7 consigli per riunioni efficaci 1:1 con i rapporti diretti

Avvicinatevi. Vi svelerò un segreto. Ho appena scoperto qualcosa di incredibile. Non una cosa sorprendente alla Buzzfeed, tipo "Non indovinerai mai cosa ha trovato sotto il suo bidone della spazzatura", ma una cosa genuinamente e paradigmaticamente sorprendente. È emerso che le riunioni one-to-one sono in realtà destinate a essere piacevoli.

Avendo avuto a che fare con entrambi i lati del rapporto dipendente-dirigente, ho sempre dato per scontato che le riunioni one-to-one siano qualcosa che entrambi fate del vostro meglio per rimandare o riprogrammare fino a quando non è più possibile rimandare. A quel punto, accettate educatamente di soffrire insieme.

È emerso che non solo i colloqui one-to-one possono essere incredibilmente appaganti per i dipendenti, in quanto offrono un'opportunità di feedback onesto, coaching e costruzione di un rapporto con il proprio manager, ma sono anche un'opportunità altrettanto preziosa per i manager. L'ex CEO di Intel, Andy Grove, ha dichiarato che gli incontri 1:1 produttivi offrono un ritorno sull'investimento pari a 10 volte per i manager.

Se questo non è abbastanza convincente, multinazionali come GE e Adobe sono riuscite a sostituire la routine della valutazione annuale delle prestazioni - sicuramente non piacevole né per i manager né per i dipendenti - con incontri 1:1 più costanti, e Adobe ha registrato una riduzione del 30% del turnover.

Esistono numerosi strumenti di gestione dei talenti in grado di misurare il battito cardiaco dell'organizzazione, di controllare i livelli di coinvolgimento e persino di occuparsi delle esigenze di microapprendimento. Il ruolo di leadership di oggi è incentrato sulle soft skills. Le soluzioni automatizzate non possono sostituire questo tipo di tempo di qualità da persona a persona.

La pandemia COVID-19 ha accelerato il nostro passaggio a un mondo di lavoro sempre più virtuale e remoto, rendendo le riunioni 1:1 sempre più cruciali per comunicare la cultura, allineare la strategia e creare fiducia con i dipendenti.

Iniziare con la mentalità

Sia come dipendente che come manager, prima di partecipare alle riunioni 1:1 avevo un atteggiamento sbagliato: le vedevo come faccende che mi trattenevano da compiti più importanti, piuttosto che come le fasce orarie più critiche del mio programma settimanale. Se questo è un comportamento che riconoscete in voi stessi, allora è il momento di cambiare mentalità, perché è probabile che portiate un'aria di negatività in tutti i vostri incontri one-to-one.

Pensate a come impostate il vostro tempo 1:1 con i vostri riporti diretti. Se avete un numero di riporti diretti pari o inferiore a cinque, dovreste organizzare incontri 1:1 ogni settimana. Se avete più di cinque dipendenti, va bene tenere incontri 1:1 bisettimanali.

Alcuni manager hanno più energia e ritengono che le loro abilità sociali siano più in sintonia al mattino. Assicuratevi che la fascia oraria delle 9 del mattino sia riservata ogni giorno alle riunioni con i dipendenti. Altri manager preferiscono riservare un'intera giornata alla settimana e fare tutti i colloqui individuali in quel giorno. Non c'è una risposta univoca per tutti, ma scegliete un approccio che vada bene per voi, in modo che i vostri dipendenti ottengano il meglio da voi in quel periodo.

Siate preparati

C'è un famoso detto in informatica: garbage in, garbage out. Alcune aziende farebbero bene ad appendere un cartello con queste quattro parole nelle loro sale riunioni. Quando la preparazione e la pianificazione delle riunioni sono spazzatura, c'è da stupirsi se alla fine le riunioni sono una perdita di tempo?

Condividete un ordine del giorno prima di tutte le riunioni 1:1. Non deve essere necessariamente lungo. Non è necessario che sia lungo o dettagliato e la responsabilità dell'ordine del giorno deve essere condivisa tra il dipendente e il manager.

Chiarite i risultati che volete ottenere dalla conversazione. Ad esempio, se si discute dello sviluppo personale di un dipendente, si deve lasciare l'incontro con i passi successivi concordati o ci si limita a introdurre l'argomento e a fornire alcune idee?

Non stressatevi troppo. L'incontro 1:1 è concepito come una conversazione, quindi non è necessario attenersi strettamente a un ordine del giorno come in altre riunioni. Tuttavia, l'ordine del giorno serve a garantire che tutti i punti importanti vengano discussi.

Stabilite un orario ricorrente

Per quanto siano ottimi i vostri incontri 1:1 con i riporti diretti, saranno efficaci solo se si svolgeranno con costanza e regolarità. Più facile a dirsi che a farsi. Quasi il 70% dei manager riconosce di avere difficoltà a destreggiarsi tra le responsabilità verso i propri riporti diretti e gli altri compiti.

