Guide rapide pour programmer des heures de bureau avec la page de réservation de Doodle

Ce n'est un secret pour personne dans l'enseignement qu'un élément essentiel de la réussite d'un éducateur est de fournir des occasions d'interactions directes entre les étudiants et le corps enseignant. Qu'il s'agisse de permettre aux étudiants de clarifier leur compréhension de concepts difficiles ou de répondre à des questions importantes sur la structure du cours, il est important de rendre les professeurs disponibles pour les étudiants afin de répondre aux besoins d'apprentissage individuels. Parfois, cinq ou dix minutes d'interaction individuelle suffisent à transformer l'expérience pédagogique.

Les heures de bureau jouent un rôle clé dans la réussite des étudiants. Mais comme les étudiants et les enseignants le savent, programmer les heures de bureau n'est pas toujours un processus facile. Qu'il s'agisse de la difficulté d'organiser des rendez-vous individuels ou des longues périodes d'attente associées aux sessions de type "drop-in", l'expérience des heures de bureau n'est souvent pas positive. Et bien que l'importance d'offrir des occasions de contact aux étudiants soit plus grande aujourd'hui que jamais - les grandes classes éloignées peuvent souvent être une expérience impersonnelle - les défis liés à la planification des plages de rendez-vous n'ont fait qu'augmenter. L'époque des feuilles d'inscription en papier est révolue (https://doodle.com/en/solutions/education/). Les longues files d'attente qui s'étiraient autrefois dans les couloirs sont désormais remplacées par de longues chaînes de courriels.

Le processus d'organisation des heures de bureau ne doit pourtant pas être un défi. En tant qu'enseignant universitaire convaincu de l'importance de faciliter les rencontres entre les étudiants et les professeurs, je peux témoigner que Doodle est probablement le moyen le plus simple d'organiser des heures de bureau.

Comme illustré ci-dessous, vous pouvez créer des créneaux d'inscription en cinq minutes, ce qui vous fait gagner du temps et rend l'ensemble du processus beaucoup plus attrayant pour les étudiants.

Comprendre les créneaux d'inscription de la page de réservation de Doodle.

La véritable force de l'utilisation de Doodle pour l'organisation des heures de bureau réside dans sa simplicité et sa flexibilité. L'approche directe de Doodle pour la création des créneaux de la Page de réservation est parfaite, même pour les plus défavorables sur le plan technique, avec des options de personnalisation qui conviennent aux éducateurs de tous niveaux. De plus, le processus d'inscription intuitif est invitant et simple à remplir pour les étudiants.

Étape 1 : Connexion de votre calendrier

L'un des nombreux avantages de l'utilisation des emplacements de la page de réservation de Doodle est sa capacité à s'intégrer directement à Google Calendar et à Office 365. Les réunions programmées réservées avec Doodle s'intègrent directement à votre calendrier principal, et toutes les autres réunions que vous saisissez dans votre calendrier se synchronisent avec Doodle, empêchant automatiquement que ce temps soit réservé par les étudiants.

Étape 2 : Création d'une page de réservation

Après avoir connecté votre calendrier externe, vous pouvez commencer à saisir les informations relatives à vos heures de bureau. Cela comprend :

1. Titre du calendrier : Un moyen d'indiquer clairement à vos étudiants qu'ils s'inscrivent au bon calendrier.

2. Lien personnalisable : Un lien que vous pouvez partager avec vos étudiants par e-mail ou sur votre mur de cours. Ce lien est personnalisable, ce qui permet de préciser à vos étudiants à quoi il sert.

3. Description : Ceci peut être utile pour ajouter des instructions supplémentaires, par exemple, demander à vos étudiants de s'inscrire à un créneau de réunion.

4. Localisation : Pour les heures de bureau en personne, cette case peut être utilisée pour rappeler aux étudiants l'emplacement de votre bureau. Pour les heures de bureau en ligne, cette case peut être utilisée pour ajouter le lien vers votre salle de réunion en ligne. Si vous utilisez Zoom, Doodle propose d'autres options pour créer un lien de réunion individuel pour chaque réunion, vous pouvez donc laisser ce champ vide.

Étape 3 : définition des heures de réunion disponibles

L'étape suivante de la configuration de vos heures de bureau consiste à bloquer les périodes pendant lesquelles vous serez disponible pour rencontrer les étudiants. Cela vous permet de vous assurer que les heures de réunion vous conviennent et d'éviter que les réunions d'étudiants n'empiètent sur votre semaine entière. Si vous n'êtes pas disponible pour une période spécifique, il vous suffit de créer un événement dans votre calendrier connecté, de le marquer comme "occupé" et ces heures seront automatiquement supprimées de la page de réservation sur Doodle.

