Reduce los no-shows con recordatorios inteligentes y pagos simples para coaches de bienestar

Cuando un cliente falta a una sesión, pierdes ingresos, impulso y, a menudo, concentración. Desbarata tu calendario, tu energía y el flujo de la semana.

Buenas noticias: las ausencias tienen arreglo.

Con la combinación adecuada de recordatorios y pagos sencillos, tus clientes se presentarán más a menudo, preparados y comprometidos. Este artículo muestra cómo utilizar Doodle y Stripe para automatizar las cosas difíciles, cumplir los horarios y proteger tu tiempo.

El reto al que se enfrentan los coaches de bienestar

Quieres ayudar, no pasarte el día persiguiendo confirmaciones o facturas impagadas. Pero las sesiones perdidas son un problema común:

• Las llamadas de descubrimiento se reservan y luego se olvidan

• Las sesiones matinales se saltan porque los clientes se olvidan de poner el despertador.

• Las clases en grupo se llenan y luego la mitad de las colchonetas se quedan vacías

• Los eventos de bienestar corporativo necesitan varios recordatorios sólo para aparecer en el radar.

Los recordatorios manuales ayudan, pero te roban tiempo. Pedir el pago puede resultar incómodo. Si se hacen bien, los recordatorios y las políticas de pago resuelven ambos problemas sin estrés.

Por qué es importante para tu empresa

Los impagos no sólo son molestos, sino que te cuestan:

• Ingresos perdidos

• Progreso perdido para el cliente

• Programación menos predecible

• Carga mental adicional para ti

Cuando tienes un sistema, los clientes se mantienen al día, y tú también. Pareces más profesional, tus sesiones son más fluidas y tu calendario funciona como debería.

Crea un sistema de recordatorios que funcione de verdad

Los recordatorios inteligentes reducen las ausencias. Ayudan a tu cliente a prepararse y protegen tu tiempo sin que tengas que enviar otro mensaje.

Establece un ritmo de recordatorios de tres toques

He aquí una sencilla estructura de tiempos que funciona para la mayoría de los entrenadores de bienestar:

¿Tienes sesiones a primera hora de la mañana? Añade un recordatorio a las 6 de la tarde la noche anterior.

En Doodle, todo esto es automático cuando utilizas la Página de reservas o la programación 1:1. Los clientes reciben la invitación, los recordatorios y los enlaces. Los clientes reciben la invitación, los recordatorios y los enlaces, sin que tengas que administrar nada más.

Utiliza mensajes claros y amistosos

Aquí tienes plantillas breves que puedes incluir en tus recordatorios de Doodle:

• En la reserva: Estás confirmado para tu sesión de coaching de 60 minutos el martes a las 10 a.m. Aquí tienes el enlace de Zoom y la lista de preparación.

• 24 horas antes: Recordatorio: Tu sesión es mañana a las 10 a.m. Trae agua y tu diario. ¿Necesitas cambiar la cita? Utiliza este enlace.

• 2 horas antes: ¡Hasta pronto! Tu sesión empieza a las 10 a.m. Únete aquí: [enlace Zoom]

Con Doodle Pro, puedes generar descripciones de reuniones en tu tono automáticamente.

Facilita la reprogramación

Si es difícil cancelar o trasladar una sesión, los clientes son fantasmas. Cada evento de Doodle incluye un enlace de reprogramación. Sin incómodos correos electrónicos, sin caos en el calendario. Sólo una nueva hora elegida por ellos.

Conecta tu calendario (Google, Outlook o Apple) para mostrar sólo las franjas horarias libres. Los clientes nunca verán tu información privada ni te reservarán dos veces.

Utiliza los pagos para impulsar el compromiso

Cuando la gente paga, se presenta. Y punto. Un pequeño paso por adelantado aumenta el seguimiento y hace que las cancelaciones sean más respetuosas.

