Réunions d'urgence du conseil d'administration : Pourquoi l'agilité et le dynamisme sont essentiels

Ces dernières semaines, j'ai vu de plus en plus de reportages, de messages sur LinkedIn et de tweets concernant des licenciements dans des entreprises de tous secteurs, de toutes tailles et de tous lieux. Certains secteurs, cependant, sont plus durement touchés que d'autres. Prenez l'industrie du voyage, par exemple. Les grandes marques hôtelières doivent licencier des milliers de travailleurs, tandis que d'autres doivent procéder à des licenciements massifs pour rester à flot en ces temps incertains. Certaines entreprises mettent même leurs employés en congé sans solde pour une période prolongée.

Ce sont toutes des décisions très difficiles à prendre pour la direction et le conseil d'administration. Personne, moi y compris, ne porte de jugement. Mais pour en arriver à ces décisions difficiles, il a fallu organiser des réunions d'urgence du conseil d'administration - qui ont toutes inévitablement dû se dérouler virtuellement. Compte tenu des obstacles en matière de réglementation et de conformité auxquels de nombreux conseils d'administration sont confrontés, la SEC a récemment publié des orientations pour aider les sociétés publiques, les sociétés d'investissement et les actionnaires à organiser leurs réunions du conseil d'administration de manière virtuelle à la suite de la pandémie de coronavirus. C'est donc une bonne nouvelle et un pas dans la bonne direction.

Mais malheureusement, les processus de réunion du conseil d'administration sont imprégnés de vieilles traditions qui semblent archaïques et contre-intuitives dans l'environnement numérique dans lequel nous vivons et travaillons. Mais avec COVID-19, dans quelle mesure les membres du conseil d'administration sont-ils prêts à s'ajuster et à s'adapter ? Qu'est-ce qui les empêche d'agir ? La technologie pourrait-elle être la principale différence entre la survie et l'échec après une crise ?

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Pour répondre à ces questions, je me suis entretenu avec Ben Kepes, directeur deDiversity Ltd.. En plus de siéger au conseil d'administration de nombreuses organisations, il est également analyste de l'industrie technologique et a écrit pour des publications majeures commeGigaOm etL ReadWrite. Pendant la pandémie de Covid-19, son entreprise, Cactus Outdoor, consacre toute son usine à la production de son masque facial, fabriqué en Nouvelle-Zélande à partir de laine et de coton biologique.

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Voici des extraits de notre conversation.

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Quel est le processus traditionnel pour organiser une réunion du conseil d'administration ? Combien de temps faut-il pour que tous les membres du conseil soient d'accord sur le jour, l'heure et l'ordre du jour ?

Ben: Pour la plupart d'entre nous qui sommes aujourd'hui rivés à nos appareils numériques et mobiles, le processus de mise en place des réunions du conseil est assez désuet et inefficace. Il commence généralement par une séance au début de l'année pour déterminer à l'avance les dates acceptables pour les réunions des 12 mois à venir. Et ai-je mentionné que cela se fait généralement avec du papier et un stylo ? Étant donné que de nombreuses entreprises doivent prendre des décisions importantes et difficiles en ce moment - et qu'elles doivent le faire rapidement - ce processus archaïque ne fonctionne tout simplement pas lorsque vous êtes en état de crise.

En outre, il faut parfois une éternité (du moins, c'est ce qu'il semble) pour que les administrateurs se mettent d'accord sur un jour et une heure qui conviennent à tous. Et comme ils occupent un poste très élevé dans l'organisation (et que leurs responsabilités ont un poids et une influence considérables), leur disponibilité peut changer à tout moment. Cela entraîne des retards encore plus importants dans la tenue des réunions urgentes du conseil d'administration, voire des annulations. L'annulation de réunions du conseil d'administration est un luxe qu'aucune entreprise ne peut se permettre à l'heure actuelle.

Cela pourrait-il entraîner des retards dans les discussions et les résolutions de sujets/problèmes importants qui pourraient affecter positivement ou négativement la croissance de l'entreprise et le retour sur investissement ?

Ben: Il s'agit en fait de savoir à quoi ressemble une bonne gouvernance pour une organisation dynamique qui essaie de naviguer dans un environnement changeant. L'idée que les conseils d'administration des entreprises technologiques utilisent des processus et des méthodes de réunion dépassés est contre-intuitive. Cela en dit long sur leur capacité à s'adapter à des environnements changeants. À l'heure actuelle, les conseils d'administration survivront ou échoueront en fonction de leur agilité et de leur capacité d'adaptation.

La triste réalité est que les administrateurs ne remplissent parfois pas leurs fonctions en raison de retards et d'inefficacités liés à des conflits d'horaires. Pour toute personne siégeant à un conseil d'administration, il sera essentiel d'adapter ses méthodes de travail et d'intégrer certains outils tels que Doodle et Zoom, qui permettent de planifier facilement et efficacement ces réunions d'urgence du conseil d'administration qui pourraient en fin de compte déterminer s'ils sortent de l'autre côté du climat instable actuel.

