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Una programmazione efficiente è fondamentale per mantenere la produttività delle vostre giornate di lavoro e l'equilibrio della vostra vita professionale. Sapevate che una efficace programmazione può farvi risparmiare fino a 45 minuti alla settimana? In un anno, ciò equivale a quasi 40 ore - un'intera settimana lavorativa - solo grazie a una migliore programmazione.
La routine della programmazione di riunioni, chiamate e appuntamenti può essere un killer della produttività anche per i più organizzati. Destreggiarsi tra fusi orari, preferenze e disponibilità non è un compito facile. Combinando due degli strumenti preferiti al mondo - Doodle e Outlook Calendar - è possibile automatizzare il processo e recuperare la giornata.
Vediamo come iniziare a risparmiare tempo oggi stesso.
Condividere il calendario di Outlook con Doodle
Non si tratta necessariamente di Outlook Calendar contro Doodle, ma di Outlook Calendar con Doodle.
L'integrazione tra Outlook Calendar e Doodle rende più efficiente la pianificazione di eventi e riunioni. Esistono due modi per collegarsi a Doodle. Vediamoli.
Il primo modo consiste nel collegare Office 365 a Doodle.
Andate su "Impostazioni account" nel vostro account Doodle. Fate clic su "Calendari collegati" e poi su "Collega" accanto a Office 365.
Una volta collegato, è possibile utilizzare Doodle per programmare eventi e riunioni, che verranno automaticamente aggiunti al calendario.
In alternativa, accedete alla vostra casella di posta e attivate Doodle Outlook Add-in.
Per farlo, create un nuovo messaggio, quindi fate clic sui tre punti in basso e su "Ottieni componenti aggiuntivi".
Cercare Doodle, quindi accedere. Una volta effettuato l'accesso, sulla destra appariranno le Pagine di prenotazione, i Sondaggi di gruppo e gli 1:1, oppure sarà possibile crearne uno nuovo.
Ogni volta che inviate un Sondaggio di gruppo o condividete il link della vostra pagina di prenotazione, una volta trovato un orario dai vostri partecipanti, Doodle lo aggiungerà automaticamente al vostro calendario.
Inoltre, i partecipanti vedranno solo gli orari in cui avete scelto di essere disponibili, evitando così di fare doppie prenotazioni o di essere sovraccaricati da troppe riunioni.
Come creare una pagina di prenotazione sincronizzata con il calendario di Outlook
Creare una pagina di prenotazione è molto semplice e rappresenta un ottimo modo per automatizzare i vostri impegni.
Per iniziare, accedete al vostro account Doodle. Una volta entrati, cliccate sul pulsante "Crea una nuova pagina di prenotazione" sulla destra della dashboard.
Compilate il titolo, la descrizione e il luogo (se di persona o online). Quindi, decidete se la pagina di prenotazione è per voi o se state usando la funzione Hosts (solo per i piani Doodle Professional Team ed Enterprise) per prenotare riunioni per conto di qualcun altro.
Nella sezione successiva, decidete la vostra disponibilità e per quanto tempo le persone possono prenotare con voi. Facendo clic sull'opzione "impostazioni di potenza", è possibile aggiungere tempi di attesa tra le riunioni, un numero massimo di appuntamenti al giorno, modificare il fuso orario e altro ancora.
Verificate poi che il calendario giusto sia collegato alla pagina di prenotazione. È possibile modificare il calendario nelle "Impostazioni account" o aggiungere un altro calendario se si desidera che vengano presi in considerazione gli orari di più persone.
Una volta terminato, basta premere "Crea pagina di prenotazione" e si può iniziare subito a condividere il link.
Con la Pagina di prenotazione di Doodle sincronizzata con il calendario di Outlook, potete rilassarvi sapendo che non avrete mai più una doppia prenotazione. Ad esempio, tutti gli eventi estratti dalla casella di posta elettronica, come le prenotazioni di voli, saranno automaticamente aggiunti al vostro calendario, quindi Doodle non considererà quegli orari come disponibili.
Non dovrete più andare avanti e indietro ad aggiornare il calendario manualmente.
Integrare il calendario con altre app e strumenti tramite Doodle
Quando Doodle è collegato al calendario di Outlook, è possibile sfruttare Microsoft Teams per le riunioni virtuali. Ciò significa che le videoconferenze sono facili come un clic.
Tuttavia, non è possibile utilizzare solo Microsoft Teams. Doodle si collega anche a Zoom, Webex e Google Meet.
Se volete collegare un altro strumento di videoconferenza al vostro account Doodle, andate nelle "Impostazioni dell'account" e cliccate su "App e integrazioni".
L'integrazione con Zoom è disponibile sui piani gratuiti, mentre gli altri richiedono un account Professional.
Decidete quale strumento volete usare e fate clic su "Connetti". Verrà visualizzata la pagina di accesso. Inserite i dati del vostro account per lo strumento che volete aggiungere e il gioco è fatto. Ora, ogni volta che andrete su Pagina di prenotazione, Sondaggio di gruppo o 1:1 e selezionerete la videoconferenza, avrete la possibilità di utilizzare lo strumento che avete appena collegato.
Se volete portare Doodle a un livello superiore e integrarlo veramente nel vostro flusso di lavoro, potete farlo senza codice attraverso Zapier. Come nel caso delle videoconferenze, basta accedere alla scheda Applicazioni e integrazioni nelle impostazioni dell'account, fare clic su "Avvia configurazione" sotto Zapier e creare gli Zap necessari.
L'integrazione di Doodle e del calendario di Outlook vi aiuterà a recuperare la giornata e a liberare tempo per cose più importanti, sia professionali che personali.
