Essere pagati velocemente: consigli intelligenti per il pagamento dei tutor

"Le fatture digitali vengono pagate fino a quattro volte più velocemente di quelle cartacee". Questa scoperta di QuickBooks mi ha fatto alzare la testa, perché tutti i tutor con cui parlo si lamentano della lentezza degli assegni e delle interminabili verifiche. Già lottiamo per mantenere gli studenti impegnati; la ricerca dei pagamenti non deve essere un'altra lezione non pagata.

Il tutoraggio privato sta prosperando. I dati dell'OCSE mostrano che le famiglie dei Paesi membri forniscono oggi circa un dollaro ogni undici spesi per l'istruzione primaria e secondaria, in gran parte per lezioni extra. L'UNESCO avverte che questo settore in forte espansione può ampliare le disuguaglianze se i tutor non hanno standard chiari, sia finanziari che pedagogici. Eppure molti insegnanti di talento si affidano ancora a bonifici bancari ad hoc o a contanti sgualciti perché la creazione di un sistema migliore sembra scoraggiante.

Un recente rapporto di EducationWeek ne coglie il risultato: con la fine degli aiuti COVID, alcuni distretti non possono più finanziare il tutoraggio, costringendo i tutor indipendenti a fatturare direttamente alle famiglie e ad aspettare settimane per ottenere i soldi già guadagnati. Se si aggiunge il 3,49% più una commissione fissa che PayPal applica per un pagamento standard, si capisce perché ogni punto percentuale è importante quando il margine è di una sola lezione.

Dalla mia scrivania a Doodle, dove aiuto gli insegnanti a coordinare i programmi, ho imparato che il vero guadagno arriva quando i pagamenti, i calendari e i link ai video fluiscono insieme. Confermando uno slot, il discente vede una stanza Zoom e una fattura automaticamente temporizzata, evitando così le domande: "Hai ricevuto la mia e-mail?".

Di seguito sono riportate cinque modifiche testate sul campo che vi permetteranno di avere più soldi in tasca e meno stress la domenica sera.

1. Mettete per iscritto la vostra politica di pagamento (prima/dopo)

Prima di "Paga quando va bene".

Dopo "Il pagamento deve essere effettuato entro 24 ore da ogni sessione tramite PayPal, Venmo o carta di credito. I pagamenti tardivi sospendono la programmazione".

La National Tutoring Association raccomanda di indicare prezzi, scadenze e metodi accettabili prima della prima lezione, in modo che le famiglie non si chiedano mai cosa succederà dopo. Una politica chiara vi evita anche imbarazzanti solleciti.

2. Offrite opzioni senza attriti

La regola è semplice: più è facile cliccare su "Paga", prima si viene pagati. Di seguito è riportata un'istantanea dei canali più comuni.

Le famiglie possono ancora pagare in contanti, con Zelle o con un altro metodo gratuito, se preferiscono, ma la maggior parte di loro preferisce la comodità di una carta già memorizzata nel vostro sistema. Un rapido checkout con carta su file consente ai genitori di confermare la lezione e di andare avanti senza dover cercare il portafoglio. Per le sessioni one-to-one, menzionate anche Venmo. Molti genitori lo utilizzano già per i soldi della pizza, per le recite di pianoforte e per il calcetto del fine settimana, quindi l'abitudine risulta naturale. Ricordate però che ogni canale di pagamento ha i suoi tempi di elaborazione e la sua struttura tariffaria, che influisce sia sul vostro flusso di cassa che sui vostri prezzi.

Dopo questi punti, le grandi lezioni si riducono a cinque semplici promemoria:

• Scegliete due opzioni digitali in modo che i genitori abbiano sempre un ripiego.

• Mettete in bella vista qualsiasi sovrapprezzo, perché la chiarezza è meglio della sorpresa.

• Orientate i pacchetti più grandi e con più lezioni verso i bonifici bancari per evitare le commissioni della carta.

• Riconciliate le transazioni ogni settimana, in modo che i pagamenti mancanti non si accumulino.

• Memorizzate ogni ricevuta all'interno del vostro sistema di gestione dell'apprendimento per una ricerca rapida.

3. Inviare fatture intelligenti: DOMANDE E RISPOSTE

D: Ho davvero bisogno di un software di fatturazione? R: Sì, se insegnate a più di tre studenti. QuickBooks riferisce che i tutor che utilizzano i suoi modelli mobili fatturano in "pochi tap" e appaiono più professionali ai genitori.

D: Quando deve essere emessa una fattura? R: Immediatamente o, meglio ancora, programmandola in modo che scatti quando Doodle segna lo slot come "frequentato".

D: Posso raggruppare le lezioni? R: Stripe vi permette di impostare fatture ricorrenti, in modo che le famiglie paghino in anticipo per quattro o otto sessioni e voi evitiate cali di liquidità a metà semestre.

4. Automatizzare le sollecitazioni gentili

L'Automated Clearing House sposta i fondi quattro volte ogni giorno lavorativo e ha elaborato 8,5 miliardi di pagamenti lo scorso trimestre. Abbinando questa velocità a un promemoria automatico, la maggior parte delle fatture viene saldata mentre si prepara il tè. Nel vostro calendario Doodle, aggiungete un buffer di cinque minuti dopo la lezione. Questa pausa dà all'LMS il tempo di sincronizzare le presenze, inviare il promemoria e registrare il pagamento. Non c'è bisogno di copiare manualmente i link di Zoom e certamente non c'è bisogno di una seconda e-mail.

5. Essere intelligenti dal punto di vista fiscale e dormire meglio

L'Agenzia delle Entrate considera il tutoraggio come un lavoro autonomo, il che significa che dovete pagare sia l'imposta sul reddito che quella sul lavoro autonomo. La pubblicazione 525 illustra le detrazioni per le forniture, il software e persino l'abbonamento a Zoom collegato a Doodle. Conservate le ricevute digitali all'interno di QuickBooks, esportatele trimestralmente e le dichiarazioni di aprile passeranno dal panico alla routine.

Piano d'azione in sintesi

1. Redigete un regolamento di una sola pagina che illustri le tariffe, le date di scadenza, le spese di mora e i metodi accettati.

2. Attivate due circuiti di pagamento digitale , ad esempio Stripe e ACH, per avere una maggiore ridondanza.

3. Collegate le fatture al vostro strumento di pianificazione, in modo che ogni sessione confermata attivi la fatturazione.

4. Programmate promemoria automatici dopo 24 ore; mantenete una formulazione amichevole e coerente.

5. Riconciliare i registri fiscali mensilmente, mentre i ricordi sono ancora freschi.

Pensiero conclusivo

Ogni ora non pagata ruba tempo alla preparazione della lezione o a una lunga passeggiata all'aperto. Quale singolo aggiornamento - collegare Stripe, rendere più rigorosa la vostra politica o ritagliarvi un margine di cinque minuti - metterete alla prova questa settimana?

Elenco delle fonti

1. Centro risorse QuickBooks - 20 modi per far sì che i clienti paghino più velocemente fatture e ricevute

2. Stripe - Elaborazione automatizzata delle fatture: Una guida per le aziende

3. PayPal - Tariffe per commercianti e aziende

4. Nacha - Statistiche sul volume e sul valore della rete ACH

5. OCSE - L'istruzione a colpo d'occhio 2023

6. UNESCO - Regolamentare il tutoraggio privato per il bene pubblico

7. EducationWeek - I programmi di tutoraggio sono nel limbo dopo la scadenza degli aiuti COVID

8. IRS - Pubblicazione 525: reddito imponibile e non imponibile