage mit sieben Parteien

Anstelle einer tagelangen E-Mail-Kette verwendet er eine Gruppenabfrage mit sechs Terminoptionen. Eine Frist und Erinnerungen beschleunigen die Antworten. Sobald der Termin feststeht, schickt er eine Kalendereinladung an alle.

Einwanderungsanwältin arbeitet über Zeitzonen hinweg

Sie erstellt Buchungsseiten für den Morgen (EU) und den Nachmittag (US-West). Doodle erkennt die Zeitzone des Kunden automatisch, damit niemand zur falschen Zeit bucht.

PI-Kanzlei veranstaltet Seminar zu Mieterrechten

Mit Sign-up Sheet werden fünf Zeitfenster mit jeweils vier Plätzen angeboten. Die Klinik füllt sich reibungslos, ohne dass eine manuelle Koordination erforderlich ist.

Anwaltsgehilfin organisiert Expertenvorbereitung

Sie schickt eine 1:1-Einladung mit drei Terminen, die für den Partner geeignet sind. Der Experte wählt einen aus und Doodle fügt einen Team-Link hinzu. Keine E-Mail-Kette erforderlich.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Ein klares Buchungssystem macht E-Mail-Terminplanung überflüssig

• Nutze die Buchungsseite für Konsultationen mit Regeln, Puffern und Zahlungen

• Versende gezielte Optionen mit 1:1

• Gruppenumfrage für die Terminplanung mit mehreren Teilnehmern

• Meldebogen für Kliniken oder Gruppenveranstaltungen verwenden

• Automatisiere Erinnerungen, Videolinks und die Anmeldung

• Füge mit Doodle Pro oder Teams Branding und Haftungsausschlüsse hinzu

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du kannst die E-Mail-Terminplanung stoppen, ohne mehr Verwaltungsaufwand zu haben. Erstelle eine Buchungsseite für Beratungen, verwende 1:1-Einladungen für Beratungen und führe Gruppenumfragen für Einladungen durch. Ziehe bei Bedarf Gebühren mit Stripe ein und lass Erinnerungen die Nachbereitung übernehmen.

Bist du bereit, dir das Hin und Her zu sparen? Erstelle ein Doodle und sieh, wie Anwälte jede Woche Stunden sparen.