5 modelli di riunione di cui ogni consulente ha bisogno

In qualità di consulente, il tuo calendario determina le tue entrate. Eppure ogni settimana perdi ore per inviti disordinati, agende poco chiare e riprogrammazioni dell'ultimo minuto. I clienti si aspettano che tu guidi il processo, non che insegua le e-mail o che ricostruisca il piano prima di ogni chiamata.

I modelli di riunione cambiano le cose. Con alcuni schemi ripetibili e una pianificazione intelligente, puoi prenotare più velocemente, stabilire aspettative chiare e mantenere ogni sessione focalizzata sui risultati.

In questa guida troverai cinque modelli di riunione per consulenti pronti all'uso. Ognuno di essi include un ordine del giorno, delle caselle di tempo, una lista di controllo per la preparazione, un esempio di invito e suggerimenti per l'organizzazione in Doodle.

Usa un modello o tutti e cinque. In entrambi i casi, passerai meno tempo ad amministrare e più tempo a consigliare i clienti.

La sfida dei consulenti

I consulenti si destreggiano tra chiamate di scoperta, workshop, aggiornamenti sullo stato di avanzamento e revisioni esecutive, spesso tra più clienti e team. Il campo d'azione cambia. Le priorità si muovono velocemente.

Punti dolenti comuni:

• Infinite e-mail di risposta per trovare un orario.

• Riunioni che si protraggono a lungo senza prendere decisioni

• Preparazione poco chiara che fa sprecare i primi 15 minuti

• Mancati arrivi o arrivi in ritardo

• Follow-up manuale che sfugge al controllo.

I modelli abbinati a strumenti di pianificazione intelligenti ti permettono di riprendere il controllo del tuo processo e del tuo tempo.

Perché le riunioni strutturate sono importanti per i consulenti

Le ore fatturabili e l'esperienza del cliente dipendono dalla struttura. Quando le tue riunioni seguono una struttura coerente, puoi:

• Proteggi il tempo nel tuo calendario

• Crei fiducia grazie a risultati prevedibili

• Accorcia i cicli di vendita grazie a proposte e scoperte chiare

• Mantenere i progetti in carreggiata con proprietari e fasi successive definite.

Con Doodle puoi prenotare le persone giuste al momento giusto, inserendo la tua agenda in ogni invito. Collega il tuo calendario, aggiungi un link video e lascia che i clienti scelgano tra le tue disponibilità reali. Meno giochetti, più risultati.

Modello 1: chiamata di scoperta

Utilizzala quando un nuovo cliente vuole esplorare l'idoneità o l'ambito di applicazione. Punta a 30 minuti.

Ordine del giorno

Lista di controllo preliminare

• Esamina il sito web e LinkedIn del candidato

• Scrivi tre domande chiarificatrici su budget o tempistiche

• Prepara un esempio di caso rilevante

Esempio di invito

Oggetto: Telefonata di scoperta per chiarire gli obiettivi e i prossimi passi da compiere

Corpo: Grazie per il tuo interesse. Esamineremo i tuoi obiettivi, lo stato attuale e un piano di alto livello. Ti preghiamo di essere pronto a condividere le tue due principali priorità e le tempistiche di decisione.

Organizzalo in Doodle

• Utilizza una pagina di prenotazione in modo che i clienti possano prenotare dalla tua disponibilità in tempo reale.

• Aggiungi dei buffer prima e dopo per proteggere il tempo di concentrazione

• Collega Zoom, Google Meet o Microsoft Teams in modo che il link venga aggiunto automaticamente.

• Se ti fai pagare per la scoperta, attiva Stripe per raccogliere il pagamento al momento della prenotazione.

• Usa le descrizioni degli incontri generate dall'intelligenza artificiale (Doodle Pro) per riempire automaticamente l'agenda.

Migliori pratiche

• Imponi un tempo massimo di 10 minuti per le tue raccomandazioni

• Termina sempre con un passo successivo e una data

• Se sono coinvolti più acquirenti, usa un sondaggio di gruppo per il follow-up.

Modello 2: Inizio del progetto

Utilizza questo modello per un nuovo incarico. Punta a 60 minuti con il responsabile del cliente e i principali stakeholder.

