5 plantillas de reuniones que todo arquitecto debería utilizar

Como arquitecto, te pasas el día haciendo equilibrios entre clientes, asesores, contratistas y funcionarios municipales. Tu calendario se llena rápidamente. Una reunión equivocada en el momento equivocado puede ralentizar un proyecto, causar repeticiones y reducir las horas facturables.

La solución es sencilla: utiliza un pequeño conjunto de plantillas de reuniones reutilizables. Cada plantilla debe tener un objetivo claro, un orden del día breve, pasos previos y una forma coherente de programar. En esta guía, obtendrás cinco prácticas plantillas de reuniones para arquitectos, además de cómo ejecutarlas con Doodle para ahorrar horas y reducir las idas y venidas.

El reto de los profesionales de la arquitectura

Los arquitectos coordinan muchas funciones y fases a lo largo de un proyecto:

• Llamadas de admisión residencial

• Revisiones de concepto y diseño

• Comprobaciones de desajustes de los consultores

• Visitas a la obra y reuniones de AC

• Conversaciones sobre permisos y planificación

Sin una estructura, cada reunión se convierte en un trabajo personalizado que se come el tiempo.

Puntos críticos habituales

• Interminables hilos de correos electrónicos para encontrar una hora

• No te presentas debido a recordatorios o lugares poco claros

• Órdenes del día que se desvían y decisiones que se pierden

• Retrasos que repercuten en los planos, las entregas y los honorarios.

• Horas dedicadas a consultas no remuneradas en lugar de trabajo facturable

Por qué es importante para los arquitectos

Las reuniones determinan los requisitos, la dirección del diseño y las decisiones de construcción. Una sólida estructura de reuniones protege tus honorarios y tu calendario.

Las plantillas claras te ayudan a:

• Acortar los plazos del proyecto reduciendo la confusión

• Mejorar la confianza del cliente mediante puntos de contacto coherentes

• Tomar decisiones firmes y reducir la repetición del trabajo

• Mantener a tu equipo centrado, eficiente y facturable

A continuación encontrarás cinco plantillas listas para arquitectos, con agendas y configuraciones de Doodle que puedes utilizar hoy mismo.

Plantilla 1: Descubrimiento y admisión de clientes

Objetivo: Cualificar a un cliente potencial, definir objetivos y establecer un alcance preliminar

Duración: 30-45 minutos

Asistentes: Arquitecto, responsable de la toma de decisiones del cliente, cualquier copropietario o socio

Agenda

1. Objetivos y visión (2 minutos por persona)

2. Emplazamiento + limitaciones

3. Presupuesto + plazos

4. Responsables + proceso de aprobación

5. Siguientes pasos

Lista de control preparatoria

• Revisa el formulario principal, la dirección del emplazamiento y los registros básicos

• Elige 1-2 ejemplos de proyectos relevantes

• Prepara las preguntas obligatorias

Configuración de Doodle

• Utiliza una Página de Reservas para que los clientes potenciales se autorreserven según tu disponibilidad real

• Conecta Google/Outlook/Apple Calendar

• Añade recordatorios automáticos + videoconferencia

• Conecta Stripe si cobras por consultas de pago

Ejemplo de invitación

Título Llamada de descubrimiento del cliente para [Proyecto/Dirección]

Descripción: Revisaremos los objetivos, el contexto del sitio, el presupuesto y el calendario. Por favor, ten preparada cualquier encuesta o enlace de listado.

