State of Meetings Report 2023

Les réunions font partie du quotidien. Quel que soit votre métier, il est peu probable que vous passiez votre carrière sans en avoir. Qu'il s'agisse d'une réunion hebdomadaire, d'une réunion de rattrapage ou, plus récemment, de rencontres virtuelles, il est pratiquement impossible d'y échapper.

Doodle, l'un des outils de planification les plus appréciés au monde, aide des millions de personnes à trouver le moment idéal pour se rencontrer chaque jour.

Plus de 70 % des utilisateurs qui utilisent Doodle le font pour les aider dans leur vie professionnelle. Dans ce groupe, les entrepreneurs, les dirigeants et les assistants exécutifs constituent des groupes importants.

Ces personnes sont principalement basées en Amérique du Nord et en Europe - ainsi que dans quelques endroits sélectionnés dans d'autres parties du monde.

C'est dans cette optique que nous avons interrogé deux mille cinq cents de ces utilisateurs afin de compiler les résultats de ce rapport. Notre analyse a bénéficié du soutien de l'école de psychologie appliquée de l'université des sciences appliquées de Zurich.

Les données contenues dans le rapport suivant ont été testées statistiquement, principalement à l'aide de tests du chi-carré. Tous les résultats présentés sont significatifs. Pour faciliter la lecture de ce rapport, nous nous sommes abstenus de fournir des statistiques, même si elles sont disponibles.

Découvrons donc ce qui se passera dans le monde des réunions en 2023.

Tendances mondiales

Alors que nous avons assisté à une fusion des styles de réunions pendant la pandémie de COVID-19, il semble qu'il y ait maintenant une divergence croissante entre l'Amérique du Nord et l'Europe. Voyons ce qu'il en est.

Planifier à l'avance:

Plus de la moitié des réunions (55 %) en Amérique du Nord sont organisées entre une semaine et un mois à l'avance. En revanche, en Europe, ce chiffre est de 40 %.

Près de la moitié (46 %) des réunions européennes sont organisées plus d'un mois à l'avance.

Participants :

L'Europe et l'Amérique du Nord s'accordent sur la taille de réunion la plus populaire.

Les réunions de 6 à 10 personnes représentent 43 % de toutes les réunions réservées en Amérique du Nord. En Europe, ce chiffre est presque identique (42 %).

Les réunions de groupe de trois participants ou plus ont constitué la plus grande part des réunions dans le monde, dépassant les réunions individuelles.

Cela s'explique probablement par un retour à des habitudes de travail plus "normales", après la conférence COVID-19.

Pendant la pandémie, lorsque de nombreuses personnes ont été contraintes de travailler à domicile, nous avons constaté une augmentation notable du nombre de personnes organisant des réunions de contrôle de la santé mentale et des rencontres virtuelles, en tête-à-tête, parce qu'elles ne pouvaient pas le faire en personne.

Les restrictions en matière de réunions devenant rapidement un lointain souvenir, les événements en tête-à-tête reviennent aux niveaux d'avant la pandémie.

Durée :

En Amérique du Nord, plus de la moitié (55 %) des réunions durent entre 30 minutes et une heure. 40 % des réunions durent plus d'une heure.

En Europe, en revanche, près des deux tiers (67 %) des réunions durent plus d'une heure. La durée de 30 minutes à une heure était la deuxième durée la plus populaire, représentant environ 29 % des réunions.

Localisation :

Suivant la tendance des dernières années, les réunions virtuelles restent la forme de réunion la plus répandue en Amérique du Nord.

42 % des réunions se sont déroulées uniquement en ligne. Les réunions hybrides (où les participants sont à la fois en personne et par téléphone) arrivent en deuxième position, avec 38 %.

L'Europe a connu un retour plus rapide à la situation qui prévalait avant l'introduction du COVID.

Les réunions en personne sont les plus courantes et représentent un peu moins de la moitié de toutes les réunions (44 %). Un quart des rencontres étaient hybrides et seulement un cinquième (21 %) se sont déroulées uniquement en ligne.

Avec tous ces formats désormais courants, Doodle aide à naviguer dans cette nouvelle complexité scheduling.

