Lo que la gestión de proyectos me enseñó sobre las listas de tareas pendientes

Cabe suponer que muchas de las personas que han hecho clic en este artículo, como yo, han leído innumerables artículos sobre productividad. A menudo, los autores de estos artículos son directores ejecutivos y empresarios. Su capacidad para hacer malabarismos con distintas prioridades y gestionar eficazmente su tiempo es admirable. Pero yo diría que hay un recurso desaprovechado en casi todos los lugares de trabajo, que puede ayudarnos a todos a planificar y ejecutar mejor nuestros proyectos personales: los jefes de proyecto. Al fin y al cabo, son expertos en planificar meticulosamente los proyectos y asegurarse de que las listas de tareas pendientes se cumplen.

Tras haber recibido recientemente una formación ágil muy básica, mi forma de organizar las tareas pendientes ha cambiado radicalmente, para mejor. También me ha hecho desear haber pedido antes su opinión a mis amigos y colegas gestores de proyectos.

Identificar primero los objetivos de productividad

El primer cambio en mi planificación es que identifico los objetivos y los resultados deseados antes de empezar a identificar las tareas. Puede parecer una obviedad, pero ¿cuántos de nosotros nos tomamos tiempo para hacerlo antes de empezar a garabatear todas las tareas individuales que tenemos que realizar?

Los que estéis trabajando en un proyecto concreto, identificad qué significa el éxito y por qué lo estáis llevando a cabo. Por ejemplo: "La nueva función se pondrá en marcha a finales del segundo trimestre", y "Los usuarios podrán interactuar entre sí más fácilmente y se establecerán conexiones más significativas". Poner por escrito lo que esperas obtener del proyecto y por qué lo estás llevando a cabo será una gran motivación a lo largo del camino.

Para quienes no tengan proyectos concretos en mente, sino que sólo quieran optimizar sus tareas pendientes y su planificación, fija un plazo -por ejemplo, tres meses- y basa tus resultados deseados en lo que te gustaría cambiar en ese tiempo. Por ejemplo: "todo el papeleo y la contabilidad resueltos en los próximos tres meses" o "primeras 100 páginas de mi novela escritas". Hacer las cosas es mucho más fácil si tienes un recordatorio claro y constante de para qué estás trabajando y por qué estás intentando hacer un cambio.

Organizar tu lista de tareas: Lo que debes hacer, lo que deberías hacer, lo que podrías hacer

Tal vez la forma más profunda en que la gestión de proyectos ha cambiado mi planificación personal es la forma en que escribo las listas de tareas pendientes. Ya no escribo todas las tareas posibles que podría hacer, sin temas ni organización, en una aplicación de listas o en un cuaderno. En su lugar, divido cada una de mis tareas en categorías.

La metodología que conocí fue el método MoScOW. Se utiliza principalmente para aclarar qué debe priorizarse en los equipos, pero también me ha resultado muy valioso a nivel personal. En pocas palabras, las tareas se dividen en cuatro categorías:

Tareas imprescindibles: Tareas totalmente críticas que hay que hacer sin falta.

**Tareas importantes, pero no se acabará el mundo si no se hacen.

Podría tener: Tareas que sería deseable completar, pero que sólo mirarás si tienes tiempo.

No tendré: Tareas a las que no vas a dedicar tiempo en este momento.

Escribe todas tus tareas y sepáralas en cuatro categorías (yo utilizo un tablero de Trello para arrastrar y soltar elementos fácilmente). También he añadido una quinta categoría: "Hecho", para poder ver todas las tareas que he terminado. Una vez que hayas desglosado todas tus tareas, es muy probable que tu lista de "Cosas que hacer" sea considerablemente más corta que tu lista original. En esencia, esa lista de "lo que hay que hacer" es tu lista de tareas pendientes; es la lista de cosas que realmente tienes que hacer, y las demás son cosas que puedes hacer si tienes tiempo. Este método es inestimable para identificar prioridades y centrar tu tiempo en lo que realmente necesita tu atención.

Hay dos críticas principales al método MoSCoW. La primera es que no existe una definición inviolable de los "debo tener", "debería tener", etc., pero a nivel personal, considero que esto es lo bueno del sistema. Si estoy trabajando en un proyecto personal que sé que me aportará una gran satisfacción, pero que no es una cuestión de vida o muerte, puedo elegir pasarlo a la lista de "Debo tener". De ese modo, en lugar de pasar por todos los "debo" y "debería" antes de sacar tiempo para hacer algo que me produce satisfacción personal, puedo tratar mi tarea personal como una gran prioridad y dedicarle el tiempo que corresponda.

La segunda crítica al método MoSCoW es que no hay un periodo de tiempo definido para reevaluar lo que es prioritario. Lo que nos lleva a...

Revisión, Revisión, Revisión

Con este método, puedes elegir la frecuencia con la que revisas todas tus tareas y reevalúas tus prioridades. Yo reviso la lista todos los días, añado las nuevas tareas que surgen y utilizo las listas para identificar mis tareas clave para ese día. Cada dos semanas me fijo un recordatorio en el calendario para revisar y reevaluar las prioridades. ¿Tienes algo en tu lista de tareas pendientes en lo que quieres empezar a trabajar ahora? Súbelo. ¿Se te ha pasado el plazo de algo de la lista de tareas pendientes? Táchalo.

La revisión es otra faceta clave de la gestión de proyectos que muchos de nosotros descuidamos en nuestra propia gestión del tiempo, pero es fundamental para asegurarnos de que nuestras prioridades están siempre alineadas y para revisar nuestro progreso a lo largo del camino. La revisión también nos da tiempo para reflexionar: tendemos a fijarnos en lo que tenemos que hacer e ignoramos lo mucho que ya hemos conseguido. Del mismo modo que esos objetivos iniciales te mantuvieron motivado cuando empezaste, reflexionar y revisar es lo que te dará el combustible para seguir adelante.

En esencia, lo que la gestión de proyectos me enseñó fue a tener siempre presente el panorama general. Más que ir tachando tareas, la clave de la productividad sostenida es tener presentes los objetivos, identificar las prioridades y reflexionar sobre los progresos. Adoptar una visión macrocósmica es lo que te mantendrá en el buen camino para cumplir todos tus objetivos y te pondrá en la senda del éxito.