Il modo più semplice per raggiungere la coerenza è organizzare incontri individuali alla stessa ora e nello stesso giorno ogni settimana. Tuttavia, le vacanze, le scadenze dei progetti e le riunioni ad alta priorità possono rendere questo impegno irrealistico. È ancora più difficile per i manager di team impegnati in turni di lavoro.

È qui che gli strumenti di pianificazione intelligenti valgono tanto oro quanto pesano. I manager possono identificare gli orari in cui sono disponibili, condividerli con i loro team e poi i singoli individui possono scegliere l'orario più conveniente per il loro 1:1. È particolarmente utile per i dipendenti nuovi o riservati che si sentono riluttanti o indegni di prenotare il tempo nell'agenda già piena di un manager. Il manager offre su base volontaria le fasce orarie disponibili e i dipendenti scelgono quella che va meglio.

Pensare in modo flessibile

In un certo senso, la riunione individuale è una discussione aperta con tutti gli argomenti sul tavolo. Tuttavia, i manager dovrebbero evitare di annettere l'intera riunione agli aggiornamenti di stato che dovrebbero essere condivisi nelle riunioni di team o in altri canali di comunicazione. È un modo sicuro per frustrare i membri del team.

Oltre a questo, è bene accettare la natura meno formale dei colloqui individuali e chiedere ai dipendenti se sono soddisfatti del loro lavoro o se si informano sui loro rapporti con gli altri membri del team. Assicuratevi però che la conversazione non scenda nel pettegolezzo.

Perché non portare questi incontri al di fuori della solita sala riunioni formale? Potreste fare le vostre riunioni 1:1 durante una passeggiata, un caffè o un pranzo. Assicuratevi di concentrarvi sui vostri collaboratori diretti e di non essere distratti da altri commensali o colleghi che si fermano a prendere un caffè.

Non evitate di andare sul personale

Durante una conversazione 1:1 è bene adottare un tono un po' più personale rispetto a una riunione di team.

Chiedete a un dipendente della sua vita privata. La loro vita professionale ha un impatto negativo sulla loro vita personale? C'è qualcosa che potete fare come manager o organizzazione per ridurre l'attrito tra lavoro e vita privata?

Incoraggiate tutti i collaboratori diretti a considerare i colloqui individuali come uno spazio sicuro e confidenziale in cui poter parlare con franchezza.

Incoraggiate i vostri diretti collaboratori a darvi un feedback onesto sulle vostre prestazioni in ogni incontro individuale. Questo vi aiuterà a migliorare come manager e a creare un rapporto di fiducia.

Affinate le vostre soft skills

I dipendenti moderni non sono alla ricerca di manager eroi ispirati. Quando si chiede loro quali siano le caratteristiche più critiche dei manager, la maggior parte delle persone indica tratti come l'essere un eccellente comunicatore, il non fare il micro-manager e il trattare i dipendenti in modo equo.

Prima di iniziare ogni incontro individuale con un diretto collaboratore, stilate una lista di controllo mentale (o forse anche una vera e propria lista di controllo scritta) che indichi, ad esempio, l'apertura mentale e la pazienza. Ricordatevi di partire dai punti di forza di un dipendente prima di passare alle opportunità di crescita.

Siate un ascoltatore attivo

Tutti conosciamo quel manager che passa i primi tre quarti dell'incontro one-to-one a parlare della sua giornata piena di impegni, o che finge di fare una domanda su di voi prima di entrare nel suo soliloquio in prima persona. Non siate quel manager.

Ascoltate in modo mirato e attivo ciò che il vostro collaboratore sta dicendo e prendete appunti per aiutarvi a ricordare la conversazione e per indurvi a dare un seguito. Cercate di non interrompere, anche se avete un'ottima osservazione da fare. E cominciate sempre con l'essere completamente e incondizionatamente dalla parte del vostro collaboratore.

L'ultimo punto è il più importante di tutti e anche la riunione one-to-one più ben gestita fallirà senza di esso. Dopo ogni incontro, inviate un rapido riepilogo di ciò che avete discusso, ricordate al vostro diretto collaboratore i passi successivi che si è impegnato a compiere e riassumete i vostri punti d'azione, stabilendo anche le aspettative per i tempi e la portata delle vostre azioni.

Seguite questi sette punti e diventerete un'autorità in materia di riunioni one-to-one con il team più impegnato e produttivo dell'organizzazione. Potrete poi sorprendere tutti dicendo che le riunioni one-to-one sono il segreto del vostro successo.

Per sapere come gli strumenti di pianificazione intelligenti possono rendere facile e veloce la programmazione delle riunioni 1:1 con il vostro team, consultate il nostro white paper, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms. "**