Kanban 101: organizzare le attività per migliorare il flusso di lavoro

Il Kanban è uno dei modi più efficaci per organizzare il lavoro. Che si tratti di gestire un team o di lavorare da soli, questo sistema visivo aiuta a stabilire le priorità in modo più efficace, mantenendo il flusso di lavoro in movimento.

Il Kanban rende visibile il vostro lavoro. Si suddividono i compiti in schede (note anche come ticket o issue), si spostano in colonne come "da fare", "in corso" e "fatto" e si ottiene un'immagine chiara della situazione.

Che cos'è il Kanban?

Il Kanban è un metodo di gestione visiva delle attività progettato per aiutare a monitorare i progressi e a gestire i carichi di lavoro in tempo reale. Sviluppato inizialmente dalla Toyota per ottimizzare i processi di produzione, è oggi uno dei metodi preferiti per lo sviluppo di software, il content marketing e le operazioni di gruppo.

Il sistema è semplice: un tabellone rappresenta il flusso di lavoro, le colonne rappresentano le diverse fasi (ad esempio, pianificazione, in corso, completamento) e le schede rappresentano i singoli compiti o elementi del lavoro. Quando si termina un'attività, si sposta la tessera sulla lavagna per riflettere il suo stato. Kanban è un sistema chiaro, che permette di vedere lo stato di avanzamento dei lavori con un semplice sguardo.

Come impostare la lavagna Kanban

Potete usare una lavagna fisica con note adesive o una digitale come Trello, Notion o Asana. Mantenetela semplice: la perfezionerete man mano. Ecco come costruire e utilizzare la lavagna:

1. Impostate le vostre colonne: Iniziate con le colonne di base come "da fare", "in corso" e "fatto". A seconda del vostro flusso di lavoro, potete personalizzare con ulteriori fasi. Ad esempio, la pipeline di creazione dei contenuti potrebbe avere "In attesa di feedback" o "In programma".

2. Creare le schede delle attività: Ogni attività o elemento di lavoro ha la sua scheda. Mantenete titoli brevi ma precisi e aggiungete dettagli come scadenze, liste di controllo o assegnatari, se necessario.

3. Limitare i lavori in corso (WIP): Per rimanere concentrati ed evitare il sovraccarico, limitate il numero di attività che possono essere presenti contemporaneamente nella colonna dei lavori in corso.

4. Spostare le attività man mano che si procede: Spostate le schede nella colonna successiva man mano che il lavoro procede. In questo modo si visualizzano i progressi e si possono individuare tempestivamente i blocchi.

5. Esaminare regolarmente: Ogni giorno o ogni settimana, controllate la vostra lavagna per ridefinire le priorità, eliminare le attività obsolete e assicurarvi che nulla sfugga alle vostre maglie.

Qual è la differenza tra Kanban e Scrum?

Kanban e Scrum appartengono alla famiglia Agile, ma funzionano in modi molto diversi.

Lo Scrum si basa su sprint strutturati e a tempo (di solito due settimane) in cui i team si impegnano a completare un insieme fisso di attività. Il processo prevede la presenza di uno Scrum Master e/o di un Product Owner e di riunioni regolari come la pianificazione degli sprint, le revisioni e le retrospettive. Scrum è ideale per i team interfunzionali che lavorano allo sviluppo di prodotti complessi.

Kanban, invece, è continuo. Non ci sono sprint o ruoli. I compiti vengono inseriti man mano che la capacità lo consente, con l'obiettivo di far fluire il lavoro. È particolarmente utile per il lavoro meno prevedibile, come la gestione delle richieste dei clienti, delle pipeline di contenuti o delle operazioni in corso del team.

Kanban è Agile o Lean?

La risposta è breve? Entrambi.

Il Kanban affonda le sue radici nella produzione Lean, che enfatizza l'efficienza, la riduzione degli sprechi e l'ottimizzazione del flusso. Nel corso del tempo, è stato adottato nelle pratiche Agile per la sua attenzione al miglioramento continuo.

I principi Lean aiutano a eliminare i colli di bottiglia e a snellire il lavoro. I principi Agile danno la priorità all'adattabilità, alla comunicazione e alla fornitura rapida di valore. Kanban li unisce: incoraggia la trasparenza del team, aiuta a individuare tempestivamente i ritardi e sostiene una cultura del miglioramento senza processi pesanti.

Come il Kanban aumenta la produttività

Quando iniziate a organizzare il vostro lavoro con Kanban, è più facile identificare ciò che vi rallenta. Potreste accorgervi che la colonna "Fare" è sovraccarica o che troppi compiti sono bloccati in attesa di altri. Questa visibilità rende più facile gestire le priorità e ridurre il multitasking.

È meno probabile che si salti da un'attività all'altra o che si dimentichino le cose importanti da fare. Sia che stiate lavorando all'amministrazione o al marketing, sia che stiate saltando tra una riunione e l'altra, potete tenere tutto sotto controllo senza sentirvi sopraffatti. Inoltre, è possibile utilizzare ausili visivi come la codifica a colori delle attività per favorire la concentrazione.

Dove la programmazione incontra il flusso: Kanban + Doodle

L'organizzazione dei compiti con Kanban porta chiarezza, ma rimanere nel flusso significa gestire il proprio tempo in modo altrettanto efficace. È qui che uno strumento di pianificazione come Doodle può essere utile.

Immaginate di aver tracciato i vostri compiti sulla vostra lavagna Kanban. Invece di perdere lo slancio con le e-mail di pianificazione, Doodle vi aiuta a fissare riunioni, colloqui e sessioni senza attriti. Che si tratti di chiamate 1:1, di coordinare riunioni di team o di offrire sessioni prenotabili attraverso la pagina di prenotazione, Doodle si inserisce nel vostro flusso di lavoro.

Abbinando il metodo Kanban a Doodle, potete ridurre le interruzioni e concentrarvi sul lavoro che fa progredire i vostri obiettivi. Gestione visiva delle attività e pianificazione senza soluzione di continuità? È un miglioramento della produttività che vale la pena di fare.