5 plantillas de reuniones para llamadas a clientes y revisiones creativas

Trabajas rápido, pero las llamadas de los clientes pueden agotar el tiempo creativo. Las partes interesadas se incorporan tarde, los comentarios llegan a través de los canales y las decisiones se estancan. Tu equipo pierde horas cada semana en mensajes y reuniones sin estructura.

Esta guía te ofrece cinco plantillas de reuniones de eficacia probada para agencias. Cada plantilla incluye un orden del día sencillo, indicaciones y tiempos. También verás cómo utilizar la Página de Reservas de Doodle, las invitaciones 1:1, las Encuestas de Grupo y las Hojas de Inscripción para reducir las fricciones en la programación y mantener tu calendario bajo control.

Tanto si diriges un estudio boutique como una agencia de servicios integrales, estas plantillas te ayudarán a pasar del caos a la claridad sin añadir tareas administrativas adicionales.

El reto al que se enfrentan los profesionales de las agencias

Las agendas de las agencias están repletas de cambios de contexto. Pasas de las llamadas de descubrimiento a las revisiones creativas y a las actualizaciones de estado. Cuando las reuniones carecen de estructura

• el alcance se arrastra

• las decisiones se deslizan

• los plazos se desvían

• la información se dispersa

La programación añade más riesgo. Los clientes utilizan diferentes herramientas, zonas horarias y preferencias; una invitación perdida o una doble reserva pueden afectar a todo el proyecto.

Por qué esto es importante para las agencias

Tu tiempo es tu margen. Las reuniones ajustadas protegen el ancho de banda creativo, ayudan a tu equipo a trabajar con concentración y agilizan las aprobaciones.

Estandarizar las plantillas de reuniones

• establece expectativas para los clientes

• reduce la repetición del trabajo

• aclara los propietarios y las decisiones

• refuerza el ritmo de tu proyecto

Añade una programación inteligente y recuperarás horas a la semana que, de otro modo, desaparecerían en la administración.

5 plantillas de reuniones que puedes copiar hoy mismo

Cada plantilla incluye el tiempo para una reunión de 30-60 minutos. Ajústala en función del tamaño de tu proyecto y de quién necesite estar en la sala.

1) Reunión inicial con el cliente

Propósito: alinear objetivos, funciones, alcance y formas de trabajar.

Duración sugerida: 45 minutos

Quién: jefe del cliente, patrocinador del proyecto, jefe de cuenta de la agencia, jefe creativo o de estrategia

Agenda

• 5 min - Presentaciones y funciones

• 10 min - Objetivos del proyecto y métricas de éxito

• 10 min - Alcance, entregables e hitos

• 10 min - Responsables, aprobaciones, riesgos

• 5 min - Plan y herramientas de comunicación

• 5 min - Próximos pasos y propietarios

Sugerencias

• ¿Qué aspecto tiene el éxito en 60 días y en el lanzamiento?

• ¿Quién aprueba la creatividad y a quién hay que informar?

• ¿Qué riesgos te preocupan más?

Consejo para programar con Doodle

• Utiliza una Encuesta de Grupo cuando deban asistir varios líderes. Ofrece bloques a través de zonas horarias, fija una fecha límite y deja que los recordatorios impulsen las respuestas.

• Tras confirmar la hora, añade un enlace de vídeo (Zoom, Google Meet, Teams) directamente en Doodle.

Antes de la llamada

• Comparte un resumen de una página y un formulario de admisión

• Utiliza descripciones de reuniones generadas por IA (Doodle Pro) para añadir una agenda pulida a la invitación

Después de la llamada

• Envía un resumen con los propietarios

• Utiliza Doodle 1:1 para cualquier seguimiento

2) Estado semanal y aprobaciones

Propósito: mantener el trabajo en marcha, eliminar bloqueos, confirmar aprobaciones

Duración sugerida: 30 minutos

Quién: jefe de cuenta, día a día con el cliente, productor, jefe creativo (según sea necesario)

Agenda

• 5 min - Ganancias y actualizaciones

• 10 min - Trabajo en curso y puntos de revisión

• 10 min - Decisiones y riesgos

• 5 min - Próximos pasos y fechas

Sugerencias

• ¿Qué podemos aprobar hoy para mantener el impulso?

