Comment faire fonctionner des classes complètes avec une seule page de réservation

Si tu donnes des cours collectifs dans le domaine de la santé, ton calendrier ne se remplit pas seulement de séances. Tu gères aussi les questions d'admission, les détails concernant l'assurance ou le paiement en espèces, les rappels et les changements de dernière minute. Chaque courriel ou appel téléphonique supplémentaire signifie moins de personnes en classe et plus de temps brûlé.

Il y a une façon plus simple de remplir ta liste. Avec une page de réservation, tu peux partager un lien unique partout, laisser les patients choisir l'heure qui leur convient et collecter les paiements lorsque c'est nécessaire. Ajoute des rappels intelligents, et tu verras moins d'écarts et de meilleurs résultats.

Dans ce guide, tu apprendras à créer une page de réservation pour tes programmes de groupe, à l'utiliser comme lien central et à l'associer à des outils Doodle qui te permettront de rester organisé.

Ce guide fonctionne pour l'éducation au diabète, les cours prénataux, les groupes de réadaptation cardiaque, le sevrage tabagique et les ateliers de prévention des chutes. Tu y trouveras des étapes claires, des conseils de confidentialité et des exemples que tu peux copier dès aujourd'hui.

Le défi auquel sont confrontés les professionnels de l'enseignement en groupe

Ta semaine est un mélange d'enseignement et d'administration. Les parties les plus difficiles viennent généralement de l'établissement des horaires.

• Les patients appellent pour se renseigner sur les horaires et les prix

• Les personnes qui te recommandent veulent un moyen simple de t'envoyer des gens.

• Les absences brisent ton flux et réduisent tes revenus.

• Tu dois protéger la vie privée des participants et éviter de partager les renseignements personnels.

• Tu veux des outils simples que ton équipe peut utiliser sans formation.

Sans un chemin d'inscription unique et facile, il est facile pour les gens d'abandonner. Tu risques également de surréserver ou de sous-remplir parce que tu ne peux pas voir ta capacité réelle en un seul endroit.

Pourquoi cela est important pour les instructeurs de cours collectifs

Remplir les classes n'est pas seulement une question de chiffres - cela affecte les résultats des patients et tes bénéfices.

• Les groupes complets renforcent le soutien des pairs et améliorent l'observance.

• Moins de lacunes signifie plus de revenus par heure

• Une programmation claire renforce la confiance des prestataires et des patients.

• Moins d'administration te donne du temps pour la préparation, la documentation et le repos.

Une seule page de réservation attire les gens dans la bonne session sans va-et-vient. Ajoute des règles simples et des messages-guides, et tes classes resteront pleines.

Construis une page de réservation qui sera le centre de ta classe

Ta page de réservation est le lien unique que tu partages sur ton site Web, tes prospectus et tes références. Configure-la une fois, puis laisse-la travailler pour toi tous les jours.

Étape 1 : Connecte ton calendrier

• Connecte Google Calendar, Microsoft Outlook ou Apple Calendar.

• Choisis le calendrier que Doodle doit consulter pour les périodes d'activité.

• Garde tes événements personnels privés tout en bloquant ces heures de réservation.

Tu ne proposeras jamais un créneau qui entre en conflit avec les heures de la clinique ou d'autres sessions.

Étape 2 : Cartographier les disponibilités de tes cours

• Ajoute des blocs récurrents qui correspondent à l'horaire de tes cours, comme les mar et les je de 17 h à 18 h.

• Fixe une fenêtre de réservation (par exemple, 14 jours à l'avance) pour gérer la demande.

• Ajoute un temps tampon avant et après les cours pour l'installation de la salle et les notes.

Si tu alternes les sujets, ajoute-le au titre du bloc horaire (par exemple, les bases prénatales ou la planification des repas pour les diabétiques).

Étape 3 : Rédiger des détails clairs et adaptés aux patients

Doodle Pro comprend des descriptions de réunions générées par l'IA. Utilise-la pour rédiger les instructions, puis modifie le ton pour qu'il corresponde à ta voix.

• Le titre doit être court et clair (par exemple, cours d'éducation au diabète).

• Indique ce qu'il faut apporter et à qui le cours s'adresse.

• Ajoute des notes sur le stationnement ou l'accessibilité pour les séances en personne.

La clarté diminue l'anxiété et réduit les questions.

Étape 4 : Ajouter les bonnes questions d'admission

Ne recueille que ce dont tu as besoin pour placer quelqu'un dans le bon groupe - évite les renseignements médicaux protégés.

• Demande le prénom, le nom de famille, le téléphone et l'adresse électronique.

• Ajoute une question de sécurité comme "Des problèmes de mobilité ?"

• Ajoute un champ de notes courtes pour les besoins spéciaux (par exemple, une demande d'interprète).

Stocke les informations cliniques dans ton dossier médical électronique, pas dans Doodle.

Étape 5 : Active le paiement lorsque c'est nécessaire

Si ton cours est payé en espèces ou nécessite un dépôt, connecte Stripe dans ta page de réservation.

• Fixe un montant de frais ou d'acompte pour réduire les absences.

• Offre des options de paiement flexibles grâce à Stripe

• Inclure une politique de remboursement ou d'annulation dans la description.

Tu peux aussi utiliser le 1:1 pour les évaluations payantes et conserver le même compte Stripe.

Étape 6 : Utiliser des rappels et des échéances

• Définis des rappels automatiques par e-mail 24 heures et 2 heures avant le cours.

• Ajoute une date limite de réservation (par exemple, 2 heures avant l'heure de début).

• Envoie un remerciement de suivi avec les prochaines étapes ou des documents à distribuer.

Les rappels réduisent les absences. Les dates limites t'aident à planifier le matériel et l'aménagement de la salle.