Buenas prácticas

• Sé breve para proteger tu tiempo

• Termina con un siguiente paso claro

• Utiliza Doodle 1:1 para ofrecer unas pocas veces curadas a un solo cliente potencial

Plantilla 2: Revisión del diseño conceptual con el cliente

Propósito: Alinear los primeros conceptos y aprobar la dirección

Duración: 60 minutos

Asistentes: Arquitecto, PM, responsable de la toma de decisiones del cliente, diseñador de interiores opcional

Agenda

1. Recordar objetivos y limitaciones

2. Presenta 2-3 conceptos con pros/contras

3. Debatir el coste y las implicaciones de las fases

4. Toma decisiones + riesgos

5. Confirmar aprobaciones + siguiente hito

Prepara la lista de control

• Reúne los planos y diapositivas en un solo paquete

• Preparar una descripción sencilla de los costes

• Definir los criterios de decisión

Configuración de Doodle

• Utiliza encuestas de grupo cuando varias partes interesadas deban ponerse de acuerdo sobre una hora

• Establece plazos + recordatorios automáticos

• Utiliza Doodle Pro para generar una descripción clara de la reunión y añadir marca

Captura las decisiones

• Añade una diapositiva final con las decisiones

• Envía un resumen en 24 horas

Buenas prácticas

• Limitar a 2-3 opciones

• Establece un marco temporal para cada bloque de debate

• Graba la llamada (con consentimiento)

Plantilla 3: Sincronización de la coordinación de consultores

Objetivo: Resolver conflictos, alinear responsabilidades y mantener los modelos en movimiento

Duración: 45-60 minutos

Asistentes: Arquitecto, estructural, MEP, civil, paisajista, especialistas

Agenda

1. Hitos y revisión del calendario

2. Revisión de planos/modelos

3. Matriz de responsabilidades

4. Decisiones + propietarios

5. Fechas de entrega + siguiente punto de contacto

Lista de preparación

• Publica el último modelo y los PDF al menos 24 horas antes

• Identifica los cinco principales conflictos o riesgos

• Aclara la nomenclatura de los archivos y las normas de intercambio

Configuración de Doodle

• Utiliza encuestas de grupo para la coordinación entre empresas (hasta 1000 participantes)

• Oculta los datos de los participantes si se prefiere la privacidad entre empresas

• Las reuniones reservadas se sincronizan automáticamente con los calendarios con enlaces de vídeo

Lista de control de seguimiento

• Envía modelos actualizados + un registro de decisiones de una página

• Utiliza una Hoja de inscripción si necesitas franjas horarias estructuradas para la devolución de consultores

Mejores prácticas

• Mantén el grupo pequeño y específico para cada fase

• Cadencia semanal en DD; quincenal en CDs

• Utiliza Doodle 1:1 para los temas de discusión

Plantilla 4: Reunión de coordinación y obra del contratista

Propósito: Mantener la construcción en marcha, responder a los RFI, revisar las condiciones sobre el terreno

Duración: 30-60 minutos in situ + 30 minutos de revisión

Asistentes: Arquitecto/Jefe de obra, PM de la CG, superintendente, subcontratistas clave, representante del propietario

Agenda

1. Seguridad y acceso

2. Revisión del trabajo in situ + maquetas

3. Solicitudes de información abiertas + presentaciones

4. Cambios + aprobaciones

5. Acciones

Lista de comprobación preparatoria

• Llevar planos actuales, registro de RFI y cámara

• Comprueba el tiempo y el acceso a la obra

• Ten preparadas las herramientas de la lista de tareas

Configurar Doodle

• Utiliza una Página de Reservas para que el CG reserve reuniones recurrentes sólo cuando estés disponible

• Añade la dirección de la obra y los detalles del aparcamiento

• Utiliza Doodle 1:1 para sub-reuniones puntuales

Buenas prácticas in situ

• Vincula las fotos a los puntos de acción

• Mantén una plantilla de informe de campo sencilla

• Envía resúmenes el mismo día para reducir las disputas

Plantilla 5: Reunión previa a la solicitud de permisos y planificación

Propósito: Aclarar las dudas sobre el código y reducir los reenvíos

Duración: 45 minutos

Asistentes: Arquitecto, funcionario de urbanismo/construcción, a veces cliente o civil

Orden del día

1. Resumen del proyecto + zonificación

2. Cuestiones clave del código

3. Estudios requeridos + presentaciones

4. Calendario + vía de revisión

5. Pasos siguientes

Lista de preparación

• Resumen de dos páginas con plano del sitio + masa

• Lista de preguntas sobre el código (con citas)

• Trae las aprobaciones anteriores, si son útiles

Configuración de Doodle

(Preciso: muchas agencias siguen exigiendo el correo electrónico para reservar).

