Hvad er et kvartalsmøde?

Der afholdes et kvartalsmøde en gang hver tredje måned. Det er et tidspunkt, hvor teamene mødes og drøfter fremskridt, mål og udfordringer. Kvartalsmøder kan være en god måde at holde sig på sporet og sikre, at alle er på linje med hinanden.

Hvorfor holde kvartalsmøder?

Der er mange grunde til, at du måske ønsker at holde kvartalsmøder. Her er nogle af de mest almindelige grunde:

For at holde sig på sporet: Kvartalsmøder kan hjælpe dig med at holde styr på dine mål og målsætninger.

For at tilpasse dit team: De kan hjælpe dig med at få alle med på dine mål og målsætninger. Ved at drøfte det foregående kvartal og det, du kan lære at tage med dig ind i det kommende kvartal, kan du være med til at sikre, at alle er på samme side og arbejder hen imod det samme mål.

At identificere og løse problemer: Kvartalsmøder kan hjælpe dig med at identificere og løse problemer og foretage ændringer for at nå dine årlige mål. Ved at drøfte jeres udfordringer kan I finde løsninger, før de bliver til større problemer.

For at fejre succeser: Det er dejligt at råbe op om de ting, som du og dit team gør godt. Kvartalsmøder giver jer mulighed for at reflektere over og fejre jeres succeser. Ved at tage dig tid til at anerkende dit teams resultater kan du være med til at øge moralen og motivationen.

Sådan afvikler du et vellykket kvartalsmøde effektivt

Da kvartalsmøder kun finder sted med få måneders mellemrum, er det vigtigt at afvikle dem effektivt. Her er nogle tips til at komme i gang:

Sæt klare mål. Før du starter dit møde, skal du tage dig tid til at tænke over, hvad du håber at opnå. Hvilke mål ønsker du at drøfte? Hvilke udfordringer vil I tage op? Hvis du har klare mål, vil det hjælpe dig med at holde fokus og få mest muligt ud af din tid.

Planlæg dagsordenen. Når du kender dine mål, kan du begynde at planlægge, hvordan mødet skal afvikles. Dagsordenen bør indeholde en blanding af diskussionsemner, opdateringer og handlingspunkter. Sørg for, at der er tid til åbne diskussioner og spørgsmål. Send den ud på forhånd, så du har tid til at få feedback.

Få en mødeleder til at lede mødet. Det skal være en person, der kan hjælpe med at holde diskussionen på sporet og sikre, at alle har mulighed for at deltage.

Opmuntre alle til at deltage. Det betyder, at alle skal have mulighed for at komme til orde og dele deres idéer.

Vær respektfuld over for alles tid. Hold mødet på sporet, og lad det ikke gå over tiden.

Følg op på de punkter, der skal tages op. Efter mødet skal du sørge for, at alle ved, hvad de har ansvaret for, og at de har de ressourcer, de har brug for til at udføre deres opgaver. En opfølgende e-mail er en god måde at gøre dette på.

Hvordan Doodle kan hjælpe dig med at planlægge dit kvartalsmøde

Doodle er et planlægningsværktøj, der er elsket over hele verden.

Det giver dig mulighed for at skabe en afstemning og bede teamet om at angive deres tilgængelighed til et møde. De kan derefter stemme om de tidspunkter, hvor de er tilgængelige. I løbet af få minutter kan du se, hvilke tidspunkter der fungerer bedst for alle, og sende invitationen. Det giver dig mulighed for at fokusere på det vigtigere forberedelsesarbejde for at få et godt møde.

For yderligere læsning, overvej: https://doodle.com/da/financial-committee-meeting/