Étape 7 : Ajoute ton lieu et tes outils

• Pour la télésanté, connecte Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou Cisco Webex.

• Pour les réunions en personne, ajoute l'adresse et le numéro de la salle.

• Ajoute un lien vers une carte ou des instructions de stationnement si nécessaire.

Doodle ajoute automatiquement le lien ou le lieu de la réunion à l'invitation.

Transforme un lien en une liste complète

Tu n'as pas besoin d'une douzaine de liens. Une page de réservation peut remplir toutes tes classes - si elle est facile à trouver.

Place ton lien partout où les patients regardent

• Site Internet : Ajoute un bouton "Réserver un cours".

• Affiches et prospectus : Utilise un code QR

• Signatures de courriels : Ajoute-la à la tienne et à celle de la réception

• Biographies sur les médias sociaux

• Documents du prestataire

Facilite la tâche aux personnes qui te recommandent

• Envoie ta page de réservation par courriel aux cliniques locales ou aux gestionnaires de soins.

• Donne-leur une phrase qu'ils peuvent copier dans les instructions de sortie.

• Crée un code court que le personnel peut lire aux patients au téléphone.

Suivre ce qui fonctionne

• Utilise des balises UTM pour ta page de réservation sur ton site et tes publicités.

• Vérifie quelles sont les sources qui génèrent le plus de réservations

• Concentre-toi sur les canaux les plus performants

Gérer la capacité, la confidentialité et la conformité

Les sessions de groupe ont des besoins uniques. Ces fonctionnalités t'aident à les gérer efficacement.

Contrôle les places par session avec la feuille d'inscription

Ta page de réservation attire les gens. Utilise une feuille d'inscription pour contrôler la capacité de la session.

• Crée des événements, ajoute des plages horaires et fixe des limites de places.

• Relie la feuille d'inscription à la description ou à la confirmation de ta page de réservation.

• Arrête automatiquement les nouvelles inscriptions lorsqu'elles sont complètes

Garder les noms privés dans les paramètres du groupe

Utilise l'option Masquer les détails des participants (Doodle Pro) pour assurer la confidentialité.

• Seul ton nom apparaît publiquement

• Les participants ne sont visibles que par toi.

• En cas d'impression, utilise des initiales ou des numéros d'identification

Protège les informations sensibles

• Ne recueille pas d'informations personnelles (diagnostics, assurance) sur les pages de réservation.

• Utilise ton DSE pour un accueil sécurisé

• Doodle utilise des normes de sécurité et de conformité de niveau entreprise.

Réduis les absences et les écarts de dernière minute

Utilise de petits changements pour améliorer l'assiduité :

• Exige un dépôt via Stripe

• Fixe des règles d'annulation claires dans la description

• Active les rappels par e-mail + les rappels par SMS avec Zapier

• Proposer des listes d'attente à l'aide des feuilles d'inscription

• Ajoute des horaires de session alternatifs dans ton email de confirmation

Dirige des classes hybrides et de télésanté sans maux de tête.

Tu peux gérer les cours en ligne et en personne à partir d'une seule page de réservation.

• Utilise les liens vidéo intégrés (Zoom, Meet, Teams, Webex).

• Ajoute une note : "Rejoins-nous 5 minutes à l'avance pour vérifier l'audio".

• Pour les sessions hybrides, affiche à la fois le lieu et les informations vidéo.

• Les fuseaux horaires s'ajustent automatiquement pour les participants à distance

• Joindre des documents ou des notes de préparation

Outils et solutions qui facilitent le travail

Voici un tableau des fonctionnalités de Doodle qui prennent en charge la planification des cours collectifs :

Utilise ce dont tu as besoin maintenant - fais évoluer plus tard.

Exemples concrets

Série d'éducation sur le diabète

• Page de réservation : Mar à 17 heures et samedi à 10 heures.

• Stripe : dépôt de 10 $ collecté

• Feuille d'inscription : 12 places par session

• Résultats : Moins d'absences, participation constante aux cours

Conditionnement physique et éducation prénatale

• Mélange d'options en personne et d'options Zoom, clairement étiquetées

• Description de l'IA avec un ton correspondant à la marque de la clinique

• Accueil : Question de mobilité simple uniquement

• Résultats : Augmentation des références et inscriptions rapides via Instagram.

Groupe de désaccoutumance au tabac

• Sondage de groupe utilisé pour choisir l'heure idéale

• Zapier envoie un SMS de rappel le matin même

• Les noms des participants sont cachés pour des raisons de confidentialité.

• Résultats : Forte participation et retour des références de la part des PCP.

Erreurs courantes à éviter

• Partager plusieurs liens de réservation - crée de la confusion

• Demander des renseignements personnels sur les pages d'inscription publiques

• Cacher les frais ou la politique de remboursement jusqu'à la dernière étape

• Sauter les rappels

• Faire deviner aux référents comment les aider

Un seul lien. Des informations claires. Processus sécurisé.

Points clés à retenir

• Une seule page de réservation peut gérer l'ensemble du programme.

• Utilise Stripe pour réduire les absences et confirmer les présences

• Associe-toi aux feuilles d'inscription pour gérer la capacité d'accueil

• Protège la vie privée en cachant les détails des participants

• Veille à ce que ton système soit conforme et convivial pour les patients

Commence avec une meilleure programmation

Tu n'as pas besoin d'un nouveau site Web ou d'une grande équipe administrative pour remplir ton prochain cours. Crée une page de réservation, connecte ton calendrier et laisse les patients choisir le meilleur moment. Doodle ajoute des liens vidéo, collecte les paiements et envoie des rappels pour que tu puisses te concentrer sur les soins.

Crée ta page de réservation dès aujourd'hui :