Reuniones de emergencia de la Junta Directiva: Por qué son fundamentales la agilidad y el dinamismo

En las últimas semanas, he visto cada vez más noticias, publicaciones en LinkedIn y tuits sobre despidos en empresas de todos los sectores, tamaños y ubicaciones. Sin embargo, algunos sectores se están viendo más afectados que otros. Por ejemplo, el sector de los viajes. Las principales marcas hoteleras se ven obligadas a despedir a miles de trabajadores, mientras que otras se ven obligadas a realizar despidos masivos para seguir siendo eficientes y operativas en estos tiempos de incertidumbre. Algunas empresas incluso están dejando a sus empleados sin sueldo durante un largo periodo de tiempo.

Se trata de decisiones muy difíciles de tomar para los directivos y los consejos de administración. Nadie, ni siquiera yo, hace juicios de valor. Pero para llegar a esas decisiones difíciles, ha habido que celebrar reuniones de urgencia del consejo de administración, que inevitablemente han tenido que ser virtuales. Dados los obstáculos normativos y de cumplimiento a los que se enfrentan muchos consejos de administración, la SEC ha publicado recientemente una guía para ayudar a las empresas públicas, las sociedades de inversión y los accionistas a llevar a cabo las reuniones de sus consejos de administración de forma virtual tras la pandemia de coronavirus. Es una buena noticia y un paso en la dirección correcta.

Pero el hecho desafortunado es que los procesos de reunión del consejo están impregnados de tradiciones de la vieja escuela que parecen arcaicas y contrarias a la intuición del entorno digital en el que vivimos y trabajamos. Pero con COVID-19, ¿hasta qué punto están preparados los miembros de los consejos de administración para ajustarse y adaptarse? ¿Qué se interpone en su camino en estos momentos? ¿Podría ser la tecnología la diferencia clave entre la supervivencia y el fracaso tras una crisis?

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Para responder a estas preguntas, hablé con Ben Kepes, director de Diversity Ltd. Además de formar parte de los consejos de administración de muchas organizaciones, también es analista de la industria tecnológica y ha escrito para importantes publicaciones como GigaOm y ReadWrite. Durante la pandemia de Covid-19, su empresa, Cactus Outdoor, está dedicando toda su fábrica a la producción de sumascarilla facial*, fabricada en Nueva Zelanda con lana y algodón orgánico.

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He aquí extractos de nuestra conversación.

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¿Cuál es el proceso tradicional para organizar una reunión del consejo? ¿Cuánto tiempo se tarda en conseguir que todos los miembros del consejo se pongan de acuerdo sobre el día, la hora y el orden del día?

Ben: Para la mayoría de nosotros, que estamos pegados a nuestros dispositivos digitales y móviles, el proceso de organización de reuniones del consejo es bastante anticuado e ineficaz. Suele empezar por sentarse a principios de año para fijar por adelantado las fechas aceptables para las reuniones de los 12 meses siguientes. ¿Y he mencionado que esto suele hacerse con papel y bolígrafo? Como muchas empresas tienen que tomar decisiones importantes y difíciles ahora mismo -y tienen que hacerlo rápido-, este proceso anticuado no funciona cuando se está en crisis.

Además, a veces los consejeros tardan una eternidad (o al menos eso parece) en ponerse de acuerdo sobre un día y una hora que les venga bien a todos. Y como tienen un nivel tan alto en la organización (y sus responsabilidades tienen un peso y una influencia enormes), su disponibilidad puede cambiar de un momento a otro. Esto provoca aún más retrasos en la celebración de las reuniones urgentes del consejo de administración y, a menudo, puede incluso dar lugar a cancelaciones. Las reuniones canceladas son un lujo que ninguna empresa puede permitirse en estos momentos.

¿Podría esto acabar causando retrasos en las discusiones y resoluciones de temas/cuestiones importantes que podrían afectar positiva o negativamente al crecimiento del negocio y al retorno de la inversión?

Ben: En realidad, se trata de cómo es una buena gobernanza para una organización dinámica que intenta navegar en un entorno cambiante. La idea de que los consejos de administración de las empresas tecnológicas utilicen procesos y métodos de reunión anticuados es contraintuitiva. Eso dice mucho de su capacidad para adaptarse a entornos cambiantes. Ahora mismo, los consejos de administración sobrevivirán o fracasarán en función de su agilidad y adaptabilidad.

