Strumenti di gestione del calendario e loro utilità

Non è un segreto che a Doodle amiamo i calendari, l'organizzazione e i sondaggi. Crediamo che i professionisti, i privati, gli studenti e tutti coloro che si trovano in una posizione intermedia debbano utilizzare un calendario e sfruttare gli strumenti di gestione per raggiungere il successo. Vediamo cos'è la gestione del calendario e come gli strumenti di gestione possono aiutarvi a raggiungere un'organizzazione ottimale.

La definizione

La gestione del calendario è il processo di definizione delle priorità del tempo e di gestione della vita attraverso l'uso di un calendario. Sebbene si tratti di un'abilità cognitiva essenziale, necessaria per gli uomini d'affari e per la maggior parte degli individui, solo pochi la padroneggiano. Che siate interessati ai calendari cartacei di una volta, agli aiutanti digitali o a qualsiasi altra soluzione intermedia, riuscirete a raggiungere i vostri obiettivi quando troverete un sistema che funzioni per voi. La vera gestione del calendario si basa sulla pianificazione del calendario stesso e sulla comprensione del proprio tempo e di come impiegarlo al meglio.

I vantaggi degli strumenti di gestione del calendario

L'uso di tecniche efficienti di organizzazione del calendario vi garantirà una buona gestione, una strategia e un'efficacia sia nelle giornate di lavoro che in quelle occasionali. Se la tecnica è quella giusta, i vantaggi di una nuova visione, collaborazione e organizzazione saranno infiniti. Vediamo alcuni dei principali vantaggi di una gestione efficace del calendario con strumenti efficienti:

• Organizzazione - Una gestione ottimale vi dà il controllo completo, consentendovi di mantenere i motori accesi alla massima velocità. Che siate professionisti dell'amministrazione, assistenti esecutivi, amministratori delegati o genitori casalinghi che presiedono il club dei biscotti dei vostri figli, avete bisogno di un'agenda. Mancare agli appuntamenti e dimenticare le scadenze è una parte frustrante e fin troppo comune della vita.

• Collaborazione - Pianificare senza problemi riunioni ed eventi con un'agenda di aiuto rende la collaborazione una passeggiata! Con pochi clic è possibile assegnare il tempo a poche o decine di persone, mantenendo solide relazioni professionali e/o occasionali con i partecipanti. Le doppie prenotazioni, le riunioni mancate o le opportunità trascurate appartengono al passato quando si pratica una corretta gestione del calendario.

• Risultati - L'utilizzo di strumenti di aiuto per il calendario garantisce che tutti i vostri obiettivi chiave siano adeguatamente prioritari, consentendovi di perseguire livelli più elevati di risultati senza trascurare le altre responsabilità. Date la giusta priorità agli obiettivi a lungo e a breve termine, utilizzando un calendario funzionale e specificamente adattato a voi e a tutte le cose che volete raggiungere.

• Efficienza - Quando stabilite un processo sistematico, aprite le porte a possibilità di risparmio di tempo. Ogni minuto sprecato a desiderare di essere organizzati è un minuto che avrebbe potuto essere impiegato per il vostro successo. Non stiamo dicendo che per avere successo dovete pianificare noiosamente ogni singolo secondo della vostra giornata. Tuttavia, vi incoraggiamo a prevedere dei blocchi di tempo per il lavoro, il fitness, gli appuntamenti e altri aspetti importanti della vita.

• La gestione del calendario non riguarda solo l'oggi, il domani e l'inizio della prossima settimana. I calendari vi forniscono un vero e proprio registro del vostro tempo passato, presente e futuro. Capire dove è stato speso il vostro tempo e lo scopo della spesa vi aiuta a diventare più organizzati ed efficienti per scopi e obiettivi futuri.

Migliori pratiche per la gestione del calendario

Ora che si conoscono la definizione e i vantaggi, diamo un'occhiata alle migliori pratiche per la gestione del calendario utilizzando gli strumenti di aiuto al calendario:

• Utilizzare i calendari per tutto - Sebbene i calendari siano comunemente utilizzati per riunioni ed eventi, possono essere usati per molto altro. Utilizzate il vostro calendario per tenere traccia di tutte le vostre esigenze di pianificazione, come scadenze, ferie e promemoria. L'uso del calendario per allocare il tempo per il brainstorming, l'esercizio fisico, i giorni dedicati alla cura di sé e altri piani personali è una necessità tanto quanto l'uso del calendario per le riunioni settimanali.

• Progettare un sistema di codifica** - Personalmente crediamo che i colori, gli evidenziatori, gli adesivi e gli altri strumenti di aiuto al calendario siano fatti apposta per i calendari. Ovviamente siamo di parte, ma i fatti sono fatti! Create un sistema di codifica che funzioni al meglio per voi e per le vostre esigenze. Selezionate i colori per organizzare i promemoria, i programmi di viaggio, le riunioni ricorrenti, gli obblighi delle operazioni aziendali interne, gli appuntamenti con i clienti e altro ancora. Il meglio è che al giorno d'oggi i calendari digitali sono dotati di numerosi strumenti organizzativi facilmente accessibili.

• Impostare più fusi orari** - Se avete rapporti di lavoro internazionali, probabilmente lavorate con persone con fusi orari diversi. Semplificate la pianificazione coordinando gli orari di tutti i partecipanti ai rispettivi fusi orari. Non volete mai che i partecipanti a una riunione o a un evento siano esclusi perché vivono altrove. Assicuratevi che tutti siano disponibili negli orari migliori con pochi clic.

• Allocare il tempo - Anche se spesso viene trascurato, l'allocazione di tempo specifico per la gestione del calendario è una delle fasi più importanti per gestire un calendario di successo. Dedicate del tempo all'organizzazione delle vostre agende giornaliere, settimanali e mensili.

• Integrare** - Non ha senso che una persona abbia più calendari, non è efficiente in nessun modo. Integrate i vostri calendari preferiti con i vostri calendar helper per garantire una programmazione e una pianificazione del tempo senza soluzione di continuità su tutte le piattaforme. Riteniamo inoltre importante sottolineare che non bisogna avere paura di unire i calendari personali e aziendali in un unico luogo.

• Risparmiare tempo - Con un software facile da usare, il coordinamento del tempo tra decine di colleghi può essere fatto in pochi minuti. Tutto ciò che dovete fare è creare un sondaggio con diverse opzioni di orario e consentire ai partecipanti di scegliere l'orario più adatto a loro e ai loro impegni. In questo modo, sarete in grado di pianificare qualsiasi riunione o evento in un orario in cui sapete che tutti saranno disponibili.

Inizia oggi con Doodle!

Coordinate gli orari con decine di persone, pianificate eventi, raccogliete opinioni e molto altro con Doodle! Siamo orgogliosi del fatto che il nostro software di gestione del calendario sia popolare sia nel mondo professionale che in quello personale. Se volete organizzare la vostra agenda e aumentare la produttività nella vostra vita quotidiana, create un Doodle oggi stesso!