Comment la Franklin County Suicide Prevention Coalition utilise Doodle pour planifier des réunions à but non lucratif

Être productif et tirer le meilleur parti de son temps est quelque chose que tout le monde désire - je sais que c'est mon cas. C'est certainement le cas pour les organisations à but non lucratif, dont beaucoup sont à court de ressources, de budgets et de temps.

Les réunions constituent une part importante de la gestion des opérations quotidiennes, de la recherche et de l'engagement des donateurs, de l'organisation de campagnes et d'événements de collecte de fonds, et bien plus encore. Mais selon le Nonprofit Priorities Benchmark Report, 7,5 % des organisations non lucratives interrogées considèrent que les processus manuels, basés sur le papier et les logiciels obsolètes constituent l'un de leurs principaux défis. Qu'est-ce que cela a à voir avec la gestion du temps, vous demandez-vous ? Beaucoup de choses.

Avec si peu de temps à perdre au milieu d'un océan de responsabilités et de tâches à accomplir, s'appuyer sur des processus manuels peut rendre les choses plus compliquées qu'elles ne le devraient. Et cela peut signifier que des réunions importantes avec les donateurs sont retardées, que les décisions sont bloquées et que la collecte de fonds s'arrête net. Ce sont tous des résultats indésirables pour les organisations à but non lucratif.

C'est pourquoi nous sommes fiers de travailler avec des organisations à but non lucratif telles que la Franklin County Suicide Prevention Coalition, dans l'Ohio. Groupe communautaire bénévole, la Coalition est composée de 37 membres issus de 19 organisations locales différentes. Ses bénévoles comprennent des survivants du suicide ainsi que des professionnels des secteurs de la santé, de l'éducation, du public, des organismes sans but lucratif et des forces de l'ordre.

La Coalition vise à prévenir le suicide par l'éducation et la sensibilisation de la communauté. Cela peut être pour les parents, les enseignants, les professionnels de la communauté et les prestataires de services de santé mentale.

J'ai rencontré Michelle Vargas, directrice de la Franklin County Suicide Prevention Coalition, pour savoir comment Doodle a contribué à automatiser les processus manuels et quel est l'impact sur leur mission de prévention du suicide.

Combien de personnes utilisent Doodle?

Cinq membres de la coalition utilisent Doodle pour gérer les besoins en matière de calendrier. Il s'agit notamment de nos membres dirigeants qui coordonnent nos deux comités de direction et nos trois équipes d'action ainsi que leurs réunions mensuelles. La plupart des groupes comptent plus de dix personnes et, comme vous pouvez l'imaginer, il peut être difficile de planifier les réunions.

Tout le monde, à l'exception de moi, est bénévole. Le fait de pouvoir utiliser Doodle pour coordonner nos réunions mensuelles permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'obtenir des réponses de personnes qui ont peut-être d'autres occupations, comme travailler ou s'occuper de leur famille.

Je me souviens de l'époque où je n'utilisais pas encore Doodle. Je créais une liste des jours et heures de réunion disponibles et la partageais avec plusieurs personnes par courrier électronique. Puis nous faisions des allers-retours pour trouver un moment qui convienne à tout le monde. Lorsque la plupart des gens se mettaient d'accord sur une heure de réunion, quelqu'un d'autre disait "ça ne me convient plus".

Doodle a changé la donne en termes de gain de temps pour nous, en particulier pour les membres de la direction qui coordonnent et participent à des dizaines de réunions chaque mois.

Est-ce que la gestion du temps est importante dans votre rôle quotidien ?

Nous avons une équipe d'action pour les données et la recherche qui travaille avec de nombreux services différents pour créer des rapports complets. Nous les partageons ensuite avec nos partenaires afin qu'ils puissent identifier, par exemple, les populations les plus à risque dans le comté de Franklin.

Nous avons également une équipe d'action pour la sensibilisation et l'éducation qui coordonne nos conférenciers afin d'augmenter le nombre de personnes dans le comté de Franklin qui sont équipées pour reconnaître les signes du suicide et savoir comment mettre quelqu'un en contact avec un soutien.

Notre équipe d'action de communication cherche à partager du matériel d'information par le biais de vidéos et d'autres supports similaires afin d'informer les gens des signes indiquant qu'une personne pourrait envisager le suicide.

Ainsi, en utilisant Doodle, les membres de chacune de nos équipes d'action finissent par économiser des centaines d'heures par an et peuvent consacrer ce temps à travailler sur les projets qui font la différence, au lieu de rester bloqués dans des courriers électroniques et d'attendre pendant des jours que les gens se mettent d'accord sur une heure de réunion.

Pourquoi croyez-vous tant au pouvoir de Doodle ?

