Gruppenumfragen für Abschlusspräsentationen und Ausschusssitzungen

Lesezeit: 4 Minuten

Limara Schellenberg
Limara Schellenberg

Aktualisiert: 14. Okt. 2025

A team of four is meeting together and looking at a whiteboard presentation

Als Berater/in füllt sich dein Kalender schnell. Zwischen Abschlussprüfungsausschüssen, ständigen akademischen Ausschüssen, Stipendienprüfungen und Kontrollbesprechungen für Studierende hast du mehr Termine, als den meisten bewusst ist. Die Koordination von Dozenten, externen Mentoren und Studierenden kann stundenlanges Hin- und Herschreiben von E-Mails erfordern. Das ist stressig, vor allem in den Spitzenwochen vor den Zwischenprüfungen und am Ende des Semesters.

Wenn dir das bekannt vorkommt, bist du nicht allein. Die gute Nachricht ist, dass du die Terminplanung einfacher gestalten kannst, ohne ein weiteres komplexes System einzuführen. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du Doodle-Gruppenumfragen nutzen kannst, um die Termine für Klausurtagungen und Ausschusssitzungen schnell festzulegen, auch wenn du Dutzende von Mitarbeitern hast. Außerdem erfährst du, wann du Buchungsseiten, 1:1-Sitzungen und Anmeldeformulare verwenden kannst, um den restlichen Beratungsbedarf zu decken. Das Ziel ist einfach. Du sparst Zeit, kannst dich auf deine Arbeit konzentrieren und die Termine mit weniger Aufwand wahrnehmen.

Keine Kreditkarte erforderlich

Die Herausforderung für Berater/innen und Betreuer/innen

An Abschlussgremien und Ausschüssen sind viele Akteure beteiligt. Jede Person hat einen anderen Stundenplan, andere Bürozeiten und andere Verpflichtungen. Externe Richter arbeiten oft außerhalb des Campus. Du versuchst, einen Termin zu finden, der für alle passt, während sich dein Posteingang mit Eventualitäten und Änderungen in letzter Minute füllt.

Häufige Probleme:

  • Du schickst drei oder mehr E-Mails, um einen Termin für ein Panel zu bestätigen.

  • Zeitzonen sorgen für Verwirrung bei Teilnehmern aus der Ferne

  • Dozenten blockieren Kurse in ihren Kalendern, vergessen aber, andere Termine mitzuteilen

  • Die Studierenden brauchen schnell eine Antwort, um die Fristen des Fachbereichs einzuhalten

  • Du musst die Privatsphäre der Studierenden schützen, wenn du mit großen Gruppen kommunizierst.

Diese Koordinationsaufgaben verkürzen die Beratungszeit. Außerdem verursachen sie in Krisenzeiten zusätzlichen Stress.

Warum dies für Berater/innen wichtig ist

Wenn die Terminplanung langsam ist, geht alles andere unter. Studierende verpassen die Termine für die Verteidigung. Ausschüsse verzögern Entscheidungen über Anträge oder Stipendien. Die Lehrkräfte sind frustriert. Du verlierst Stunden, die du für Coaching, Kundenbindung und Öffentlichkeitsarbeit verwenden könntest.

Eine schnelle und klare Zeitplanung unterstützt deine Hauptaufgabe:

  • Schüler/innen auf dem Weg zum Abschluss halten

  • Faire, dokumentierte Ausschussverfahren aufrechterhalten

  • Reduziere Reibungsverluste für Lehrkräfte und externe Partner

  • Schütze deine eigene Zeit und Energie

Ein einfaches System, das mit verschiedenen Kalendern und Formaten funktioniert, macht einen echten Unterschied. Genau hier kommt Doodle ins Spiel.

Nutze Gruppenumfragen, um Abschlusspräsentationen in Tagen und nicht in Wochen abzuschließen

Gruppenumfragen sind für eine einzige Frage gemacht. Wann können wir uns als Gruppe treffen. Du schlägst einen Termin vor, lädst alle ein und lässt Doodle die besten Optionen abwägen. Keine langen Threads. Keine unübersichtlichen Tabellenkalkulationen.