Doodle détecte également la localisation de l'utilisateur. Ainsi, alors que les heures de réunion que vous créez sont toutes dans votre fuseau horaire, tout étudiant situé dans une autre partie du monde verra les créneaux de réunion disponibles dans son heure locale.

Étape 4 : définition des détails de la réunion

Les créneaux de réunion de la page de réservation créés dans Doodle sont personnalisables de la manière suivante.

1. Durée de la réunion : Spécifiez la durée des réunions. Si vous voulez plus d'une durée de réunion (par exemple, 15 minutes pour les créneaux horaires de bureau, mais des créneaux d'une heure pour les réunions de groupe), il suffit de créer deux pages de réservation distinctes. Étant donné que les calendriers séparés se synchronisent tous avec votre calendrier principal, si une réunion est réservée sur l'un d'entre eux, cette option de temps sera automatiquement supprimée de l'autre page de réservation.

2. Horizon futur : L'option d'horizon futur est un excellent moyen de restreindre combien de temps à l'avance les étudiants peuvent réserver des rendez-vous. Par exemple, vous pouvez limiter les inscriptions aux deux prochaines semaines. Cela vous donne la possibilité de prendre d'autres engagements, sans avoir à craindre qu'un élève ait déjà réservé ce moment avec vous longtemps à l'avance.

3. Avis minimum : Une autre fonctionnalité intéressante pour vous aider à garder le contrôle de votre calendrier est la possibilité de définir une période de préavis minimum. En vous assurant que les étudiants doivent s'inscrire un certain temps à l'avance, vous pouvez structurer votre journée en conséquence, sans avoir à vous inquiéter de savoir si vous allez soudainement avoir une vague d'étudiants qui s'inscrivent à un rendez-vous à la dernière minute.

4. Temps tampon : Rencontrer des élèves l'un après l'autre peut être fatigant. Il peut donc être utile de prévoir un temps tampon entre les réunions pour permettre aux élèves de se regrouper ou de faire une petite pause. Il vous suffit de sélectionner le temps tampon que vous souhaitez entre chaque créneau de réunion.

Étape 5 : ajout de questions personnalisées

La dernière étape de la configuration de vos heures de bureau, qui peut contribuer au bon déroulement de vos réunions, consiste à recueillir des informations supplémentaires auprès des étudiants. Par exemple, le fait de demander à l'avance de quoi les étudiants veulent discuter peut vous aider à vous préparer à l'avance, en allégeant la pression le jour même. Si vous enseignez à plusieurs classes ou sections, il peut également être utile de recueillir ces informations, ce qui vous évitera de devoir les rechercher.

Étape 6 : Prévisualisation des créneaux horaires disponibles

À ce stade, vous avez terminé la configuration de la page de réservation pour vos heures de cours et vous pouvez prévisualiser l'aspect de la réunion lorsque les étudiants s'inscrivent.

Les étudiants peuvent s'inscrire directement à partir du lien sans avoir besoin de créer un compte et recevront une confirmation de la réservation par e-mail. Le rendez-vous sera également synchronisé automatiquement avec votre calendrier principal, ce qui permet d'éviter tout risque d'oubli du rendez-vous.

Les étudiants ont également la possibilité de reprogrammer directement un rendez-vous à partir de leur e-mail de confirmation, ce qui vous évite d'avoir à coordonner une autre date.

Quelques minutes plus tard... le casse-tête de la planification des heures de bureau est résolu.

Doodle est l'un des moyens les plus simples de planifier les heures de bureau des étudiants. Comme illustré ci-dessus, il suffit d'une à deux minutes pour créer un lien vers une page de réservation qui peut être partagée avec les étudiants, ce qui vous permet de programmer des rendez-vous pour les heures de bureau avec un minimum de supervision.

La polyvalence des options de planification des réunions disponibles dans Doodle signifie qu'une fois que vous aurez expérimenté la puissance de la planification avec Doodle, vous vous surprendrez à l'utiliser au-delà de la simple réservation des heures de bureau pour organiser toutes vos autres réunions. Vous ne voudrez plus jamais revenir à la planification manuelle des réunions par e-mail.

Pour savoir comment tirer parti des fonctionnalités de Doodle afin d'améliorer vos réunions dans le domaine de l'éducation, consultez "The Educator's Meeting Playbook. "

Auteur : Gareth Keeves

Gareth est maître de conférences en stratégie à l'université Rice et à l'université de Californie, Davis. Il a obtenu son doctorat en stratégie à l'université du Michigan. Il aime rencontrer les étudiants et apprendre de nouvelles façons d'améliorer l'expérience éducative en ligne.