Mejores prácticas de programación para tutores y profesores a distancia

Los profesores y tutores a distancia desempeñan un papel crucial en la educación actual. Especialmente para los estudiantes que necesitan ayuda extra, un ritmo flexible o un apoyo individualizado que los centros educativos normales no siempre pueden ofrecer. Tanto si estás ayudando a alguien a prepararse para un examen, a ganar confianza en una asignatura complicada o simplemente a ponerse al día después de haberse quedado atrás, tu trabajo es importante.

Pero por muy valiosas que sean tus sesiones, la gestión de tu calendario puede resultar abrumadora. Zonas horarias, herramientas de vídeo, ausencias y cambios de última hora pueden acumularse rápidamente sin un sistema sencillo.

Estas son algunas de las mejores prácticas de programación para ayudar a los tutores a distancia a mantenerse organizados, cuerdos y ahorrar tiempo.

1. Establezca un horario de trabajo y un tiempo de descanso

La tutoría en línea le ofrece flexibilidad, pero eso no significa que deba estar disponible todo el día. Defina claramente su horario de trabajo preferido y no olvide programar breves descansos entre sesiones. Dar clases seguidas puede parecer eficiente, pero a menudo provoca cansancio.

Consejo de Doodle: Añade un tiempo intermedio entre sesiones para que puedas reajustar tu espacio, tomar algo o prepararte para el siguiente alumno. Puedes configurarlo directamente en tu Página de reserva.

2. Haz que tu Página de Reservas sea fácil de encontrar

Si la gente no sabe cómo reservarte, te enviarán un mensaje en su lugar, y eso significa más idas y venidas. Comparte el enlace de tu Página de Reservas en los lugares que tus alumnos ya visitan.

Lugares idóneos: Tu sitio web, firma de correo electrónico, intranet escolar, grupo de WhatsApp o biografía en redes sociales.

3. Utilice tipos de sesión coherentes

Ofrecer opciones claras hace que su horario sea más manejable. Cíñase a la duración estándar de las sesiones, como 30 o 60 minutos, para que los estudiantes sepan qué esperar. También te ayuda a planificar el día sin huecos incómodos o sesiones que se solapan.

Consejo de Doodle: Crea diferentes páginas de reserva para cada tipo de sesión. Por ejemplo, puedes ofrecer una sesión de registro de 30 minutos o una sesión de enfoque profundo de 60 minutos. Una vez que las hayas creado, podrás reutilizarlas en cualquier momento sin tener que empezar de cero.

4. Informe a los estudiantes cuando se abra un hueco

Si alguien cancela en el último minuto, no tiene por qué perder ese tiempo. Informa a tus otros alumnos de que se ha abierto un hueco.

Un movimiento rápido: Publica tu Página de reserva en tu chat de grupo o canal de clase con un simple mensaje de "¡sesión de última hora disponible ahora!".

5. Planifica en función de los calendarios escolares y las horas punta

Muchos estudiantes no están disponibles durante las semanas de exámenes, vacaciones escolares o eventos importantes. Intentar programar durante esos periodos suele provocar que no se presenten o cancelen a última hora.

Hábito inteligente: bloquea esos días libres con antelación y utilízalos para tareas administrativas, de preparación o para tomarte un descanso.

6. Recopilar información antes de la reunión

Empezar una sesión sin saber lo que necesita el alumno es una pérdida de tiempo. Haz preguntas clave cuando se inscriban, como en qué tema necesitan ayuda o qué herramienta están utilizando.

Consejo de Doodle: Añade preguntas personalizadas a tu Página de Reserva para que siempre tengas lo que necesitas antes de que empiece la llamada.

7. Establece el formato

Algunos estudiantes prefieren una llamada telefónica, otros prefieren un enlace Zoom, pero no dejes la elección para el último momento. Deberías decidirlo y configurarlo con antelación.

Consejo de Doodle: Añade el formato y la ubicación de la reunión (como Zoom o Google Meet) al crear la sesión, para que quede claro desde el principio.

8. Cobra automáticamente

Te mereces que te paguen por tu tiempo, y el pago por adelantado ayuda a los estudiantes a comprometerse. Con el aprendizaje a distancia, también se evitan los seguimientos incómodos y se facilita el proceso.

Con Doodle + Stripe, puedes cobrar en el momento de la reserva. ¿Quieres ofrecer sesiones introductorias gratuitas? Puedes desactivar los pagos para esas sesiones también.

9. Utiliza recordatorios para reducir las ausencias

Incluso los estudiantes con las mejores intenciones olvidan cosas. Un recordatorio rápido el día anterior o incluso una hora antes puede ser de gran ayuda.

Ayuda incorporada: Doodle envía recordatorios automáticos antes de cada sesión, para que no tengas que acordarte de hacerlo tú mismo.

10. Reutiliza tus encuestas de grupo

Si impartes clases en grupo, como sesiones de conversación de idiomas o pequeñas clases de preparación de exámenes, las encuestas de grupo son una forma estupenda de encontrar la mejor hora para todos. Una vez que hayas configurado una, no tendrás que rehacerla cada vez.

Consejo Doodle: Duplica las Encuestas de Grupo anteriores para ahorrar tiempo y mantener tu programación consistente semana a semana.

11. Vigila tus patrones

Si siempre tienes que reprogramar una franja horaria determinada, o si el mismo día se cancela repetidamente, es algo que debes tener en cuenta. No tienes por qué seguir ofreciendo lo que ya no funciona.

Consejo de verdad: tu calendario debe reflejar lo que funciona ahora, no lo que funcionó el semestre pasado.

No necesitas gestionarlo todo a mano

La programación no debería requerir más energía que la propia enseñanza. Cuando la organización es sencilla y coherente, es más probable que los estudiantes se presenten, se organicen y aprovechen al máximo las sesiones.

Prueba Doodle y haz que la programación sea la parte más fácil de tu tutoría.