3 steder, hvor du har mikromøder uden at vide det

Hvad er mikromøder?

Møder får en masse dårlig omtale. De kan spilde penge, ødelægge produktiviteten, og mere generelt synes medarbejderne ikke at kunne lide dem. At skære ned på unødvendige møder er et ædelt mål, men alt for ofte udvikler vores modvilje mod at holde møder sig til god, gammeldags undgåelsesangst. Og denne undgåelse kommer med sine egne tidsslugende og pengespildte farer.

Et godt eksempel: mikromøder. Kort sagt bruger jeg mikromøder til at beskrive de virtuelle rum, hvor vi drøfter idéer eller løser problemer - men hvor digital støj gør disse diskussioner mindre produktive og mere tidskrævende end blot at hoppe på et opkald eller have en personlig diskussion. Her er f.eks. tre steder, hvor du sandsynligvis holder mikromøder uden at vide det, og hvordan du undgår dem.

Din chat-app på arbejdet

Uanset om dit team bruger Slack, Telegram eller GChat, har de fleste organisationer en dedikeret chat-tjeneste. Mens disse områder kan være uvurderlige til at få øjeblikkelige svar på spørgsmål, der er lette at løse (eller til at øge holdmoralen med sjove memes), er der mange diskussioner, som de simpelthen ikke er egnede til. Så snart et bredere problem introduceres i chatten, og alle interessenterne begynder at komme ind i billedet, er du i problematisk farvand. Pludselig er chat-grænsefladen fyldt med modstridende meninger, og den frygtede "Flere personer skriver..."-meddelelse dukker op. Tillykke, du er i et mikromøde.

Sådan undgår du det: Hold dig til sjov chat og hurtige spørgsmål i appen. Fejlfinding og kreativ problemløsning bør blive i mødelokalet. Indkald til et møde, og tildel en udpeget interessent, der skal lytte til forskellige tilgange og beslutte, hvordan du skal gå videre.

Dokumentanmærkninger

Software som Google Docs har gjort det nemmere end nogensinde før at give præcis, linje for linje feedback på virksomhedens kommunikation. Annotationer sparer ofte en masse tid, da de ansatte hurtigt kan gennemgå og løse spørgsmål og kommentarer. Der er tre nøgleområder, hvor vi kommer af sporet her: dårligt formuleret eller alt for vag feedback, åbne spørgsmål og identifikation af for mange interessenter. Du er kun én note, der siger: "Hvad synes vi billedmæssigt om denne kopi? Vi er åbne for forslag!" eller "@George @Susan, kan en af jer kigge på dette?" fra at åbne en hel dialog. Nu har den anmærkning fem kommentarer. Ta-dah: mikromøde!

Hvordan man undgår: Gør din feedback så klar og så handlingsorienteret som muligt, og udpeg hvem der er ansvarlig for at handle, når det er uklart. Hvis din annotationstråd bliver længere end en eller to kommentarer, skal du afklare det med en hurtig samtale.

E-mails

Mikromøder pr. e-mail er måske de vanskeligste at opdage, fordi der er tilfælde, hvor problemer kan løses og generel feedback kan gives i en kort e-mail-kæde. Problemer opstår ofte, når e-mails sendes uden et klart mål, og når de sendes til for mange personer. Mange af os (især inden for indholdsmarkedsføring!) har åbnet e-mails, der beder om feedback på et dokument eller en præsentation, som er stilet til hele vores team. Vi beder om en afklaring af briefingen eller målgruppen. Vi får et svar. Vi tager os tid, giver feedback, men så kommer et af vores andre teammedlemmer med sin feedback to minutter senere. Vi er enige om mange generelle punkter, men vi har givet modstridende råd i et eller to tilfælde. Dette skal så udredes og løses. En time senere, og emnelinjen i e-mailen begynder med "RE: RE: RE: RE: RE: RE: FWD: RE:". Du har gættet det: mikromøde!

Hvordan man undgår: Vi har en tendens til at tro, at disse e-mail-kæder tager mindre tid, da alle, der har et ledigt øjeblik, kan hoppe på dem, men for mange interessenter gør disse kæder mere tidskrævende (for ikke at nævne, at alle i CC stadig får de nye e-mails, selv om de ikke hopper på opgaven). I stedet: Spørg én person, om de har tid. Hvis ikke, så spørg en anden. Hold deltagerne på et minimum, og sørg for, at de er bevæbnet med nøgleinformationer (frister, briefinger) i den første e-mail. Giv én person den rette mængde oplysninger i stedet for at være vag over for hele holdet.