Det er på tide at genopfinde budgetplanlægnings- og prognoseprocessen

Hvis du er ligesom mig, vil begreberne budgettering og prognoser enten få dig til at falde i søvn eller få dig til at kigge dig om efter noget andet, hvad som helst andet at lave. "Hvad er det? Vi skal planlægge næste års budget? Ikke mens der er vinduer, der skal pudses, det gør vi ikke!"

Tro det eller ej, men der findes mennesker i alle organisationer - som regel folk med ordet "finans" i deres stillingsbetegnelse - som nyder budgetplanlægning og prognoser. Hvad der er endnu sværere at tro er, at disse mennesker har ret. Selv om det kan være en væsentlig kvartalsvis eller årlig ulejlighed for mange af os, udgør en solid budgettering og prognose rammen for alle virksomheders fremtid.

Men hvad indebærer budgetplanlægning og prognoser (eller BP&F, som de finansielle typer ynder at kalde det) egentlig? Hvordan adskiller et budget sig fra en plan eller en prognose?

• Planlægning er det højeste niveau af alle disse processer. Det er for det meste en struktureret oversigt over en organisations finansielle mål for de næste par år.

• Det næste niveau er budgettering - et mere detaljeret kig på, hvordan virksomheden vil gennemføre planen i en kortere periode. Virksomhederne har en tendens til at tildele budgettet årligt i overensstemmelse med deres regnskabsår. Budgetterne følges dog ofte op og justeres kvartalsvis eller endog månedligt, afhængigt af hvordan virksomheden klarer sig i forhold til sine mål. Budgetter omfatter elementer som indtægter, udgifter, cash flow og gældsreduktion.

• Prognoser kombinerer planlægning og budgettering med historiske resultater og de aktuelle økonomiske og markedsmæssige forhold for at give en finansiel forudsigelse af en virksomheds resultater i løbet af de næste par kvartaler eller år.

De gamle er ikke altid de bedste

Excel fylder 35 år i år. I de tre og et halvt årti, siden Microsoft lancerede det første gang til Macintosh (Windows fulgte først to år senere), har Excel utvivlsomt etableret og cementeret sit ry som et af alle tiders store forretningsværktøjer og -software. Men det er stadig ikke nogen undskyldning for stadig at bruge Excel til al din budgettering, planlægning og prognoser.

Selv om cloud-baserede SAAS-løsninger har forbedret effektiviteten på tværs af organisationer, erkender 70 % af virksomhederne stadig at være stærkt afhængige af regnearksrapportering til BP&F, hvoraf 40 % udelukkende bruger regneark. Udskift skærmen med hovedbogspapir, og disse virksomheder administrerer deres regnskaber på samme måde, som ledere gjorde det for mere end 100 år siden.

"Hvis det ikke er gået i stykker, skal man ikke lave det", siger man måske. Bare fordi noget ikke er defekt, betyder det ikke, at det ikke kan forbedres betydeligt. Det primære problem med at lave BP&F på regneark er, at det er enormt statisk og reaktivt. Selv om rapportering, planlægning og prognoser årligt kan have været tilstrækkeligt for årtier siden, er det ganske enkelt ikke egnet til formålet i dagens VUCA-forretningslandskab. Markeder, konkurrence, tendenser og sociopolitiske miljøer ændrer sig nu hurtigt og uforudsigeligt.

Moderne cloud-baserede systemer gør det muligt for organisationer at opdatere og gennemgå budgetter, planer og prognoser i næsten realtid i stedet for at være afhængige af rapporter, der blev udarbejdet flere kvartaler tidligere, da verden så helt anderledes ud. Som et alt for aktuelt eksempel kan man blot tænke på organisationer i dag, der baserer deres planer og strategier på data fra før COVID og undrer sig over, hvorfor deres forudsigelser var så langt fra deres nuværende indtægter.

