5 modèles de réunions dont chaque consultant a besoin

En tant que consultant, ton calendrier est le moteur de tes revenus. Pourtant, tu perds des heures chaque semaine à cause d'invitations désordonnées, d'agendas peu clairs et de reports de dernière minute. Les clients attendent de toi que tu diriges le processus, et non que tu traques les courriels ou que tu reconstruises le plan avant chaque appel.

Les modèles de réunion changent la donne. Avec quelques grandes lignes reproductibles et une planification intelligente, tu peux réserver plus rapidement, définir des attentes claires et faire en sorte que chaque session soit axée sur les résultats.

Dans ce guide, tu trouveras cinq modèles de réunions de consultants prêts à l'emploi. Chacun comprend un ordre du jour, des cases horaires, une liste de contrôle pour la préparation, un exemple de copie d'invitation et des conseils d'installation dans Doodle.

Utilise un seul modèle ou les cinq. Dans tous les cas, tu passeras moins de temps à t'occuper de l'administration et plus de temps à conseiller les clients.

Le défi auquel sont confrontés les consultants

Les consultants jonglent avec les appels de découverte, les ateliers, les mises à jour et les examens exécutifs - souvent avec plusieurs clients et équipes. Le champ d'action change. Les priorités évoluent rapidement.

Points de douleur communs :

• Des courriels interminables pour trouver une heure.

• Réunions qui s'éternisent sans qu'aucune décision ne soit prise

• Une préparation peu claire qui fait perdre les 15 premières minutes.

• Absences ou arrivées tardives

• Un suivi manuel qui passe inaperçu

Les modèles associés à des outils de planification intelligents te permettent de reprendre le contrôle de ton processus - et de ton temps.

Pourquoi les réunions structurées sont importantes pour les consultants

Tes heures facturables et l'expérience de tes clients dépendent de la structure. Lorsque tes réunions suivent un cadre cohérent, tu.. :

• Protège le temps de concentration sur ton calendrier

• Construis la confiance grâce à des résultats prévisibles

• Raccourcis les cycles de vente grâce à une découverte et à des propositions claires

• Maintiens les projets sur la bonne voie en définissant les propriétaires et les prochaines étapes.

Avec Doodle, tu peux réserver les bonnes personnes au bon moment, tout en intégrant ton agenda dans chaque invitation. Connecte ton calendrier, ajoute un lien vidéo et laisse les clients choisir parmi tes disponibilités réelles. Moins de jonglage, plus de résultats.

Modèle 1 : Appel de découverte

Utilise ce modèle lorsqu'un nouveau client potentiel veut explorer la pertinence ou l'étendue du projet. Vise une durée de 30 minutes.

Ordre du jour

Liste de contrôle pour la préparation

• Examine le site Web et LinkedIn de la personne à contacter

• Rédige trois questions de clarification sur le budget ou le calendrier.

• Prépare un exemple de cas pertinent

Exemple d'invitation

Objet : Appel de découverte pour clarifier les objectifs et les prochaines étapes.

Corps : Merci de ton intérêt. Nous passerons en revue tes objectifs, ton état actuel et un plan de haut niveau. Viens prêt à partager tes deux principales priorités et ton calendrier de décision.

Organise le tout dans Doodle

• Utilise une page de réservation pour que les clients potentiels puissent réserver à partir de tes disponibilités en temps réel.

• Ajoute des tampons avant et après pour protéger le temps de concentration.

• Connecte Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams pour que le lien s'ajoute automatiquement.

• Si tu fais payer la découverte, active Stripe pour collecter le paiement au moment de la réservation.

• Utilise des descriptions de réunion générées par l'IA (Doodle Pro) pour remplir automatiquement l'ordre du jour.

Meilleures pratiques

• Limite la durée de tes recommandations à 10 minutes

• Termine toujours par une prochaine étape et une date

• Si plusieurs acheteurs sont impliqués, utilise un sondage de groupe pour le suivi.

Modèle 2 : Lancement du projet

Utilise ce modèle pour un nouvel engagement. Vise une durée de 60 minutes avec le responsable du client et les principales parties prenantes.