Adecua el pago al tipo de sesión

He aquí una guía sencilla:

Doodle trabaja con Stripe, por lo que puedes cobrar el pago directamente en el flujo de reservas, sin correos electrónicos de seguimiento ni facturas de persecución.

Comparte una política de cancelación clara

Hazlo sencillo:

• Cancelar/programar hasta 24 horas antes = gratis

• Menos de 24 horas = se cobra la sesión

• Un pase de gracia por trimestre

Añade tu política a cada confirmación. Con Doodle, puedes escribirla una vez y se mostrará en cada descripción o recordatorio del evento.

Ofrece opciones de pago flexibles

Conoce a tus clientes donde están. Puedes ofrecer

• Tarifas de escala móvil

• Depósitos para las sesiones más caras

• Descuentos para reservas de paquetes

Stripe facilita la gestión de todo esto. Los clientes pagan de forma segura con tarjetas, y puedes reembolsar si es necesario.

¿Qué configuración funciona mejor para tus sesiones?

Aquí tienes un resumen rápido de cómo Doodle ayuda a reducir las ausencias en los distintos formatos de coaching:

Ejemplos reales

Primera llamada con la entrenadora Lena

Llamadas de descubrimiento gratuitas de 20 minutos utilizando la Página de Reservas + recordatorios. Su índice de asistencia mejoró cuando añadió un enlace y una política de reprogramación claros.

4 sesiones de coaching energético con el coach Amir

Utiliza 1:1 para compartir 3 opciones de tiempo por semana. Cobra por adelantado a través de Stripe. Se acabaron las reservas dobles y las sesiones sin pagar.

Trabajo de respiración en grupo con la entrenadora Jess

Hoja de inscripción de 15 plazas. Envía la lista de reproducción y las instrucciones con 48 horas de antelación. La plaza se libera automáticamente si alguien cancela.

Taller corporativo con la entrenadora Devon

Se utiliza una Encuesta de Grupo para encontrar una hora entre 200 empleados. Una vez elegida, comparte una Hoja de Inscripción y añade recordatorios. Mejoró la asistencia y se redujo la administración.

Sesiones matinales con la Coach Priya

Sesiones de creación de hábitos a las 6 de la mañana. Envía un recordatorio a las 6 de la tarde de la noche anterior, y otro a las 5:30 a.m. Se requiere el pago para mantener la plaza.

Guiones de mensajes que puedes utilizar hoy

Confirmación de reserva: Tienes reservada una sesión de 60 minutos el [fecha] a las [hora]. Aquí tienes tu enlace Zoom. Consulta nuestra política de 24 horas aquí. ¿Necesitas cambiar la hora? Utiliza este enlace. Trae agua y un diario.

Recordatorio de 24 horas: Hola [Nombre], tu sesión es mañana a las [hora]. Responde aquí para reprogramarla si es necesario. ¡Lo estoy deseando!

Recordatorio de 2 horas: Recordatorio: La sesión comienza a las [hora]. Únete con este enlace. Hasta pronto.

Política de pago: El pago vence en el momento de la reserva. Cancela o cambia la fecha hasta 24 horas antes. Dentro de las 24 horas, la sesión se cuenta o se cobra. Un pase de gracia por trimestre.

Puntos clave

• Utiliza recordatorios + pagos para reducir las ausencias

• Envía al menos 3 recordatorios: reserva, 24h y 2h

• Cobra el pago con Stripe directamente en Doodle

• Adapta el pago y la política al tipo de sesión

• Incluye siempre un enlace de reprogramación

• Elige la herramienta adecuada para tu formato: Página de reserva, 1:1, Hoja de inscripción o Encuesta de grupo

Empieza

Entrenas mejor cuando no estás persiguiendo ausencias. Deja que Doodle y Stripe se ocupen de la administración mientras tú te centras en tus clientes. Añade recordatorios. Cobra los pagos. Fija sesiones más fiables automáticamente.