Hier erfährst du, wie du eine Gruppenumfrage für eine Abschlussprüfung durchführst, an der vier Lehrkräfte, zwei Juroren aus der Industrie und ein Schüler teilnehmen.

  1. Plane deine Zeitfenster

    • Blockiere 3 bis 5 Zeitfenster über einen Zeitraum von 10 Tagen

    • Vermeide Unterrichtsblöcke der Lehrkräfte und bekannte Veranstaltungen auf dem Campus

    • Wenn du dir nicht sicher bist, erkundige dich beim Fachbereichsassistenten nach den üblichen No-Go-Zeiten

  2. Erstelle deine Gruppenumfrage in Doodle

    • Verbinde deinen Kalender, damit Doodle offene Zeiten vorschlägt

    • Füge eindeutige Titel hinzu, z.B. Spring 2026 Abschlusspräsentation für Maria Lee

    • Gib die Dauer des Treffens, den Ort und den Videolink an, falls es sich um eine Hybridvariante handelt.

    • Füge eine kurze Beschreibung des Ziels und der Materialien des Panels hinzu

  3. Aktiviere die wichtigsten Einstellungen

    • Die Zeitzonenerkennung stellt sicher, dass jeder Eingeladene die lokale Zeit sieht

    • Lege eine Antwortfrist fest, um den Schwung beizubehalten

    • Aktiviere automatische Erinnerungen für Teilnehmer, die nicht geantwortet haben

    • Verstecke die Teilnehmerdetails, wenn du mehr Privatsphäre möchtest

    • Beschränke die Abstimmung auf eine bevorzugte Zeit, wenn du eine einzige beste Option brauchst

  4. Laden Sie Ihre Diskussionsteilnehmer ein

    • Füge Emails direkt in Doodle hinzu oder teile einen Link

    • Du kannst bis zu 1000 Teilnehmer für große Gremien einladen

    • Verwende Doodle Pro, um E-Mails von Doodle aus zu versenden und die Antworten zu verfolgen

  5. Bestätige den Termin und lege ihn fest

    • Wähle den besten Zeitpunkt, sobald die Antworten eintreffen

    • Doodle fügt die Veranstaltung zu deinem Kalender hinzu

    • Sende die letzten Details an dein Gremium und deine Schüler

Dieser Prozess reduziert deine Arbeit auf wenige Minuten. Alle sehen die gleichen Optionen. Du bekommst schnell eine Antwort, die hängen bleibt.

Profi-Tipp: Füge der Umfrage Informationen zur Vorbereitung bei

Vielbeschäftigte Panelisten antworten schneller, wenn sie wissen, was sie erwartet. Füge in der Beschreibung Folgendes hinzu:

  • Name des Schülers, Programm und Projekttitel

  • Prüfungsformat wie 15-minütige Präsentation plus 10-minütige Frage und Antwort

  • Link zum Entwurf oder zur Rubrik

  • Ob Kameras für die Diskussionsteilnehmer aus der Ferne erforderlich sind

  • Wer den Vorsitz der Gruppe übernimmt

Mit Doodle Pro kannst du KI-generierte Sitzungsbeschreibungen verwenden. Wähle deinen Ton und deine Länge, füge die Projektdetails ein und lass Doodle eine klare Einladung erstellen, die professionell wirkt.

Praktische Tipps für Berater/innen, die Ausschüsse einberufen

Gruppenumfragen sind für die meisten Ausschusssitzungen geeignet. Nutze diese Tipps, um sie in deinem Beratungskontext noch effektiver zu machen.

  • Timebox-Optionen

    • Biete weniger, aber stärkere Wahlmöglichkeiten an. Fünf Optionen sind besser als fünfzehn

    • Variiere die Zeiten am frühen Morgen, am Mittag und am späten Nachmittag, um die Lehrpläne zu berücksichtigen.

  • Nutze Abstimmungen bei Bedarf, um Reserven zu schaffen

    • Erlaube den Diskussionsteilnehmern, Nebenzeiten zu markieren.