• Utiliza Doodle 1:1 para proponer unas ventanas de tiempo que respeten ambos calendarios

• Incluye la agenda en la invitación; las descripciones de la IA pueden ayudar

• Para reuniones de varios departamentos, envía una Encuesta de Grupo para alinear la disponibilidad

Mejores prácticas

• Pide confirmación por escrito de las interpretaciones

• Anota los nombres y cargos de los asistentes

• Envía un breve resumen escrito

Errores comunes que debes evitar

• Demasiados objetivos en una reunión - cíñete a un resultado principal

• Largos hilos de correo electrónico: en su lugar, comparte un enlace de programación

• Sin material de preparación - envía dibujos/modelos al menos con un día de antelación

• Sin recordatorios - activa recordatorios automáticos para evitar que no te presentes

• Sin registro de decisiones - cierra cada reunión con los propietarios + fechas

Herramientas y soluciones para una planificación más rápida

Página de reservas

Ideal para llamadas de clientes, consultas remuneradas, visitas a obra

• Muestra tu disponibilidad real

• Añade enlaces de vídeo

• Admite Stripe para pagos

• Horas de trabajo, topes y ubicaciones personalizables

1:1

Genial para llamadas unipersonales (funcionarios municipales, suplentes, seguimientos rápidos)

• Ofrece una lista curada de horarios

• Evita las reservas dobles

Sondeos de grupo

Lo mejor para revisiones de diseño + sincronización de consultores

• Invita hasta 1000 participantes

• Establece plazos y recordatorios

• Oculta los datos de los participantes

Hojas de inscripción

Útil para talleres, críticas de estudio, demostraciones de proveedores

• Crea franjas horarias con límite de plazas

• Los participantes eligen su franja horaria

Integraciones útiles

• Calendarios de Google, Outlook y Apple

• Zoom, Google Meet, Cisco Webex, Microsoft Teams

• Zapier → activa tareas en Asana, Trello o Slack

Ventajas de Doodle Pro / Teams

• Agendas generadas por IA

• Marca y logotipo personalizados

• Experiencia sin publicidad

• Oculta los detalles de los participantes

• Seguridad de nivel empresarial

Ejemplos reales

Estudio residencial

• Utiliza una consulta de pago de 30 minutos a través de la página de reservas (Stripe) → mayor tasa de asistencia

• Utiliza encuestas de grupo para revisar conceptos con parejas

• El CG reserva paseos por el lugar sólo los viernes por la mañana a través de una Página de Reservas personalizada

Empresa comercial de tamaño medio

• Utiliza encuestas de grupo trimestralmente para establecer sincronizaciones semanales de consultores

• Utiliza el 1:1 con dos ventanas de tiempo definidas para las conversaciones sobre permisos

• Utiliza hojas de registro durante los CD para las revisiones de los consultores

Proyecto comunitario

• Crea una Hoja de Inscripción con 8 plazas × 10 plazas para una jornada de puertas abiertas

• Doodle oculta los detalles de los asistentes para mayor privacidad

Puntos clave

• Utiliza cinco plantillas de reuniones básicas para proteger el tiempo y reducir la fricción

• Combina cada plantilla con la herramienta Doodle adecuada

• Envía archivos de preparación y utiliza recordatorios automáticos para evitar ausencias

• Registra aprobaciones, propietarios y fechas en cada reunión

• Cobra los pagos de las consultas de pago con Stripe

Empieza a programar mejor

No necesitas más reuniones, sino mejores.

Empieza a utilizar estas cinco plantillas de reuniones para arquitectos, conéctalas a tu calendario y deja que Doodle se encargue de las reservas, los recordatorios y los enlaces de vídeo.

¿Preparado para simplificar la programación? Crea tu primera plantilla y envía tu enlace hoy mismo.