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Ein Unternehmen zu leiten, Kunden zu verwalten, mehrere Projekte zu bearbeiten und alles, was dazwischen liegt, kann sich überwältigend anfühlen. Je mehr Aufgaben man im Kopf hat, desto schwieriger ist es, sie effizient zu erledigen.
David Allen, der Schöpfer der GTD-Methode (Getting Things Done), hat es einmal so formuliert:
"Es besteht ein umgekehrtes Verhältnis zwischen den Dingen, die man im Kopf hat, und den Dingen, die man erledigt".
Mit anderen Worten: Je mehr im Kopf herumschwirrt, desto schwieriger ist es, sich zu konzentrieren. GTD ist ein einfaches, aber effektives Zeitmanagementsystem, das Fachleuten hilft, die geistige Überlastung zu beseitigen und organisierte Maßnahmen zu ergreifen - ohne Stress.
Was ist das GTD-System?
Die Getting Things Done (GTD)-Methode ist ein Produktivitätssystem, das Berufstätigen hilft, ihre Aufgaben so zu erledigen, dass sie nicht überfordert sind.
David Allen entwickelte diese Methode auf der Grundlage der Idee, dass unser Gehirn nicht dafür ausgelegt ist, einen endlosen Strom von Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen zu speichern und zu organisieren. Anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen, ermutigt GTD dazu, alles extern zu erfassen, Aufgaben in klare Kategorien einzuteilen und sich systematisch mit ihnen zu beschäftigen.
Der Rahmen folgt fünf Schritten: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Engagieren. Jeder Schritt dient einem bestimmten Zweck, um die geistige Unordnung zu verringern und die Ausführung zu verbessern. Anstatt auf anfallende Aufgaben zu reagieren, ermöglicht GTD es Fachleuten, Informationen strukturiert zu verarbeiten und bewusste Entscheidungen darüber zu treffen, was als Nächstes zu tun ist.
Wie man GTD anwendet: Fünf Schritte, um Dinge zu erledigen
Erfassen Sie alles, was erledigt werden muss. Anstatt Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen im Kopf zu behalten, sollten Sie sie an einem zentralen Ort aufschreiben. Egal, ob Sie ein Notizbuch, eine Aufgabenverwaltungs-App oder Sprachnotizen bevorzugen, der Schlüssel ist, alles zu dokumentieren, sobald es Ihnen in den Sinn kommt.
Klären Sie, was erledigt werden muss. Sobald Sie Ihre Aufgaben erfasst haben, sollten Sie sie überprüfen und entscheiden, was mit ihnen geschehen soll. Wenn eine Aufgabe sofort erledigt werden muss und weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Wenn Sie die Aufgabe delegieren können, weisen Sie sie einer anderen Person zu. Wenn sie nicht sofort, aber später erledigt werden muss, planen Sie sie ein oder setzen Sie sie auf eine Aufgabenliste. Wenn sie überhaupt nicht notwendig ist, streichen Sie sie.
Ordnen Sie Aufgaben in die richtigen Kategorien ein. Legen Sie alles, was eine Handlung erfordert, in ein strukturiertes System. Aufgaben, die bald erledigt werden müssen, kommen in eine Liste der nächsten Aktionen. Verfolgen Sie Projekte, die mehrere Schritte erfordern, getrennt. Legen Sie Aufgaben, auf die Sie von anderen warten, in eine Liste " Warten auf", während Sie langfristige Ideen in die Kategorie "Irgendwann/Vielleicht" einordnen.
Reflektieren und überprüfen Sie Ihr System regelmäßig. Um auf dem richtigen Weg zu bleiben, planen Sie eine wöchentliche Überprüfung, bei der Sie Ihre Listen aktualisieren, die delegierten Aufgaben überprüfen und die Prioritäten anpassen. So verhindern Sie, dass Aufgaben vergessen werden, und stellen sicher, dass Sie immer an dem arbeiten, was am wichtigsten ist.
Beschäftigen Sie sich mit Aufgaben auf der Grundlage von Priorität und Kontext.Anstatt wahllos zwischen Projekten hin- und herzuspringen, sollten Sie anhand Ihrer Aufgabenlisten entscheiden, woran Sie als nächstes arbeiten. Setzen Sie Prioritäten für Aufgaben auf der Grundlage von Fristen, Dringlichkeit und verfügbaren Ressourcen. Das GTD-System hilft Ihnen, sich auf die Ausführung zu konzentrieren, anstatt sich von verstreuten Gedanken überwältigt zu fühlen.
Verwenden Sie eine Checkliste oder ein Flussdiagramm, um GTD umsetzbar zu machen
GTD zu verstehen ist nur der erste Schritt - es in Ihre tägliche Routine zu integrieren, macht es erst effektiv. Eine einfache Checkliste kann Fachleuten helfen, GTD konsequent anzuwenden. Der erste Schritt besteht darin, alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen an einem einzigen Ort zu erfassen. Egal, ob Sie ein digitales Tool oder ein Notizbuch auf Papier verwenden, der Schlüssel ist, alles aufzuschreiben, sobald es Ihnen in den Sinn kommt.
Sobald alle Aufgaben erfasst sind, müssen sie in Kategorien eingeteilt werden, je nachdem, ob sie sofortige Maßnahmen erfordern, delegiert oder geplant werden müssen oder ob sie ganz gestrichen werden können.
Um sicherzustellen, dass dabei nichts verloren geht, ist es hilfreich, den GTD-Workflow mit einem einfachen Flussdiagramm zu visualisieren. Aufgaben gelangen über die Erfassungsphase in das System und durchlaufen die Phasen Klärung, Organisation und Reflexion, bevor sie bearbeitet werden.
Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sie sofort. Wenn sie delegiert werden kann, sollte sie der richtigen Person zugewiesen und zur Weiterverfolgung verfolgt werden. Benötigt sie mehr Zeit, sollte sie geplant oder in eine Projektliste aufgenommen werden.
GTD-Werkzeuge und Technologie
Die effektive Anwendung von GTD erfordert die richtigen Werkzeuge - Aufgabenmanager wie Trello, Todoist, Notion oder Evernote können dabei helfen, den Überblick über Aktionslisten zu behalten.
Ein gut organisiertes Kalendersystem unterstützt auch die Verwaltung von Besprechungen, Fristen und Projektzeitplänen.
Für diejenigen, die sich mit der Terminplanung schwer tun, vereinfacht ein Tool wie Doodle den Prozess, indem es die Hin- und Her-Kommunikation überflüssig macht. Mit Buchungsseiten und Gruppenabfragen können Sie Kunden, Teammitgliedern oder Mitarbeitern erlauben, Besprechungen zu verfügbaren Zeiten ohne manuelle Koordination zu planen. Sie können die Terminplanung und andere Arbeitsabläufe mit der GTD-Methode kombinieren, so dass Sie Ihre Zeit effizient verwalten können, ohne sich ablenken zu lassen.
Es ist Zeit, etwas zu erledigen
Die Getting-Things-Done-Methode (GTD) ist ein praktischer Weg für alle, die ihr Arbeitspensum organisieren und sich auf die Ausführung konzentrieren wollen. Die Anwendung von GTD muss nicht kompliziert sein.
Beginnen Sie damit, alles aufzuschreiben, was Ihnen durch den Kopf geht, gehen Sie jede Aufgabe systematisch an und verwenden Sie Tools, die Ihren Arbeitsablauf unterstützen. Und wenn die Terminplanung Teil Ihres täglichen Arbeitspensums ist, lassen Sie Doodle die Logistik erledigen, während Sie sich auf die Erledigung der Aufgaben konzentrieren.
