5 Meeting-Vorlagen für Kundengespräche und kreative Überprüfungen

Du arbeitest schnell, aber Kundenanrufe können trotzdem die kreative Zeit in Anspruch nehmen. Stakeholder kommen zu spät, Feedback kommt über verschiedene Kanäle an und Entscheidungen werden verzögert. Dein Team verliert jede Woche Stunden mit Hin- und Her-Botschaften und Besprechungen, denen es an Struktur fehlt.

In diesem Leitfaden findest du fünf bewährte Meeting-Vorlagen für Agenturen. Jede Vorlage enthält eine einfache Tagesordnung, Aufforderungen und einen Zeitplan. Außerdem erfährst du, wie du die Doodle-Buchungsseite, 1:1-Einladungen, Gruppenumfragen und Anmeldebögen nutzen kannst, um die Terminplanung zu vereinfachen und deinen Kalender unter Kontrolle zu halten.

Ganz gleich, ob du ein kleines Studio oder eine Full-Service-Agentur leitest, diese Vorlagen helfen dir, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand vom Chaos zur Übersichtlichkeit zu gelangen.

Die Herausforderung für Agenturmitarbeiter

Der Terminkalender einer Agentur ist voll mit wechselnden Kontexten. Du wechselst von Discovery Calls zu kreativen Besprechungen zu Status-Updates. Wenn Meetings keine Struktur haben:

• schleichen sich Unklarheiten ein

• rutschen Entscheidungen

• driftet der Zeitplan

• Feedback wird verstreut

Die Terminplanung birgt weitere Risiken. Kunden nutzen unterschiedliche Tools, Zeitzonen und Vorlieben; eine verpasste Einladung oder eine Doppelbuchung kann sich auf ein ganzes Projekt auswirken.

Warum dies für Agenturen wichtig ist

Deine Zeit ist deine Marge. Straffe Meetings schützen die kreative Bandbreite, helfen deinem Team, konzentriert zu arbeiten, und beschleunigen die Genehmigungsverfahren.

Die Standardisierung von Meeting-Vorlagen:

• setzt Erwartungen bei den Kunden fest

• reduziert Nacharbeit

• klärt Eigentümer und Entscheidungen

• stärkt deinen Projektrhythmus

Wenn du eine intelligente Zeitplanung einbaust, gewinnst du jede Woche Stunden zurück, die sonst in der Verwaltung verschwinden würden.

5 Besprechungsvorlagen, die du heute kopieren kannst

Jede Vorlage enthält einen Zeitplan für eine 30-60-minütige Besprechung. Passe sie an die Größe deines Projekts an und daran, wer im Raum sein muss.

1) Kunden-Kickoff-Gespräch

Zweck: Ziele, Rollen, Umfang und Arbeitsweisen abstimmen

Empfohlene Dauer: 45 Minuten

Wer: Kundenverantwortlicher, Projektsponsor, Account Lead der Agentur, Kreativ- oder Strategieverantwortlicher

Tagesordnung

• 5 min - Vorstellung und Rollenverteilung

• 10 min - Projektziele und Erfolgskennzahlen

• 10 Min. - Umfang, Ergebnisse und Meilensteine

• 10 Min. - Entscheidungsträger, Genehmigungen, Risiken

• 5 Min. - Kommunikationsplan und Werkzeuge

• 5 min - Nächste Schritte und Verantwortliche

Aufforderungen zur Verwendung

• Wie sieht der Erfolg in 60 Tagen und bei der Einführung aus?

• Wer genehmigt die Kreativität und wer muss informiert werden?

• Welche Risiken machen dir am meisten Sorgen?

Tipp zur Terminplanung mit Doodle

• Verwende eine Gruppenumfrage, wenn mehrere Führungskräfte teilnehmen müssen. Biete Blöcke in verschiedenen Zeitzonen an, setze eine Frist und lass dich an die Antworten erinnern.

• Nachdem du die Zeit bestätigt hast, füge einen Videolink (Zoom, Google Meet, Teams) direkt in Doodle hinzu.

Vor dem Gespräch

• Verteile ein einseitiges Briefing und ein Aufnahmeformular

• Nutze KI-generierte Meeting-Beschreibungen (Doodle Pro), um der Einladung eine ausgefeilte Agenda hinzuzufügen

Nach dem Gespräch

• Versende eine Zusammenfassung mit den Eigentümern

• Verwende Doodle 1:1 für eventuelle Nachfassaktionen

2) Wöchentlicher Status und Genehmigungen

Zweck: Arbeit vorantreiben, Blockaden beseitigen, Genehmigungen bestätigen

Empfohlene Dauer: 30 Minuten

Wer: Kundenbetreuer, Kunde im Tagesgeschäft, Produzent, kreativer Leiter (je nach Bedarf)

Agenda

• 5 min - Erfolge und Updates

• 10 Min. - Laufende Arbeiten und Besprechungen

• 10 min - Entscheidungen und Risiken

• 5 min - Nächste Schritte und Termine

Aufforderungen zur Verwendung

• Was können wir heute genehmigen, um den Schwung beizubehalten?