Vous envisagez peut-être de combiner des réunions en ligne et en personne. Par exemple, vous souhaitez que vos collègues basés à l'étranger participent aux événements de l'entreprise. Les sondages de groupe facilitent cette tâche.

Ils peuvent également stimuler la productivité, être plus rentables, aider les entreprises à atteindre des objectifs écologiques et permettre à tous les membres d'une entreprise d'être facilement sur la même longueur d'onde.

Qui organise le plus de réunions ?

La planification n'est peut-être pas quelque chose que nous aimons, mais c'est quelque chose que nous devons tous faire. Dans un premier Doodle, nous avons pu déterminer qui organise le plus de réunions.

Dans le cadre de notre enquête, nous avons interrogé des assistants de direction, des entrepreneurs et des chefs d'entreprise.

Les assistants exécutifs ont tendance à organiser des réunions plus importantes. 28 % de tous les événements qu'elles ont organisés étaient destinés à plus de 10 personnes.

À titre de comparaison, seulement 16 % des réunions organisées par les chefs d'entreprise étaient destinées à plus de 10 personnes.

La majorité des réunions réservées par les administrateurs (50 %) et les chefs d'entreprise (56 %) ont été organisées plus d'une semaine à l'avance.

En revanche, les entrepreneurs réservent beaucoup plus de réunions avec moins de six jours de préavis (35 %) que les administrateurs (qui n'en réservent qu'environ 19 % au cours de la même période).

Quelques faits intéressants sur les réunions

Si l'on prend du recul par rapport au lieu et à la personne qui organise les réunions, voici quelques tendances intéressantes dans le monde des réunions.

Plus l'invitation est tardive, plus la durée de la réunion est courte.

Si les personnes sont invitées plus d'un mois à l'avance, les réunions durent souvent plus d'une heure, alors que si elles sont invitées dans la semaine, les réunions durent le plus souvent entre 30 et 60 minutes.

Plus la réunion est longue, plus il est probable qu'elle se déroule dans un lieu physique.

63 % des réunions de plus d'une heure se sont déroulées sur place. En revanche, plus de la moitié (56 %) des réunions en ligne durent entre 30 minutes et une heure.

Plus il y a de participants à une réunion, plus elle dure longtemps.

Lorsque deux personnes seulement se réunissent, seulement 15 % des réunions durent plus d'une heure. Lorsque plus de 10 personnes étaient présentes, 64 % des réunions duraient plus de 60 minutes.

Les outils de planification facilitent la programmation de tous les types de réunions.

44 % des organisateurs de réunions hybrides et 38 % des organisateurs de réunions en ligne ont utilisé Doodle pour trouver et fixer une heure.

Les outils de planification facilitent également l'organisation de réunions plus importantes. 68 % des réunions auxquelles participaient cinq personnes ou plus ont utilisé Doodle pour coordonner l'organisation de l'événement.

Tout le monde parle d'IA... où se situe l'automatisation ?

Il serait erroné de parler de technologie de planification cette année sans se pencher sur l'intelligence artificielle.

L'année 2023 a été marquée par la rapidité et l'importance de l'IA. Bien entendu, celle-ci n'existe pas de manière isolée et a permis de brouiller beaucoup de choses qui facilitent notre vie professionnelle.

En premier lieu, l'IA nous a permis d'utiliser l'automatisation plus que jamais auparavant.

Des décisions commerciales difficiles à la création de calendriers de contenu, des tâches qui prenaient des heures, voire des jours, peuvent être accomplies en une fraction du temps.

L'automatisation a également facilité le travail à distance. Pensons-y du point de vue de la planification. Si vous pouvez automatiser votre calendrier, vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus importantes et optimiser votre productivité.

En cette fin d'année 2023, on peut dire que notre culture de la réunion continue d'évoluer.

Quelle que soit la manière dont vous souhaitez vous réunir, que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles, Doodle vous facilite la tâche.

En moyenne, vous pouvez économiser jusqu'à 45 minutes par semaine par rapport à une planification manuelle par e-mail.

Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui.