Warum Terminverschiebungen mehr kosten als Sie denken

"Es ist nur eine Besprechung - wie schlimm kann es sein, sie zu verschieben?"

Im Internet kursiert ein Meme, das zeigt, dass die einzige Besprechung des Tages nur eine Stunde dauerte, die Vorbereitung auf den Anruf und die Erholung von dem Anruf aber die anderen sieben Stunden des Tages in Anspruch nahmen. Das ist lustig, weil es stimmt. Besprechungen nehmen nicht nur ein Zeitfenster ein - sie beanspruchen auch den geistigen Raum davor und danach.

Selbst wenn Sie entspannt sind, bringt das Verschieben von Besprechungen nicht nur Ihren Terminkalender durcheinander. Sie verschwenden damit Zeit und bremsen die Dynamik für Sie und alle anderen Beteiligten.

Die versteckten Kosten der Terminverschiebung

In manchen Fällen ist die Verlegung einer Besprechung reine Zeitverschwendung. Das Verschieben einer Besprechung bedeutet mehr als das Verschieben eines Termins auf einen anderen Platz in Ihrem Kalender. Sie müssen Nachrichten hin- und herschicken, endlos die Verfügbarkeit prüfen, eine neue Einladung aussprechen und oft eine weitere Bestätigungsrunde einlegen. Es kann länger dauern, einen neuen Termin zu finden, als die Besprechung selbst.

Hinzu kommen die Opportunitätskosten, weil Sie Entscheidungen hinauszögern. Sie könnten zum Beispiel ein Zeitfenster verpassen, um eine Unterschrift eines Kunden zu erhalten oder zeitkritische Aktualisierungen mitzuteilen.

Und nicht zu vergessen die mentale Belastung. Eine Umplanung unterbricht Ihren Tagesablauf. Sie könnten sich mental auf dieses Gespräch vorbereiten oder sich Zeit für Folgetermine nehmen. Jetzt hat sich das alles verschoben, und Ihre Konzentration geht mit.

Eine Steuer auf die Produktivität

Die Verschiebung eines Termins durch eine einzelne Person scheint keine große Sache zu sein, aber die Auswirkungen werden schnell größer, wenn mehrere Personen davon betroffen sind. Plötzlich müssen auch andere ihren Kalender umstellen. Die Projektleiter passen die zu erbringenden Leistungen an. Manager überdenken ihre Zeitpläne. Die 30-minütige Terminverschiebung hat nun jeden eine Stunde gekostet.

Dieser Welleneffekt wird zu einer Belastung für die Produktivität von Teams, in denen die Koordination von entscheidender Bedeutung ist. Er verlangsamt die Zusammenarbeit, bringt Arbeitsabläufe durcheinander und lenkt die Mitarbeiter von der eigentlichen, konzentrierten Arbeit ab.

Und wenn Umplanungen zur Norm werden? Das Team reagiert ständig, anstatt sich vorwärts zu bewegen.

Umplanung schadet auch der Moral

Häufige Änderungen des Zeitplans kosten nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen. Wenn Sie oder andere Mitarbeiter Besprechungen ständig verschieben, kann das ein Zeichen dafür sein, dass Sie die Zeit anderer Menschen nicht zu schätzen wissen. Das ist besonders wichtig in Kundenbeziehungen, wo Beständigkeit ein Zeichen von Professionalität ist.

Innerhalb des Teams kann dieses Muster die Moral beeinträchtigen. Die Mitarbeiter fühlen sich weniger verpflichtet, an Besprechungen teilzunehmen, die optional erscheinen. Schließlich führt die Gewohnheit, Termine zu verschieben, zu Reibereien, wo eigentlich ein reibungsloser Ablauf gewährleistet sein sollte.

Seien Sie bei der Terminplanung bewusst

All dies deutet auf eine Sache hin: Eine bewusste Terminplanung kann Zeit und Klarheit schaffen. Das bedeutet nicht, dass Sie Ihren Kalender starr einschränken müssen, sondern dass Sie Werkzeuge und Gewohnheiten einsetzen, die es Ihnen erleichtern, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.

Wenn Sie Ihre Verfügbarkeit mitteilen, Erinnerungen automatisieren und andere Personen Besprechungen auf der Grundlage von Echtzeitplänen buchen lassen, sinkt die Notwendigkeit, Termine zu verschieben, drastisch. Das führt zu weniger Unterbrechungen und Reibungsverlusten.

Wo Doodle ins Spiel kommt

Mit Werkzeugen wie Gruppenumfragen, 1:1 und Anmeldebögen macht es ein Terminplanungswerkzeug wie Doodle einfach, sich rechtzeitig abzustimmen, ohne dass es ein Hin und Her gibt.

Ihre Verfügbarkeit ist immer auf dem neuesten Stand, und Erinnerungen an Besprechungen helfen, den Überblick zu behalten. Alles befindet sich an einem Ort, da Ihr Terminplanungs-Tool mit anderen Tools wie Microsoft Teams, Google Meet und Stripe integriert ist.

Es ist kein Zauberstab, aber es hilft, die Fluktuation zu verringern. Und in einer Umgebung, in der Terminverschiebungen mehr Zeit verschlingen, als uns bewusst ist, kann das ein echter Gewinn sein.