• Welche Abhängigkeit ist diese Woche gefährdet?

Tipp zur Terminplanung mit Doodle

• Verwende eine Buchungsseite für wiederkehrende Statusgespräche. Die Kunden suchen sich einen Termin aus, der zu deiner Verfügbarkeit passt.

• Wenn die Sitzung abrechenbar ist, ziehe die Zahlung mit Stripe während der Buchung ein.

• Füge Puffer hinzu, um aufeinanderfolgende Treffen zu vermeiden.

Vor dem Gespräch

• Teile das Statusdokument und die Asset-Links

• Halte die Teilnehmerliste klein

Nach dem Gespräch

• Halte Entscheidungen im Dokument fest

• Verwende Zapier, um die Besprechungsdetails in Slack oder Asana zu übertragen.

3) Kreativbesprechung

Zweck: Kreative präsentieren, Absicht abstimmen, Feedback an einem Ort sammeln

Empfohlene Dauer: 45-60 Minuten

Wer: Sponsor des Kunden, Prüfer, Kreativdirektor, Kundenbetreuer

Tagesordnung

• 5 Minuten - Kurzer Rückblick und Geschäftsziel

• 10 Minuten - Konzeptbegründung und Einblick in die Zielgruppe

• 20 min - Durchgang mit Fragen und Antworten

• 10 min - Feedbackrunde nach Themen

• 5 min - Entscheidung und nächste Schritte

Hinweise zur Verwendung

• Entspricht das Konzept dem Auftrag und den Bedürfnissen der Zielgruppe?

• Was muss sich ändern, um in die Produktion zu gehen?

Tipp zur Planung mit Doodle

• Vermeide E-Mail-Chaos für große Gruppen. Verwende Gruppenumfragen und verschicke Einladungen per E-Mail an bis zu 1000 Teilnehmer.

• Verwende die Option "Teilnehmerdetails verbergen", wenn du Vertraulichkeit brauchst.

Vor dem Gespräch

• Teile ein PDF, ein Deck oder einen Prototyp 24 Stunden im Voraus

• Bestimme einen Mitschreiber und einen Entscheidungsträger

Während der Telefonkonferenz

• Timebox-Feedback nach Thema (Botschaft, Design, Technik)

• Aktionspunkte live protokollieren

Nach der Konferenz

• Doodle 1:1 für Nachbesprechungen nutzen

• Gib eine Zusammenfassung mit den endgültigen Entscheidungen heraus

4) Feedback-Konsolidierungsworkshop

Ziel: verstreute Kommentare in eine Richtung zusammenführen

Empfohlene Dauer: 45 Minuten

Wer: Account Lead, Creative Lead, Key Reviewer oder Product Owner

Tagesordnung

• 5 Minuten - Zielsetzung und Grundregeln

• 10 Min. - Überprüfung des Feedbacks nach Quelle/Thema

• 20 Min. - Priorisierung der Änderungen und Lösung von Konflikten

• 10 min - Endgültige Richtung und nächste Schritte

Hilfestellungen

• Welches Feedback stimmt mit dem Briefing überein?

• Welches Kriterium beweist, dass die Bearbeitung funktioniert hat?

Tipp zur Terminplanung mit Doodle

• Verwende Anmeldeformulare mit begrenzten Plätzen, um mehrere Märkte oder Teams zu verwalten.

• Mit Doodle Pro kannst du unbegrenzt viele Sitzungen erstellen.

Vor dem Gespräch

• Fasse alle Kommentare in einem Dokument zusammen

• Kennzeichne das Feedback: "Muss", "Kann", "Ist", "Überflüssig

Nach dem Gespräch

• Teile die priorisierte Liste

• Öffne 1:1-Slots für individuelle Klärungen

5) Vierteljährlicher Geschäftsbericht

Zweck: Wirkung zeigen, Ziele für das nächste Quartal abstimmen, Wachstum fördern

Vorgeschlagene Dauer: 60 Minuten

Wer: Leitung der Agentur, Sponsor des Kunden, Finanz- und Betriebsleiter

Tagesordnung

• 10 min - Ziele und Ergebnisse des letzten Quartals

• 15 min - Kampagnen-Highlights und Lektionen

• 15 Min. - Roadmap + Budgetausblick

• 10 min - Risiken und Abhängigkeiten

• 10 min - Vereinbarung über das nächste Quartal

Aufforderungen zur Verwendung

• Wo haben wir den größten Wert geschaffen?