Fordelene ved moderne BP&F-software rækker ud over rullende prognoser, aktuelle budgetter og løbende planlægning. Tilføj nogle andre avancerede løsninger, og se, hvordan hele din økonomistyring bliver mere sikker, fleksibel og potentielt endnu mere økonomisk.

• Apps som Wave, Expensify, Spendesk eller Rydoo fremskynder og automatiserer udgiftssporing og scanning af kvitteringer for både medarbejdere og økonomiafdelinger.

• Løsninger som LivePlan og Aha! hjælper brugerne med at skabe bedre og mere smidige forretningsplaner

• BP&F er komplicerede projekter med mange facetter - projektstyringsværktøjer som Asana, Trello og Monday.com kan hjælpe med at spore og reducere friktion.

• BP&F har også en tendens til at være mødetunge processer, da finans og strategi typisk skal sætte sig ned med alle budgetholdere eller afdelingsledere regelmæssigt. Ved at bruge virksomhedsplanlægningssoftware som Doodle sparer du timer på benarbejdet, plus Slack og Zoom integrationer, der fremskynder processen endnu mere.

• Der findes også mange branchespecifikke apps som Restaurateur eller InventoryTracker, der giver BP&F-fagfolk indsigt i lagerbeholdning, forsyningskæde og logistik.

Svigter du ikke at planlægge, planlægger du at fejle

Ud over at fremskynde hele processen giver moderne cloud-baserede BP&F-løsninger i samarbejde med andre forretningsapplikationer organisationer adgang til store mængder data, som kan analyseres for at give mere præcise og strategiske beslutningsmuligheder. Processerne bliver mere samarbejdsorienterede og gennemsigtige, og der er et klart revisionsspor, hvis beslutninger eller ændringer skal revideres.

Fra Kodak og Blockbuster til Toys R Us hjemsøges virksomhedskirkegårdene af store virksomheder, der bare var lidt for langsomme til at indse, at strømmen havde ændret retning. Hvilke skridt kan din virksomhed tage for at sikre, at du ikke kommer til at slutte dig til dem?

• BP&F skal være en overvældende prioritet på bestyrelsesniveau, og hele organisationen skal bakke op om at finde en bæredygtig og stabil vækstmodel.

• Med udgangspunkt i den øverste ledelse skal organisationen også have klare aftaler om beslutningstagning som reaktion på BP&F. Alle virksomheder ville gøre klogt i at knytte stærkere bånd mellem deres operationelle, finansielle og strategiske afdelinger, men der skal også etableres et klart ansvar og ejerskab.

• Vælg prognoseperioder, der passer til virksomhedens og branchens specifikke konjunkturcykler. Planlæg analyser og opdateringer omkring kritiske perioder i kalenderen.

• Tænk på BP&F som en kompetence og et ansvar for hele virksomheden, og inddrag andre finansielle data, f.eks. regnskaber, årsrapporter og KPI'er, der kan trænge nedad.

• Vælg BP&F-software, der automatiserer så mange af de manuelle processer, som du bruger i øjeblikket, for at spare tid og penge, reducere ressourcerne og få mere relevante og brugbare data.

• Brug software til at foretage flere "hvad nu hvis"-analyser. Selv om dagens forretningsmiljø er uforudsigeligt, kan organisationer stadig gøre en del for at forberede sig på det uventede.

Endelig har virksomheder traditionelt behandlet budgetplanlægning og prognoser som en mørk kunst, der kun skal udøves af en udvalgt kreds bag lukkede døre. Ved at øge kommunikationen omkring BP&F og gøre rapporterne mere tilgængelige, vil alle interessenter i højere grad acceptere processen. Og med en klar forklaring på vigtigheden af en solid budgettering og planlægning for organisationens fremtid vil folk som mig, der ikke er økonomisk uvidende, måske endda være opmærksomme, når næste års budget skal forelægges.

For at forstå, hvordan Doodle kan gøre det problemfrit og ubesværet at planlægge vigtige bestyrelsesmøder, kan du få mere at vide om, hvordan vores produkt fungerer.