La desafortunada realidad es que los consejeros a veces no cumplen con sus obligaciones debido a retrasos e ineficiencias relacionadas con los conflictos de programación. Para cualquiera que forme parte de un consejo de administración, será fundamental adaptar sus formas de trabajar e integrar ciertas herramientas como Doodle y Zoom, que facilitan y hacen más eficiente la programación de esas reuniones de urgencia del consejo que, en última instancia, podrían determinar si salen del otro lado del inestable clima actual.

He introducido Doodle en tres o cuatro juntas tradicionales de las que formo parte. Ha tenido un gran impacto en su capacidad para programar y celebrar reuniones de emergencia ad hoc (como tantas organizaciones deben hacer ahora mismo). Pero para los consejos que siguen haciendo las cosas a la vieja usanza, no aprovechar al máximo la tecnología y herramientas como Doodle y Zoom podría dar lugar a que las reuniones del consejo simplemente no se celebren.

El peligro de no programar reuniones de emergencia es real y grave. Resulta en un barco sin timón que las organizaciones están tratando de dirigir a través de situaciones inestables. Este no es un escenario viable en situaciones de emergencia, como el actual brote de coronavirus. La dirección tiene que ser capaz de reaccionar con rapidez, ya que las cosas cambian a diario. Por eso es fundamental que los consejos se comuniquen con rapidez, eficacia y regularidad. Las herramientas de trabajo a distancia como Doodle Zoom son fundamentales para conseguirlo.

**¿Cree que una mala gestión de las reuniones del consejo puede afectar directamente a la forma en que una organización afronta (y supera) una emergencia/crisis? ¿Puede explicarlo?

Ben: Por supuesto. Es el momento de que la gente se reúna con regularidad y tome decisiones con rapidez en un entorno cambiante. Un consejo que no pueda reaccionar a esos cambios en tiempo real no superará esta crisis (ni ninguna otra).

La mayoría de los consejos de administración, especialmente los de organizaciones que cotizan en bolsa, trabajan en un entorno muy regulado (por ejemplo, Sarbanes Oxley, GDPR de la UE, etc.). Así que hay una gran cantidad de obligaciones legales en las que pensar cuando se trata de cumplimiento. Pero el problema es que los consejos de administración tienden a operar en una proporción 90/10: 90% centrado en el cumplimiento y 10% centrado en la estrategia empresarial. En medio del actual brote de coronavirus, esta proporción no es viable ni está preparada para el futuro.

Para una buena gobernanza, los consejos necesitan un orden del día, un calendario, objetivos, resultados, documentos y otros elementos esenciales. Pero si todas esas "cosas" acaban siendo un obstáculo para que el consejo pueda pensar y actuar estratégicamente, si no son irrelevantes, al menos pierden el sentido de la respuesta a la crisis. Lo que he descubierto es que cuando un consejo de administración incorpora tecnología/herramientas como Doodle y Zoom en su forma de trabajar, puede considerarse como un indicador de si un consejo está preparado para el futuro y para su propósito. Eso es importante ahora más que nunca.

¿Qué consejo daría a los consejos que se ven obligados a organizar reuniones de urgencia?

Ben: Casi todos los consejos en los que estoy se reúnen al menos una vez a la semana (y algunos, a diario). Pueden ser actualizaciones rápidas de 30 minutos o conversaciones más profundas que pueden durar varias horas. Incluso las organizaciones con grandes oportunidades potenciales de crecimiento en este momento (por ejemplo, comercio electrónico, servicios de entrega, logística, almacenamiento/distribución) necesitan ser capaces de reaccionar rápidamente ante situaciones cambiantes. Eso significa que los consejeros deben estar al tanto constantemente. Pero si no disponen de las herramientas adecuadas para conectar, reunirse y coordinarse con otros miembros del consejo, inversores y accionistas, entonces tienen problemas mayores entre manos.

Hay dos características fundamentales de un buen programa de gobernanza: adaptabilidad y dinamismo. Un componente importante es poder programar reuniones ad hoc. Hoy en día, todas las organizaciones dedican mucho tiempo a hablar de transformación digital. Pero muchos altos ejecutivos (y consejos de administración) lo ven como algo que se centra principalmente en la experiencia del cliente y los puntos de contacto de ventas. Pero es más que eso y afecta a todos los aspectos del funcionamiento de una organización. Por eso, que los consejos de administración adopten herramientas como Doodle y Zoom es otro ejemplo de transformación digital. Si un consejo de administración no muestra una mentalidad digital, ¿cómo puede esperar que su organización sobreviva a una crisis, y mucho menos que crezca una vez superada la crisis?

**Para ver de cerca cómo funciona realmente la integración Doodle-Zoom y cómo puede ayudar a su junta directiva a organizar reuniones de emergencia en cuestión de minutos, vea este vídeo.