• Welche Einschränkungen sollten für das nächste Quartal gelten?

Tipp zur Terminplanung mit Doodle

• Verwende Gruppenumfragen mit großen Verfügbarkeitsfenstern.

• Füge in Doodle Pro ein individuelles Branding hinzu, um eine elegante Einladung für Führungskräfte zu erstellen.

Vor dem Gespräch

• Teile ein kurzes Deck und eine einseitige Zusammenfassung

• Füge Optionen für die Planung des nächsten Quartals hinzu

Nach dem Gespräch

• Versende eine Zusammenfassung und Entscheidungen

• Wiederverwendung der gleichen Umfragevorlage zur Festlegung des nächsten QBR

Tabelle mit vorgeschlagenen Meeting-Vorlagen

Du kannst diese in Contentful als Tabellenblock oder Markdown einfügen:

Praktische Tipps, damit diese Vorlagen funktionieren

• Timebox mit Zweck

Gib jedem Agendablock ein klares Ergebnis.

• Halte den Raum klein

Lade Entscheidungsträger ein; halte andere asynchron.

• Bereite die Unterlagen im Voraus vor

Versende Briefings, Prototypen oder Daten 24 Stunden vor der Konferenz.

• Entscheide im Raum

Bestimme einen Verantwortlichen für die Entscheidung und nimm das Gespräch auf.

• Schütze deinen Kalender

Verwende Puffer, vermeide Anrufe am späten Tag und blockiere die Zeit, in der du dich konzentrieren kannst.

• Mach die nächsten Schritte klar

Jedes Treffen endet mit den Verantwortlichen, Terminen und dem Feedbackpfad.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Unscharfe Ziele

• Zu viele Prüfer im Raum

• Feedback ohne einen Auftrag, um es zu verankern

• Unklare Genehmigungswege

• Terminplanung per E-Mail statt mit automatisierten Tools

Tools und Lösungen, die Agenturen mit Doodle nutzen

• Buchungsseite - Routineanrufe, Sprechstunden, bezahlte Sitzungen über Stripe

• 1:1-Einladungen - Stakeholder-Interviews und Nachfassaktionen

• Gruppenumfragen - kreative Überprüfungen, Workshops, QBRs

• Anmeldeformulare - Workshops mit mehreren Teilnehmern und begrenzten Sitzplätzen

• Kalenderverbindungen - Google, Outlook, Apple

• Videokonferenzen - Google Meet, Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams

• Pro-Funktionen - KI-generierte Tagesordnungen, Branding, versteckte Teilnehmer, werbefreies Erlebnis

• Zapier - Aufgabenerstellung und Erinnerungen

Alles, was hier aufgeführt ist, entspricht der aktuellen Doodle-Funktionalität.

Beispiele aus der Praxis von Agenturteams

• Boutique-Designstudio - Kickoff über Gruppenumfrage → schnellere Antworten + Genehmigungen während der Gespräche

• Performance-Marketing-Agentur - Booking Page für Status + Stripe für bezahlte Audits → 4 Stunden Einsparung pro Woche

• Globale PR-Agentur - Sign-up Sheets mit begrenzten Plätzen und versteckten Teilnehmern → reibungslosere Workflows in mehreren Märkten

• Content-Agentur - 1:1 für Interviews + Teams Links + Zapier → automatische Aufgabenerstellung

• Full-Service-Agentur - Gruppenumfragen + Branding + KI-Meetingbeschreibungen → ausgefeilter QBR-Prozess

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Verwende Meeting-Vorlagen, um Zeit zu sparen

• Passe jeden Meeting-Typ an das richtige Doodle-Produkt an

• Halte die Räume klein und das Feedback strukturiert

• Entscheide im Raum und protokolliere Eigentümer, Daten und Entscheidungen

• Nutze Doodle Pro für KI-Beschreibungen, Branding und Erinnerungen

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Diese Vorlagen helfen deiner Agentur, Kundengespräche straffer zu führen und kreative Überprüfungen schneller durchzuführen. Wenn du weniger E-Mails und einen aufgeräumten Kalender möchtest, füge Doodle zu deinem Workflow hinzu.

Verbinde deinen Kalender, teile eine Buchungsseite für Routineanrufe, verwende 1:1 für Folgegespräche und Gruppenumfragen oder Anmeldebögen für größere Sitzungen. Ziehe bei Bedarf Zahlungen mit Stripe ein und lass Erinnerungen die Nachbereitung übernehmen.

Bereit, Zeit zu sparen?