    • So hast du ein Backup, falls jemand ausfällt

  • Vermeide Spitzenblöcke

    • Überspringe die üblichen Unterrichtszeiten an deinem Campus

    • Bevorzuge den Beginn der Stunde, um die Raumbuchung zu erleichtern

  • Schütze die Privatsphäre der Teilnehmer

    • Verwende die Funktion "Teilnehmerdetails ausblenden" in Doodle Pro, damit die Teilnehmer die Antworten der anderen nicht sehen können.

    • Gib die Materialien der Schüler/innen erst nach der festgelegten Zeit frei

  • Eine Diskussionsvorlage erstellen

    • Speichere eine Standardbeschreibung, Dauer und einen Videolink

    • Wiederverwendung für jede Capstone-Staffel

  • Lege eine Frist und Erinnerungen fest

    • Gib 48 bis 72 Stunden Zeit für Antworten

    • Schalte automatische Erinnerungen für verspätete Antwortende ein

  • Verwende ein eigenes Branding für mehr Klarheit

    • Füge das Logo und die Farben deines Programms in Doodle Pro hinzu.

    • Das hilft externen Richtern, der Einladung zu vertrauen

  • Bestätige Räume und Links frühzeitig

    • Füge Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco Webex in die Umfrage ein

    • Füge physische Raumdetails hinzu, wenn du auf Bestätigen klickst

Verwalte Zeitzonen ohne Verwirrung

Wenn ein Alumni an der Westküste und ein Partner in London an der Abstimmung teilnehmen, kann es zu Problemen mit den Zeitzonen kommen. Doodle zeigt jeder Person ihre Ortszeit an. Du kannst auch:

  • Füge eine Notiz hinzu, die die Basiszeitzone des Gastgebers angibt

  • Biete ein frühes und ein spätes Zeitfenster an, um die verschiedenen Zeitzonen abzudecken

  • Sende eine endgültige Bestätigung mit Ortszeit und Basiszeit

Verwende Anmeldeformulare für mehrtägigeProjektpräsentationen

Eine einzelne Abschlusspräsentation passt in eine Gruppenumfrage. Eine eintägige oder einwöchige Abschlussschau braucht ein anderes Format. Verwende Doodle-Anmeldeformulare, wenn:

  • du viele Schüler hast, die an mehreren Tagen präsentieren

  • du die Anzahl der Richter pro Sitzung oder Raum begrenzen musst

  • Du möchtest, dass sich die Schüler/innen nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" für ein Zeitfenster anmelden.

Erstelle deine Veranstaltung, füge Zeitfenster hinzu, lege Sitzplatzbeschränkungen fest und teile den Link mit den Schülern oder Richtern. Die Teilnehmer/innen wählen ihre bevorzugte Zeit aus. Du siehst, wie sich der Dienstplan in Echtzeit entwickelt.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Selbst ein kleiner Fehler bei der Terminplanung kann ein Panel zum Scheitern bringen. Hier erfährst du, was du vermeiden solltest und wie du sie beheben kannst.

  • Zu viele Optionen

    • Problem: Die Leute erstarren, wenn sie 20 Mal sehen

    • Lösung: Biete 5 bis 8 starke Optionen an verschiedenen Tagen an

  • Keine Antwortfrist

    • Problem: Die Leute schieben es auf und du verlierst die Woche

    • Lösung: Setze eine Frist in deiner Gruppenumfrage mit Erinnerungsfunktion

  • Fehlende Dauer oder Ort

    • Problem: Die Teilnehmer wissen nicht, wie lange sie reservieren oder wohin sie gehen sollen

    • Lösung: Füge Dauer, Raum und Videolink in der Beschreibung der Umfrage hinzu

  • Zeitzonen ignorieren

    • Problem: Fernteilnehmer kommen eine Stunde zu spät

    • Behebung: Zeitzonenerkennung eingeschaltet lassen und die Ortszeit in der letzten E-Mail bestätigen

  • Übermäßige Weitergabe von Teilnehmerdaten

    • Problem: Datenschutzbedenken bei Teilnehmerdaten

    • Lösung: Verstecke die Teilnehmerdaten und teile die Materialien sicher, nachdem die Zeit festgelegt wurde.

