Outils de gestion du calendrier et leur utilité

Ce n'est pas un secret que nous aimons les calendriers, l'organisation et les sondages chez Doodle. Nous pensons que les professionnels, les particuliers, les étudiants et tous ceux qui se situent entre les deux doivent utiliser un calendrier et tirer parti des outils de gestion pour réussir. Voyons ce qu'est la gestion de calendrier et comment les outils de gestion peuvent vous aider à atteindre une organisation optimale.

La définition

La gestion du calendrier est le processus qui consiste à établir des priorités dans son temps et à gérer sa vie à l'aide d'un calendrier. Bien qu'il s'agisse d'une compétence cognitive essentielle qui est une nécessité pour les hommes d'affaires et la plupart des individus, seuls quelques uns l'ont maîtrisée. Que vous soyez intéressé par les calendriers papier à l'ancienne, les assistants de calendrier numériques ou tout ce qui se situe entre les deux, vous atteignez vos objectifs lorsque vous trouvez un système qui fonctionne pour vous. La gestion du temps est optimisée lorsque votre calendrier est correctement géré. La véritable gestion de l'agenda repose sur la planification de votre calendrier en conséquence ainsi que sur la compréhension de votre temps et de la meilleure façon de le dépenser.

Les avantages des outils de gestion de calendrier

L'utilisation de techniques efficaces d'organisation de l'agenda vous permettra d'être bien géré, stratégique et efficace, aussi bien dans les journées professionnelles que dans les journées décontractées. Si vous utilisez la bonne technique, les avantages d'une meilleure compréhension, collaboration et organisation seront infinis. Jetons un coup d'œil à certains des principaux avantages d'une gestion efficace de l'agenda à l'aide d'outils performants :

• Organisation - Une gestion optimale vous donne un contrôle total, vous permettant de faire tourner les moteurs à plein régime. Que vous soyez un professionnel de l'administration, un assistant de direction, un PDG ou un parent au foyer qui est le président du club de pâtisserie de vos enfants, vous avez besoin d'un calendrier. Manquer des rendez-vous et oublier des échéances est une partie frustrante et bien trop commune de la vie.

• Collaboration** - La planification sans effort de réunions et d'événements avec une aide de calendrier transparente fait de la collaboration une promenade dans le parc ! Attribuez du temps à quelques personnes ou à des dizaines de personnes en quelques clics, tout en maintenant des relations professionnelles ou informelles avec vos participants. Les doubles réservations, les réunions manquées ou les opportunités négligées font partie du passé lorsque vous gérez correctement votre calendrier.

• Réalisations** - L'utilisation d'outils d'aide à l'agenda vous permettra d'établir un ordre de priorité pour tous vos objectifs clés, ce qui vous permettra d'atteindre des niveaux de réalisation plus élevés sans négliger vos autres responsabilités. Hiérarchisez correctement vos objectifs à long et à court terme tout en utilisant un calendrier fonctionnel qui est spécifiquement adapté à vous et à toutes les choses que vous voulez réaliser.

• Efficacité** - Lorsque vous établissez un processus systématique, vous ouvrez la porte à des possibilités de gain de temps. Chaque minute que vous perdez en souhaitant être organisé est une minute qui aurait pu servir à votre réussite. Nous ne disons pas que vous devez planifier fastidieusement chaque seconde de votre journée pour réussir. Cependant, nous vous encourageons à prévoir des plages de temps pour le travail, la forme physique, les rendez-vous et d'autres aspects importants de la vie.

• La gestion du calendrier ne concerne pas seulement aujourd'hui, demain et le début de la semaine prochaine. Les calendriers vous fournissent un véritable enregistrement de votre temps dans le passé, le présent et le futur. Comprendre où votre temps a été dépensé et l'objet de la dépense vous aide à mieux vous organiser et à être plus efficace pour vos objectifs futurs.

Meilleures pratiques pour la gestion du calendrier

Maintenant que vous connaissez la définition et les avantages, examinons les meilleures pratiques en matière de gestion de calendrier à l'aide d'outils d'aide au calendrier :

• Utilisez les calendriers pour tout - Si les calendriers sont généralement utilisés pour les réunions et les événements, ils peuvent servir à bien d'autres choses. Utilisez votre calendrier pour suivre tous vos besoins en matière de planification, comme les échéances, les congés et les rappels. L'utilisation des calendriers pour allouer du temps pour le brainstorming, l'exercice, les jours de soins personnels et autres plans personnels est tout aussi nécessaire que l'utilisation de votre calendrier pour vos réunions hebdomadaires.

• Concevez un système de codage** - Nous pensons personnellement que les couleurs, les surligneurs, les autocollants et autres outils d'aide au calendrier sont faits uniquement pour les calendriers. Bien sûr, nous sommes partiaux, mais les faits sont les faits ! Créez un système de codage qui vous conviendra le mieux et répondra à vos besoins. Faites des sélections de couleurs pour organiser les rappels, les plans de voyage, les réunions récurrentes, les obligations liées aux opérations commerciales internes, les rendez-vous des clients et bien plus encore. Mieux encore, dans le monde d'aujourd'hui, les calendriers numériques sont également équipés de nombreux outils d'organisation facilement accessibles.

• Configurer plusieurs fuseaux horaires - Si vous avez des relations commerciales internationales, vous travaillez probablement avec des personnes situées dans des fuseaux horaires différents. Facilitez la planification en coordonnant les horaires de chacun dans son propre fuseau horaire. Vous ne voulez jamais que les participants à vos réunions ou événements soient exclus parce qu'ils vivent ailleurs. Assurez-vous que tout le monde est disponible aux meilleurs moments en quelques clics seulement.

• Allouer du temps** - Bien que souvent négligé, allouer du temps spécifiquement pour la gestion du calendrier est l'une des étapes les plus importantes pour exploiter un calendrier réussi. Consacrez du temps à l'organisation de vos plannings quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

• Intégrez** - Il n'est tout simplement pas logique qu'une personne dispose de plusieurs calendriers - ce n'est pas efficace du tout. Intégrez vos calendriers préférés à vos assistants de calendrier pour garantir une planification et un emploi du temps transparents sur toutes les plateformes. Nous pensons également qu'il est important de noter qu'il ne faut pas avoir peur de fusionner les calendriers personnels et professionnels en un seul endroit.

• Gain de temps - Grâce à un logiciel convivial, la coordination du temps entre des dizaines de collègues peut se faire en quelques minutes seulement. Tout ce que vous avez à faire est de créer votre sondage avec plusieurs options d'heure et de permettre à vos participants de choisir l'heure qui leur convient le mieux et qui correspond à leur emploi du temps. Ainsi, vous pourrez planifier n'importe quelle réunion ou événement à un moment où vous savez que tout le monde sera disponible.

Débutez avec Doodle aujourd'hui!

Coordonnez des horaires avec des dizaines de personnes, planifiez des événements, recueillez des avis et bien plus encore avec Doodle ! Nous sommes fiers du fait que notre logiciel de gestion d'agenda soit populaire dans le monde professionnel et personnel. Si vous cherchez à organiser votre emploi du temps et à stimuler la productivité dans votre vie quotidienne, créer un Doodle aujourd'hui !