Ordine del giorno

Lista di controllo per la preparazione

• Condividi in anticipo un brief di progetto di una pagina

• Redigere un piano di milestone con intervalli di date

• Crea una cartella condivisa per i file e gli appunti

Esempio di invito

Oggetto: Calcio d'inizio del progetto e accordo di lavoro

Corpo: Confermeremo i ruoli, le tappe e le aspettative di comunicazione. Ti preghiamo di rivedere il brief e di venire preparato per confermare l'ambito e i rischi.

Organizza il tutto in Doodle

• Utilizza un sondaggio di gruppo per trovare un orario tra i vari calendari.

• Attiva le scadenze e i promemoria in modo che le persone rispondano rapidamente

• Nascondi i dettagli dei partecipanti se è necessaria la privacy

• Invia gli inviti via e-mail direttamente da Doodle a un massimo di 1.000 partecipanti

• Aggiungi il tuo logo e allega il brief con un marchio personalizzato (Pro)

Le migliori pratiche

• Confermare chi può approvare le modifiche allo scopo

• Concordare la cadenza e la partecipazione

• Registra i rischi con i proprietari durante la chiamata

Modello 3: Aggiornamento settimanale sullo stato di avanzamento

Utilizza questo modello per verificare i progressi e per far emergere i rischi. Punta a 25 minuti.

Ordine del giorno

Lista di controllo per la preparazione

• Aggiorna il documento di stato o la lavagna

• Identifica una decisione che il cliente deve prendere

• Condividi link o dati nell'invito

Esempio di invito

Oggetto: Aggiornamento settimanale sullo stato e sulle decisioni

Corpo: Rapida revisione dei progressi, dei rischi e del piano della prossima settimana. Controlla il documento sullo stato di avanzamento e vieni pronto a decidere sui punti contrassegnati con "Decisione".

Organizzalo in Doodle

• Usa un sondaggio ricorrente 1:1 o un sondaggio ricorrente di gruppo.

• Collega il tuo calendario per evitare conflitti

• Aggiungi promemoria automatici (24h + 1h prima)

• Utilizza descrizioni generate dall'intelligenza artificiale per mantenere l'ordine del giorno coerente.

Le migliori pratiche

• Limita gli aggiornamenti a fatti e numeri

• Discuti solo i blocchi che richiedono un'azione

• Registra i proprietari e le date di scadenza in tempo reale

Modello 4: Workshop con le parti interessate

Utilizzalo per la scoperta, la mappatura o l'allineamento con un gruppo più ampio. Punta a 90-120 minuti.

Ordine del giorno

Lista di controllo per la preparazione

• Invia un breve sondaggio pre-lavoro (usa il Foglio di iscrizione come sondaggio testuale)

• Condividi un link Miro, FigJam o Google Doc

• Chiarisci chi decide e chi contribuisce

Esempio di invito

Oggetto: Workshop con le parti interessate per definire le priorità

Corpo: Verrà tracciata una mappa dello stato attuale, si svolgeranno due brevi attività e si definiranno le priorità. Ti preghiamo di completare l'indagine preliminare e di arrivare in tempo.

Organizzalo in Doodle

• Utilizza un sondaggio di gruppo per trovare un orario tra i vari calendari.

• Imposta una scadenza per le risposte e dei promemoria

• Per i workshop a pagamento, raccogli i costi al momento della prenotazione con Stripe.

• Utilizza i fogli di iscrizione per le sessioni con posti limitati.

• Nascondi i dettagli dei partecipanti se necessario e applica un marchio personalizzato

Le migliori pratiche

• Organizza un timeboxing per ogni attività

• Assegnare un facilitatore e un addetto alle note

• Termina con decisioni chiare e proprietari

Modello 5: Revisione e firma della proposta

Utilizza questo modello per chiudere l'affare. Punta a 45 minuti con l'acquirente e i principali responsabili dell'approvazione.

Ordine del giorno

Lista di controllo per la preparazione

• Condividi la proposta 24-48 ore prima

• Evidenzia due opzioni di prezzo che si adattino a diversi livelli

• Prepara un semplice piano di progetto visivo

Esempio di invito

Oggetto: Piano di revisione e approvazione della proposta

Corpo: Esamineremo la proposta, confermeremo l'ambito e i prezzi e concorderemo il percorso di approvazione. Ti preghiamo di rivedere il documento in anticipo.

Imposta il tutto in Doodle

• Offri un collegamento 1:1 con diverse opzioni di orario

• Aggiungi buffer e limiti di tempo per proteggere la tua giornata

• Aggiungi automaticamente collegamenti video (Meet, Zoom o Teams)

• Se si richiede un deposito, attiva la riscossione di Stripe al momento della prenotazione.

Migliori pratiche

• Collega ogni elemento dell'obiettivo a un risultato misurabile

• Presenta due opzioni chiare

• Chiedere la data di decisione e programmare una prenotazione tramite Doodle.

Errori comuni da evitare

• Non inserire l'ordine del giorno nell'invito: includi sempre un ordine del giorno

• Invitare troppe persone: limitati ai decisori chiave.

• Sessioni aperte - usa caselle di tempo

• Preparazione tardiva - condividi i materiali con un giorno di anticipo

• Programmazione manuale - usa la pagina di prenotazione di Doodle o la funzione 1:1 per ridurre le e-mail.

Strumenti e soluzioni per i consulenti

Ecco come Doodle supporta l'efficienza delle riunioni dei consulenti:

• Pagina di prenotazione: Condividi un unico link per chiamate di scoperta, sessioni a pagamento o orari d'ufficio. Raccogli il pagamento tramite Stripe.

• Programmazione 1:1: Offri opzioni di orario per la revisione delle proposte o per i check-in dei dirigenti. Doodle conserva tutte le opzioni fino a quando non ne viene confermata una.

• Sondaggio di gruppo: pianifica gruppi numerosi (fino a 1.000 partecipanti) con scadenze e promemoria.

• Foglio di iscrizione: Gestisci workshop o sondaggi con posti limitati.

• Integrazioni di calendario: Sincronizza il calendario di Google, Outlook o Apple - mostra solo gli orari disponibili.

• Collegamenti video: Aggiungi automaticamente Meet, Zoom, Webex o Teams a ogni invito.

• Caratteristiche Pro: Branding personalizzato, descrizioni generate dall'intelligenza artificiale, esperienza senza pubblicità e sicurezza di livello enterprise.

• Automazione: Utilizza Zapier per inviare i dati delle prenotazioni al tuo CRM o alla scheda di progetto e automatizzare i promemoria.

Esempi reali

Consulente di strategia in solitaria:

Elena ha aggiunto una pagina di prenotazione per la scoperta a pagamento e ha richiesto un deposito tramite Stripe. I no-show sono diminuiti e i clienti sono arrivati preparati grazie alle agende generate dall'AI.

Azienda analitica di charme:

Ha utilizzato i sondaggi di gruppo per programmare le interviste agli stakeholder nei vari dipartimenti. I tempi di risposta hanno ridotto il coordinamento da due settimane a quattro giorni.

Consulente per la gestione del cambiamento:

Marcus ha organizzato tre workshop da 90 minuti con 20 posti ciascuno utilizzando i fogli di iscrizione. I partecipanti hanno auto-selezionato i posti, i promemoria sono stati inviati automaticamente e il marchio è stato abbinato al portale del cliente.

COO frazionato:

Priya ha impostato incontri ricorrenti 1:1 per chiamate settimanali sullo stato dell'azienda e una revisione mensile dei dirigenti. I buffer hanno protetto le sue mattine e i link di Teams sono stati aggiunti automaticamente.

Punti di forza

• I modelli di riunione creano sessioni ripetibili e orientate al risultato

• Utilizza i cinque modelli qui presenti per la scoperta, l'avvio, lo stato di avanzamento, i workshop e le proposte.

• Includono sempre caselle di tempo, preparazione e fasi successive.

• Prenota più velocemente con la pagina di prenotazione Doodle, il sondaggio 1:1, il sondaggio di gruppo o il foglio di iscrizione.

• Aggiungi i pagamenti con Stripe, collega i calendari e aggiungi automaticamente i link ai video

Inizia a programmare meglio

Scegli un modello e provalo questa settimana. Aggiungi l'ordine del giorno al tuo invito, imposta dei limiti di tempo e invia il link per la prenotazione in modo che i clienti scelgano senza dover fare avanti e indietro.

Sei pronto a semplificare la programmazione e a gestire meglio le riunioni? Crea un Doodle e imposta oggi stesso la tua prima pagina di prenotazione, un incontro 1:1 o un sondaggio di gruppo.

Il tuo calendario sarà più leggero e i tuoi clienti noteranno la differenza.