J'ai introduit Doodle dans trois ou quatre conseils d'administration traditionnels auxquels je siège. Il a eu un impact considérable sur leur capacité à planifier et à organiser des réunions ad hoc et d'urgence (comme tant d'organisations doivent le faire actuellement). Mais pour les conseils d'administration qui continuent à faire les choses à l'ancienne, ne pas tirer pleinement parti de la technologie et d'outils comme Doodle et Zoom pourrait avoir pour conséquence que les réunions du conseil n'aient tout simplement pas lieu.

Le danger de ne pas programmer les réunions d'urgence du conseil est réel et sérieux. Il en résulte un navire sans gouvernail que les organisations tentent de piloter dans des situations instables. Ce n'est pas un scénario viable dans les situations d'urgence, comme l'épidémie actuelle de coronavirus. Le conseil d'administration doit être en mesure de réagir rapidement, car les choses évoluent au quotidien. Il est donc essentiel pour les conseils d'administration de communiquer rapidement, efficacement et régulièrement. C'est pourquoi les outils de travail à distance tels que Doodle Zoom sont des outils essentiels pour y parvenir.

**Pensez-vous qu'une mauvaise gestion des réunions du conseil d'administration peut avoir une incidence directe sur la façon dont une organisation fait face à une situation d'urgence ou de crise (et s'en sort) ? Pouvez-vous préciser ?

Ben : Absolument. C'est une période où les gens doivent se réunir régulièrement et prendre des décisions rapidement dans des paysages en constante évolution. Un conseil d'administration qui ne peut pas réagir à ces changements en temps réel ne passera pas cette crise (ou toute autre crise d'ailleurs) - ou pas du tout.

La plupart des conseils d'administration, en particulier ceux des organisations cotées en bourse, travaillent dans un environnement hautement réglementé (Sarbanes Oxley, GDPR, etc.). Il y a donc une foule d'obligations légales auxquelles il faut penser lorsqu'il s'agit de conformité. Mais le problème est que les conseils d'administration ont tendance à fonctionner selon un ratio 90/10 - 90 % axés sur la conformité et 10 % sur la stratégie commerciale. Dans le contexte actuel de l'épidémie de coronavirus, ce ratio n'est ni viable ni à l'épreuve du temps.

Pour une bonne gouvernance, les conseils d'administration ont besoin d'un ordre du jour, d'un calendrier, d'objectifs, de résultats, de documents du conseil et d'autres éléments essentiels. Mais si toutes ces "choses" finissent par empêcher le conseil de penser et d'agir de manière stratégique, si ce n'est qu'elles ne sont pas pertinentes, au moins elles manquent l'objectif de la réponse aux crises. Ce que j'ai constaté, c'est que lorsqu'un conseil d'administration intègre des technologies/outils comme Doodle et Zoom dans sa façon de travailler, cela peut être considéré comme un indicateur de la capacité du conseil à faire face à l'avenir et à répondre aux besoins. C'est plus important que jamais.

**Quel est le conseil que vous donneriez aux conseils d'administration qui se trouvent dans l'obligation d'organiser des réunions d'urgence ?

Ben : Presque tous les conseils d'administration dont je fais partie se réunissent au moins une fois par semaine (et certains quotidiennement). Il peut s'agir de mises à jour rapides de 30 minutes ou de conversations plus approfondies qui peuvent durer plusieurs heures. Même les organisations qui présentent actuellement des opportunités de croissance potentiellement importantes (c'est-à-dire le commerce électronique, les services de livraison, la logistique, l'entreposage et la distribution) doivent être en mesure de réagir rapidement aux situations changeantes. Cela signifie que les administrateurs doivent être constamment au courant. Mais s'ils ne disposent pas des bons outils pour se connecter, se rencontrer et se coordonner entre les autres membres du conseil d'administration, investisseurs et actionnaires, ils ont de plus gros problèmes sur les bras.

Il existe deux caractéristiques essentielles d'un programme de bonne gouvernance : l'adaptabilité et le dynamisme. L'une des principales caractéristiques est la capacité à organiser des réunions sur une base ad hoc. Toutes les organisations passent aujourd'hui beaucoup de temps à parler de transformation numérique. Mais de nombreux cadres supérieurs (et conseils d'administration) considèrent que cette transformation est principalement axée sur l'expérience client et les points de vente. Mais c'est plus que cela et cela concerne chaque partie du fonctionnement d'une organisation. Ainsi, l'adoption d'outils tels que Doodle et Zoom par les conseils d'administration est un autre exemple de transformation numérique. Si un conseil d'administration ne fait pas preuve d'un état d'esprit numérique, comment peut-il espérer que son organisation survive à une crise, et encore moins qu'elle se développe une fois la crise terminée ?

**Pour voir de près comment l'intégration Doodle-Zoom fonctionne réellement - et comment elle peut aider votre conseil d'administration à organiser des réunions d'urgence en quelques minutes - regardez cette vidéo.