Hvorfor dobbeltbookinger sker, og hvordan man undgår dem

Jeg plejede at tro, at dobbeltbooking bare var en del af jobbet. Et møde her, et kundeopkald der, og pludselig kæmper to ting om den samme time i min kalender. Lyder det bekendt?

Sandheden er, at overbooking ikke sker, fordi vi er skødesløse. Det kommer som regel af, at vi forsøger at gøre for meget med for lidt tid - og for mange steder at holde styr på det hele. Hvis du er som mig, har du e-mails, kalenderapps, Slack-pings og sikkert også et par klistermærker et eller andet sted i blandingen. Det er ikke så mærkeligt, at det bliver noget rod.

Den virkelige årsag til dobbeltbooking

Min erfaring er, at overbooking som regel skyldes en af tre ting. For det første har man for mange kalendere - personlige, arbejdsmæssige, fælles projekter - og holder dem ikke synkroniseret. For det andet siger man "ja" til noget uden at tjekke, hvad der allerede er booket. For det tredje, og måske mest almindeligt, har jeg ikke en enkel måde, hvorpå andre kan booke tid med mig, som rent faktisk afspejler, hvornår jeg er ledig.

Før jeg fik styr på det, gik jeg glip af opkald, skyndte mig til møder og måtte mere end én gang sende den frygtede besked "undskyld, jeg har dobbeltbooket". Det var ikke bare pinligt. Det fik mig også til at se mindre professionel ud, end jeg ønskede.

Hvad der endelig hjalp mig med at løse det

Det, der ændrede sig for mig, var ikke mere disciplin. Det var at skifte til Doodle. Jeg har ikke haft en eneste overbooking siden. Doodle forbinder sig med alle mine kalendere og viser kun mine kunder de tidspunkter, hvor jeg virkelig er tilgængelig. Det betyder ingen overlapninger, ingen dobbeltbookinger og ingen overraskelser.

I stedet for at håbe på, at tingene ikke kolliderer, kan jeg endelig stole på, at det, der står i min kalender, afspejler virkeligheden. Det sparer mig tid, men endnu vigtigere, det sparer mig for stress.

En lille ændring, der gør en stor forskel

Hvis du driver en virksomhed, jonglerer med klienter eller har en fuld undervisningsplan, kan overbooking føles som endnu en brand, der skal slukkes. Men det behøver det ikke at være. Den rigtige planlægning gør kaos til noget håndterbart. Du behøver ikke at lave hele dit system om - vælg en bedre tidsstyringsmetode.

Jeg anbefaler Doodle. Det er det værktøj, jeg bruger, når jeg vil have folk til at booke tid hos mig uden alt det frem og tilbage. Det er enkelt, pålideligt og respekterer faktisk min kalender. Jeg behøver ikke længere bekymre mig om dobbeltbooking - og det har været en enorm lettelse.