  • Vergessen, deinen Kalender zu verbinden

    • Problem: Doppelte Buchungen, wenn sich deine Umfragezeiten überschneiden

    • Lösung: Verbinde Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar, damit Doodle nur offene Termine vorschlägt

Tools und Lösungen, die zu deinem Beratungsworkflow passen

Doodle bietet dir ein komplettes Toolkit für die Terminplanung in der Bildung. Hier siehst du, wie jedes Produkt Berater/innen hilft.

  • Gruppenumfragen für Prüfungsausschüsse und Gremien

    • Finde die beste Zeit für Dozenten, externe Richter und Studenten

    • Bis zu 1000 Teilnehmer einladen

    • Nutze Fristen, automatische Erinnerungen und Zeitzonenerkennung

    • Verstecke Teilnehmerdetails für den Datenschutz

    • E-Mail-Einladungen direkt aus Doodle

  • Anmeldeformulare für Präsentationen, Scheinverteidigungen und Workshops

    • Erstelle mehrere Zeitfenster und begrenze die Anzahl der Plätze pro Sitzung

    • Schüler/innen oder Richter/innen können sich ihre Zeit selbst aussuchen

    • Verwende sie für Freiwilligeneinsätze, Karriereforen oder Beratungsworkshops

  • Buchungsseite für Sprechstunden und Beratungsgespräche

    • Teile einen Link, der nur deine offenen Zeiten anzeigt

    • Studierende buchen sich selbst, ohne dich per E-Mail zu kontaktieren

    • Verbinde Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco

    • Wenn dein Programm Gebühren für Zertifizierungsvorbereitung oder Alumni-Coaching erhebt, ziehe die Zahlungen mit Stripe ein

  • 1:1 für die Vorbereitung der Schüler vor der Verteidigung

    • Biete eine kurze Liste von Vorbereitungszeiten für einen einzelnen Studenten oder einen Fakultätspartner an

    • Doodle kümmert sich um Bestätigungen und Kalendereinladungen

    • Füge Stripe hinzu, wenn du bezahlte Community-Programme oder externe Beratung anbietest

Sicherheit, Branding und Integrationen

Bei deinen Treffen geht es oft um sensible Schülerdaten. Doodle Pro und Doodle Teams beinhalten:

  • Datensicherheit und Datenschutz auf Unternehmensniveau

  • Individuelles Branding mit deinem Logo und deinen Farben

  • Werbefreie Erfahrung für eine saubere Einladung

  • Zapier-Integration, um Umfragedaten in Sheets zu protokollieren, Dashboards zu erstellen oder Slack-Kanäle zu benachrichtigen

  • KI-generierte Meeting-Beschreibungen, um Zeit beim Verfassen zu sparen

Diese Funktionen helfen dir, ein professionelles Aussehen zu bewahren, während du gleichzeitig deine Daten schützt und die manuelle Arbeit reduzierst.

Beispiele aus der realen Welt von Beratungsteams

Die folgenden Szenarien zeigen, wie Berater/innen Doodle für ihren Kalender nutzen können.

  1. Senior Design Capstone Panel mit externer Jury

    • Situation: Ein technischer Berater muss innerhalb von zwei Wochen eine Verteidigung für vier Dozenten, zwei Mentoren aus der Industrie und einen Studenten planen.

    • Aktion: Der Berater erstellt eine Gruppenumfrage mit sechs Optionen, setzt eine Frist von 72 Stunden und fügt einen Zoom-Link hinzu. Teilnehmerdetails ausblenden ist eingeschaltet. Nach 24 Stunden wird eine Erinnerung verschickt.

    • Ergebnis: Die Gruppe entscheidet in zwei Tagen. Der Termin landet mit dem endgültigen Zoom-Link und der Raumnummer in den Kalendern der Teilnehmer/innen.