Je l'aime parce que maintenant qu'il s'intègre à Microsoft Outlook, il est tellement plus facile d'aller dans Doodle et de dire "voici mon calendrier, voici quand je suis libre".

Depuis que nous avons commencé à utiliser Doodle pour coordonner toutes nos réunions à but non lucratif, je ne peux pas vous dire à quel point cela a amélioré les choses. En général, lorsque vous contactez dix personnes ou plus, il est probable que quelqu'un ne réponde pas. Cela se produit pour plusieurs raisons. Les gens sont occupés. Parfois, ils oublient simplement parce qu'ils sont plus concentrés sur des priorités plus importantes et sur leur travail. Ou bien ils n'ont tout simplement pas vu l'e-mail au milieu du fouillis de leur boîte de réception. Mais cela peut être problématique pour nous et pour d'autres organisations à but non lucratif, car chaque réunion est liée à une décision qui doit être prise, à une initiative qui doit être lancée ou à des supports de communication que nous devons élaborer pour faire connaître la prévention du suicide.

C'est pourquoi la capacité de Doodle à fixer des délais et à envoyer des rappels nous est si utile. Tout d'abord, nous pouvons fixer une date limite stricte à laquelle chacun doit voter sur sa disponibilité. Cela permet de responsabiliser tout le monde, et pas seulement l'organisateur, pour que la réunion soit réservée. En outre, nous pouvons également savoir qui a répondu et qui n'a pas répondu aux invitations à une réunion, puis les inciter à envoyer une note personnalisée. Cela fonctionne très bien. Cela signifie également que les réunions importantes ne seront pas retardées et que nous pourrons faire avancer rapidement les décisions et les initiatives qui ont un impact sur notre communauté.

Ajoutez à cela le fait que la Coalition est basée sur le volontariat. Cela signifie que personne n'est tenu d'assister aux réunions comme ce serait le cas si vous aviez un emploi à temps plein. Le fait de pouvoir planifier des réunions rapidement et sans effort nous permet de maximiser le temps limité de nos bénévoles pour le bien de tous.

**Avez-vous des exemples de la manière dont Doodle vous a aidé, vous et l'équipe ?

Il y en a plusieurs en fait. J'organise des réunions hebdomadaires avec de nombreux partenaires, groupes d'intérêt et équipes au sein de la Coalition. Il peut facilement y avoir dix personnes ou plus à chacune de ces réunions, ce qui prendrait des siècles à organiser si je n'utilisais pas Doodle.

Je peux alors utiliser ce temps pour d'autres tâches. Sur des choses qui aident vraiment notre communauté, comme la formation à la prévention du suicide basée sur des preuves ou la planification de conférences.

Il est également utile d'avoir un système centralisé pour les nouveaux bénévoles qui rejoignent la coalition. Ils demandent souvent : "Comment faire pour organiser des réunions ? Tout ce que j'ai à dire, c'est "utilisez Doodle".

Nos présidents d'équipe d'action peuvent se concentrer sur la substance de leurs réunions plutôt que de s'inquiéter de la façon dont ils vont les programmer.

Cela nous aide à atteindre nos objectifs, car toutes nos réunions sont en fait très productives. Chacun a eu le temps de préparer les documents dont il avait besoin grâce au temps qu'il a gagné en utilisant Doodle.

Quel conseil donneriez-vous à une personne qui envisage d'utiliser un outil de planification en ligne ?

Si votre travail consiste à planifier des réunions, telles que des réunions de groupe ou des réunions individuelles avec des membres spécifiques de l'équipe, des parties prenantes ou des donateurs, Doodle vous épargnera le casse-tête du processus de planification.

J'ai constaté que c'était le moyen le plus simple et le plus rapide de programmer des réunions. Je pense également qu'il ne faut pas sous-estimer sa popularité et sa notoriété. Lorsque les gens reçoivent un lien Doodle, ils savent généralement de quoi il s'agit et répondent simplement. Je n'ai pas de gens qui me demandent : "Qu'est-ce que c'est et comment puis-je l'utiliser ?

Quand vous additionnez toutes les choses que Doodle peut faire pour vous, le temps que vous gagnez est vraiment perceptible. J'ai eu des emplois dans le passé où je passais beaucoup plus de temps à organiser des réunions et des rencontres.

Dans une organisation comme la nôtre, où les impôts paient notre temps, chaque minute que vous pouvez gagner sur des tâches comme la planification, vous donne plus de temps à consacrer à des projets utiles pour la communauté. C'est là que vous pouvez faire la différence.

Pour en savoir plus sur la façon dont Doodle aide les organisations à but non lucratif à répondre à tous leurs besoins en matière de planification, visitez notre page de solutions pour les organisations à but non lucratif.