• ¿Qué dependencia está en riesgo esta semana?

Consejo para programar con Doodle

• Utiliza una Página de Reserva para las llamadas de estado recurrentes. Los clientes eligen una franja horaria que se ajuste a tu disponibilidad.

• Si la sesión es facturable, cobra con Stripe durante la reserva.

• Añade buffers para evitar reuniones consecutivas.

Antes de la llamada

• Comparte el documento de estado y los enlaces a los activos

• Reduce la lista de asistentes

Después de la convocatoria

• Anota las decisiones en el documento

• Utiliza Zapier para enviar los detalles de la reunión a Slack o Asana

3) Llamada de revisión creativa

Propósito: presentar la creatividad, alinear la intención, recopilar comentarios en un solo lugar

Duración sugerida: 45-60 minutos

Quién: patrocinador del cliente, revisores, director creativo, jefe de cuenta

Agenda

• 5 min - Breve recapitulación y objetivo empresarial

• 10 min - Justificación del concepto y visión de la audiencia

• 20 min - Recorrido con preguntas y respuestas

• 10 min - Ronda de comentarios por temas

• 5 min - Decisión y próximos pasos

Sugerencias

• ¿Cumple este concepto las instrucciones y las necesidades del público?

• ¿Qué debe cambiar para pasar a producción?

Consejo para programar con Doodle

• Evita el caos del correo electrónico para grupos grandes. Utiliza encuestas de grupo e invita por correo electrónico a un máximo de 1000 participantes.

• Utiliza la opción de ocultar los datos de los participantes si necesitas confidencialidad.

Antes de la convocatoria

• Comparte un PDF, deck o prototipo con 24 horas de antelación

• Asigna una persona para tomar notas y otra para tomar decisiones

Durante la convocatoria

• Organiza los comentarios por temas (mensaje, diseño, técnico)

• Registra las acciones en directo

Después de la convocatoria

• Utiliza Doodle 1:1 para las revisiones de seguimiento

• Comparte un resumen con las decisiones finales

4) Taller de consolidación de opiniones

Propósito: unificar los comentarios dispersos en una única dirección

Duración sugerida: 45 minutos

Quién: jefe de cuenta, jefe creativo, revisores clave o propietario del producto

Agenda

• 5 min - Objetivos y reglas básicas

• 10 min - Revisar los comentarios por fuente/tema

• 20 min - Priorizar las ediciones y resolver los conflictos

• 10 min - Dirección final y próximos pasos

Sugerencias

• ¿Qué comentarios se ajustan a las instrucciones?

• ¿Qué métrica demostrará que la edición ha funcionado?

Consejo para programar con Doodle

• Utiliza Hojas de Inscripción con plazas limitadas para gestionar varios mercados o equipos.

• Doodle Pro te permite crear sesiones ilimitadas.

Antes de la llamada

• Combina todos los comentarios en un documento

• Etiqueta los comentarios: imprescindible, agradable, fuera de alcance

Después de la llamada

• Comparte la lista priorizada

• Abre espacios 1:1 para aclaraciones individuales

5) Revisión trimestral del negocio

Propósito: mostrar el impacto, alinearse con los objetivos del próximo trimestre, apoyar el crecimiento

Duración sugerida: 60 minutos

Quién: dirección de la agencia, patrocinador del cliente, jefe de finanzas/operaciones

Agenda

• 10 min - Objetivos y resultados del último trimestre

• 15 min - Aspectos destacados de la campaña + lecciones

• 15 min - Hoja de ruta + perspectivas presupuestarias

• 10 min - Riesgos + dependencias

• 10 min - Acuerdo sobre el próximo trimestre

Sugerencias

• ¿Dónde hemos creado más valor?