Ordre du jour

Liste de contrôle pour la préparation

• Partage à l'avance un dossier d'une page sur le projet

• Rédiger un plan d'étapes avec des fourchettes de dates

• Crée un dossier partagé pour les fichiers et les notes

Exemple d'invitation

Sujet : Coup d'envoi du projet et accord de travail

Corps : Nous allons confirmer les rôles, les étapes et les attentes en matière de communication. Lis le dossier et prépare-toi à confirmer la portée du projet et les risques qui y sont associés.

Organise-le dans Doodle

• Utilise un sondage de groupe pour trouver une heure sur plusieurs calendriers.

• Active les échéances et les rappels pour que les gens répondent rapidement.

• Cache les détails des participants si la confidentialité est nécessaire

• Envoie des invitations par courriel directement à partir de Doodle à un maximum de 1 000 participants.

• Ajoute ton logo et joins le briefing avec un marquage personnalisé (Pro)

Meilleures pratiques

• Confirme qui peut approuver les changements de portée

• Se mettre d'accord sur la cadence et la participation

• Consigne les risques avec les propriétaires pendant l'appel

Modèle 3 : Mise à jour hebdomadaire de l'état d'avancement

Utilise ce modèle pour maintenir les progrès et faire apparaître les risques. Vise une durée de 25 minutes.

Ordre du jour

Liste de contrôle pour la préparation

• Mets à jour ton document d'état ou ton tableau

• Identifie une décision que le client doit prendre

• Partage des liens ou des données dans l'invitation

Exemple de copie d'invitation

Objet : Mise à jour hebdomadaire du statut et des décisions

Corps : Examen rapide des progrès, des risques et du plan de la semaine prochaine. Merci de consulter le document sur l'état d'avancement et de venir prêt à prendre des décisions sur les points marqués "Décision".

Configure-le dans Doodle

• Utilise un sondage récurrent 1:1 ou un sondage récurrent de groupe.

• Connecte ton calendrier pour éviter les conflits

• Ajoute des rappels automatiques (24h + 1h avant)

• Utilise des descriptions générées par l'IA pour que l'ordre du jour reste cohérent.

Meilleures pratiques

• Limite les mises à jour aux faits et aux chiffres

• Ne discute que des éléments bloquants qui nécessitent une action

• Enregistre les propriétaires et les dates d'échéance en temps réel

Modèle 4 : Atelier pour les parties prenantes

Utilise ce modèle pour la découverte, la cartographie ou l'alignement avec un groupe plus important. Vise une durée de 90 à 120 minutes.

Ordre du jour

Liste de contrôle pour la préparation

• Envoie un court sondage avant le travail (utilise la feuille d'inscription comme sondage textuel).

• Partager un lien Miro, FigJam ou Google Doc

• Clarifier les décideurs par rapport aux contributeurs

Exemple d'invitation

Objet : Atelier des parties prenantes pour définir les priorités

Corps de l'invitation : Nous ferons le point sur la situation actuelle, nous mènerons deux courtes activités et nous nous alignerons sur les priorités. Merci de répondre à l'enquête préalable et de nous rejoindre à l'heure.

Organise-le dans Doodle

• Utilise un sondage de groupe pour trouver une heure dans les calendriers.

• Fixe une date limite de réponse et des rappels

• Pour les ateliers payants, collecter les frais lors de la réservation avec Stripe.

• Utilise des feuilles d'inscription pour les sessions dont le nombre de places est limité.

• Cache les détails des participants si nécessaire et applique une image de marque personnalisée.

Meilleures pratiques

• Fixe un horaire pour chaque activité

• Désigne un animateur et un preneur de notes

• Termine par des décisions claires et des responsables.

Modèle 5 : Examen et approbation de la proposition

Utilise ce modèle pour conclure l'affaire. L'objectif est de consacrer 45 minutes à l'acheteur et aux principaux responsables de l'approbation.

Ordre du jour

Préparer la liste de contrôle

• Partage la proposition 24 à 48 heures avant

• Mets en évidence deux options de prix qui correspondent à différents paliers

• Prépare un plan de projet visuel simple

Exemple d'invitation

Sujet : Plan d'examen et d'approbation de la proposition

Corps : Nous allons examiner la proposition, confirmer la portée et le prix, et nous mettre d'accord sur le chemin d'approbation. Prends connaissance du document à l'avance.