  2. Akademischer Ständiger Ausschuss, der abteilungsübergreifend tagt

    • Situation: Ein Ausschuss mit sieben Lehrkräften und zwei Dekanen trifft sich monatlich, um Berufungen zu prüfen

    • Maßnahme: Der Vorsitzende verwendet eine Vorlage für wiederkehrende Gruppenabfragen mit voreingestellten 60-Minuten-Blöcken. Der Vorsitzende verknüpft den Outlook-Kalender und legt bei Bedarf Abstimmungen für Backups fest.

    • Ergebnis: Die Gruppe legt jeden Monat die beste Zeit fest und spielt nie E-Mail-Tag

  3. Capstone Showcase mit 40 Schülerpräsentationen

    • Situation: Ein College veranstaltet einen zweitägigen Showcase mit vier Räumen, für den zwei Richter pro Stunde benötigt werden

    • Aktion: Der Veranstaltungskoordinator erstellt ein Anmeldeformular mit 30-Minuten-Slots, begrenzt zwei Juroren pro Slot und teilt den Link mit den Industriepartnern

    • Ergebnis: Die Partner wählen Zeiten, die in ihren Terminkalender passen. Der Koordinator exportiert den Dienstplan in eine Tabellenkalkulation zum Einchecken

  4. Sprechstunde des Beraters in der Add-Drop-Woche

    • Situation: Zwei Berater müssen die hohe Nachfrage ohne E-Mail-Chaos bewältigen

    • Aktion: Jeder Berater teilt eine Buchungsseite, die seinen Google-Kalender in Echtzeit widerspiegelt. Video-Links werden automatisch hinzugefügt. No-Shows werden nach fünf Minuten gelöscht, um neue Slots zu öffnen.

    • Ergebnis: Die Schüler/innen buchen die Zeiten, die für sie passen. Die Berater halten ihre Kalender sauber und auf dem neuesten Stand

  5. Persönliche Vorbereitung auf die Verteidigung der Abschlussarbeit

    • Situation: Ein Berater bietet 30-minütige Vorbereitungssitzungen für Abschlussschüler an.

    • Aktion: Der Berater erstellt einen 1:1-Termin mit einer Liste von zehn Terminen in dieser Woche. Die Schüler wählen einen Termin aus und erhalten eine sofortige Bestätigung.

    • Ergebnis: Der Berater sieht alle Vorbereitungssitzungen im Kalender, ohne dass ein Hin und Her stattfindet.

Kleine Aufmerksamkeiten, die einen großen Unterschied machen

  • Verwende ein individuelles Branding, um das Logo deines Programms auf jeder Einladung anzubringen

  • Füge einen kurzen Link zur Rubrik hinzu, damit die Richter die Erwartungen vor der Abstimmung überfliegen können.

  • Versende eine kurze Umfrage nach dem Treffen mit einem Anmeldeformular, das als Textumfrage verwendet wird, um Feedback zu sammeln.

Wichtigste Erkenntnisse

  • Gruppenumfragen helfen Beratern und Betreuern bei der schnellen Planung von Capstone-Panels und Ausschusssitzungen

  • Halte die Umfragen kurz, setze Fristen und verwende Erinnerungen für schnelle Antworten

  • Verbinde deinen Kalender, um Konflikte zu vermeiden und Veranstaltungen mit einem Klick hinzuzufügen

  • Verwende Anmeldeformulare für Schaukästen mit mehreren Plätzen und Buchungsseiten für Sprechstunden

  • Doodle Pro-Funktionen wie KI-Beschreibungen, individuelles Branding und Datenschutzoptionen sparen Zeit und schützen deine Daten

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Die Capstone-Saison muss nicht deine Zeit in Anspruch nehmen. Nutze Doodle-Gruppenumfragen, um Termine für Gremien und Ausschüsse festzulegen, und verwende dann Anmeldeformulare, Buchungsseiten und 1:1-Sitzungen für alles andere. Verbinde deinen Kalender, füge deine Videoplattform hinzu und lass Doodle die Arbeit machen.

Erstelle ein Doodle und sieh dir an, wie Berater/innen und Betreuer/innen jede Woche viele Stunden bei derPlanungvon Diskussionsrunden und Ausschusssitzungen sparen.

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