• ¿Qué limitaciones deben guiar el próximo trimestre?

Consejo para programar con Doodle

• Utiliza encuestas de grupo con amplias ventanas de disponibilidad.

• Añade marcas personalizadas en Doodle Pro para una invitación pulida y lista para ejecutivos.

Antes de la llamada

• Comparte una breve presentación y un resumen ejecutivo de una página

• Incluye opciones para la planificación del próximo trimestre

Después de la convocatoria

• Envía un resumen y las decisiones

• Reutiliza la misma plantilla de encuesta para establecer el próximo QBR

Tabla de plantillas de reuniones sugeridas

Puedes pegar esto en Contentful como un bloque de tabla o markdown:

Consejos prácticos para que estas plantillas funcionen

• Bloques de tiempo con propósito

Asigna a cada bloque del orden del día un resultado claro.

• Mantén la sala reducida

Invita a los que toman decisiones; mantén a los demás asincrónicos.

• Prepara los recursos con antelación

Envía informes, prototipos o datos 24 horas antes de la convocatoria.

• Decide en la sala

Asigna un responsable de la decisión y graba la llamada.

• Protege tu calendario

Utiliza buffers, evita las llamadas a última hora del día y bloquea el tiempo de concentración.

• Haz que los próximos pasos sean obvios

Todas las reuniones terminan con los propietarios, las fechas y la vía de retroalimentación.

Errores comunes que debes evitar

• Objetivos difusos

• Demasiados revisores en la sala

• Comentarios sin un resumen que los ancle

• Vías de aprobación poco claras

• Programación por correo electrónico en lugar de herramientas automatizadas

Herramientas y soluciones que las agencias utilizan con Doodle

• Página de reservas - llamadas rutinarias, horas de oficina, sesiones de pago a través de Stripe

• Invitaciones 1:1 - entrevistas y seguimiento de las partes interesadas

• Encuestas de grupo - revisiones creativas, talleres, QBRs

• Hojas de inscripción - talleres de varias plazas con límite de plazas

• Conexiones de calendario - Google, Outlook, Apple

• Videoconferencia - Google Meet, Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams

• Características Pro - agendas generadas por IA, branding, participantes ocultos, experiencia sin publicidad

• Zapier - creación de tareas y recordatorios

Todo lo enumerado es exacto a la funcionalidad actual de Doodle.

Ejemplos reales de equipos de agencias

• Estudio de diseño boutique - Inicio mediante encuesta de grupo → respuestas más rápidas + aprobaciones durante las llamadas

• Agencia de marketing de resultados - Página de reservas para estados + Stripe para auditorías de pago → 4 horas ahorradas semanalmente

• Agencia global de relaciones públicas - Hojas de inscripción con plazas limitadas + participantes ocultos → flujos de trabajo multimercado más fluidos

• Agencia de contenidos - 1:1 para entrevistas + enlaces a equipos + Zapier → creación automática de tareas

• Agencia de servicios completos - Encuestas de grupo + branding + descripciones de reuniones AI → proceso QBR pulido

Puntos clave

• Utiliza plantillas de reuniones para proteger el tiempo

• Combina cada tipo de reunión con el producto Doodle adecuado

• Mantén las salas pequeñas y los comentarios estructurados

• Decide en la sala y registra propietarios, fechas y decisiones

• Utiliza Doodle Pro para descripciones de IA, marcas y recordatorios

Empieza a programar mejor

Estas plantillas ayudarán a tu agencia a llevar a cabo convocatorias de clientes más ajustadas y revisiones creativas más rápidas. Si quieres menos correos electrónicos y calendarios más limpios, añade Doodle a tu flujo de trabajo.

Conecta tu calendario, comparte una Página de reservas para llamadas rutinarias, utiliza 1:1 para seguimientos, y Encuestas de grupo u Hojas de inscripción para sesiones más grandes. Cobra con Stripe cuando sea necesario y deja que los recordatorios se encarguen del seguimiento.

¿Listo para ahorrar tiempo?