Organise-le dans Doodle

• Offre un lien 1:1 avec plusieurs options de temps.

• Ajoute des tampons et des limites de temps pour protéger ta journée.

• Ajoute automatiquement des liens vidéo (Meet, Zoom ou Teams).

• Si tu prends un acompte, active la collecte Stripe lors de la réservation.

Meilleures pratiques

• Associe chaque élément du champ d'application à un résultat mesurable

• Présente deux options claires

• Demande la date de la décision et planifie une mise en attente via Doodle.

Erreurs courantes à éviter

• Pas d'ordre du jour dans l'invitation - toujours en inclure un

• Inviter trop de personnes - s'en tenir aux décideurs clés

• Sessions ouvertes - utiliser des cases de temps

• Préparation tardive - partager les documents un jour à l'avance

• Planification manuelle - utilise la page de réservation de Doodle ou 1:1 pour réduire le nombre de courriels.

Outils et solutions pour les consultants

Voici comment Doodle aide les consultants à organiser des réunions efficaces :

• Page de réservation : Partage un lien unique pour les appels de découverte, les sessions payantes ou les heures de bureau. Collecte les paiements via Stripe.

• Planification 1:1 : Offre des options de temps pour les révisions de propositions ou les vérifications exécutives. Doodle retient toutes les options jusqu'à ce qu'une soit confirmée.

• Sondage de groupe : planifie de grands groupes (jusqu'à 1 000 participants) avec des échéances et des rappels.

• Feuille d'inscription : Gère les ateliers ou les sondages dont le nombre de places est limité.

• Intégrations au calendrier : Synchronise les calendriers Google, Outlook ou Apple - n'affiche que les heures disponibles.

• Liens vidéo : Ajoute automatiquement Meet, Zoom, Webex ou Teams à chaque invitation.

• Fonctionnalités pro : Marque personnalisée, descriptions générées par l'IA, expérience sans publicité et sécurité de niveau entreprise.

• Automatisation : Utilise Zapier pour envoyer les données de réservation à ton CRM ou à ton tableau de projet et automatiser les rappels.

Exemples concrets

Consultante en stratégie solo :

Elena a ajouté une page de réservation pour les découvertes payantes et a exigé un dépôt via Stripe. Les no-shows ont chuté et les clients sont arrivés préparés grâce aux agendas générés par l'IA.

Boutique d'analyse :

A utilisé des sondages de groupe pour programmer des entretiens avec les parties prenantes dans les différents départements. Les délais de réponse ont réduit la coordination de deux semaines à quatre jours.

Consultant en gestion du changement :

Marcus a organisé trois ateliers de 90 minutes de 20 places chacun à l'aide de feuilles d'inscription. Les participants ont choisi eux-mêmes leurs créneaux, les rappels ont été envoyés automatiquement et l'image de marque correspondait à celle du portail du client.

Directeur de l'exploitation fractionné :

Priya a mis en place des 1:1 récurrents pour des appels de statut hebdomadaires plus une revue de direction mensuelle. Buffers a protégé ses matinées et les liens des équipes ont été ajoutés automatiquement.

Principaux enseignements

• Les modèles de réunion créent des sessions reproductibles et axées sur les résultats.

• Utilise les cinq modèles suivants pour la découverte, le lancement, l'état d'avancement, les ateliers et les propositions.

• Indique toujours les plages horaires, la préparation et les prochaines étapes.

• Réserve plus rapidement avec la page de réservation Doodle, 1:1, le sondage de groupe ou la feuille d'inscription.

• Ajoute des paiements Stripe, connecte des calendriers et ajoute automatiquement des liens vidéo.

Commence avec une meilleure planification

Choisis un modèle et teste-le cette semaine. Ajoute l'ordre du jour à ton invitation, fixe des limites de temps et envoie ton lien de réservation pour que les clients choisissent sans faire de va-et-vient.

Prêt à simplifier ta planification et à organiser des réunions plus solides ? Crée un Doodle et organise ta première page de réservation, ton premier 1:1 ou ton premier sondage de groupe dès aujourd'hui.

Ton calendrier sera plus léger et tes clients remarqueront la différence.