Vereinfache Designprüfungen mit Doodle: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Architekten und Architektinnen, Entwurfsprüfungen müssen nicht deine ganze Woche in Anspruch nehmen. Zwischen Kundenbesprechungen, Beraterkoordination und Baustellenbesprechungen füllt sich dein Kalender schnell. Mit dem richtigen Planungsansatz kannst du Stunden für Zeichnungen, Details und Qualitätskontrolle freimachen.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du mit Doodle auf einfache und wiederholbare Weise Besprechungen planen kannst. Wir gehen durch die Einrichtung, zeigen dir, wann du Buchungsseiten, Gruppenabfragen, 1:1-Termine und Anmeldeformulare verwenden solltest, und geben dir praxiserprobte Tipps, die du sofort anwenden kannst.

Egal, ob du ein kleines Studio leitest oder ein großes Büro, du wirst sehen, wie du Besprechungen in Gang halten und gleichzeitig die abrechenbare Planungszeit schützen kannst.

Die Herausforderung für Architekten und Architektinnen

An den meisten Entwurfsbesprechungen sind mehr als zwei Personen beteiligt. Du brauchst vielleicht den Bauherrenvertreter, den PM, den Statiker, den Planer, den Landschaftsplaner und dein internes Team. Einen Termin per E-Mail zu finden, kann Tage dauern.

Wenn dann noch Zeitzonen, Baustelleneinschränkungen und Genehmigungsfristen hinzukommen, wird das Problem noch größer. Verpasste Besprechungen führen zu verspäteten Korrekturen und schleppenden Genehmigungen - Probleme, die sich in Änderungsaufträgen und unzufriedenen Kunden niederschlagen können.

Du brauchst eine Möglichkeit, schnell zu planen, das Hin und Her zu reduzieren und deinen Kalender genau zu halten. Außerdem braucht dein Team einen einheitlichen Prozess, dem es in allen Phasen folgen kann.

Warum das für Architekten wichtig ist

Zeitmanagement ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Jede Stunde, die du damit verbringst, Antworten nachzugehen, ist eine Stunde, die du nicht mit CDs oder QS verbringen kannst.

Eine bessere Zeitplanung verbessert:

• Schnellere Entscheidungen während SD, DD und CD

• Qualität bei Redlines und Markup-Sitzungen

• Kundenerfahrung und Vertrauen

• Vorhersehbarkeit deines Kalenders und Arbeitsaufkommens

Wenn du Meetings in Minutenschnelle festlegen kannst, hast du mehr Zeit für die Modellierung, Detaillierung und Spezifikation.

Gestalte deinen Besprechungsrhythmus: eine schrittweise Einrichtung in Doodle

Richte Doodle einmal ein und verwende es projektübergreifend. Befolge diese Schritte, um ein zuverlässiges System für die Planung von Design Reviews aufzubauen.

Verbinde deinen Kalender und lege Arbeitsregeln fest

• Verbinde Google Calendar, Microsoft Outlook oder Apple Calendar.

• Lege Arbeitszeiten, Reisezeiten und Pufferzeiten fest. Füge z.B. einen 15-Minuten-Puffer vor und nach der Prüfung ein, um Notizen zu bereinigen.

• Aktiviere die Zeitzonenerkennung - wichtig, wenn Berater/innen in verschiedenen Städten arbeiten.

Doodle liest deinen Kalender und bietet nur verfügbare Zeiten an. Deine persönlichen Termine bleiben privat.

Projektspezifische Buchungsseiten erstellen

Erstelle eine Buchungsseite für jedes Projekt oder jeden Kunden, damit alle Beteiligten einen einheitlichen Link für alle Besprechungen haben.

• Biete klare, auf die jeweilige Phase abgestimmte Besprechungstypen an:

  • SD Konzeptbesprechung - 30 Minuten (Zoom oder Teams)

  • DD Entwurfsprüfung - 60 Minuten (im Büro oder online)

  • CD Markup Session - 90 Minuten (Bildschirmfreigabe)

• Füge Pflichtfragen hinzu wie ‘Welche Pläne sollen wir besprechen?

• Lege tägliche Obergrenzen fest, um zu vermeiden, dass sich mehrere umfangreiche Überprüfungen an einem Tag häufen.

Kunden können jetzt Termine buchen, die in deinen Kalender passen - ohne dich per E-Mail zu kontaktieren.

Füge Video- und persönliche Optionen hinzu

• Verbinde Zoom, Google Meet, Cisco Webex oder Microsoft Teams.

• Füge eine physische Adresse für persönliche Besichtigungen hinzu.

• Füge eine Telefonanrufoption für schnelle Entscheidungen hinzu.

Doodle fügt den Link zum Meeting automatisch in den Kalender aller Teilnehmer/innen ein.

Verwende Gruppenumfragen für Überprüfungen mit mehreren Teilnehmern

Für Abstimmungen mit drei oder mehr Personen kannst du eine Gruppenumfrage verwenden.

• Schlage 5-8 Zeitfenster über mehrere Tage hinweg vor.

• Lade bis zu 1000 Teilnehmer per E-Mail oder Link ein.

• Lege eine Antwortfrist fest und aktiviere automatische Erinnerungen.

Die Umfrage hebt den besten Termin hervor, so dass du ihn schnell bestätigen kannst.

Verschicke 1:1-Einladungen für gezielte Sitzungen

Nutze 1:1-Einladungen für gezielte Gespräche mit einem einzelnen Berater oder einem internen Teammitglied.

• Gib eine Liste mit Terminen für eine BIM-Koordinierung oder eine Überprüfung von Werkstattzeichnungen heraus.

• Doodle hält den Termin fest, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

• Füge eine vorbereitende Frage hinzu, z. B. "Link zum Modell oder zur Detailnummer".

So können kleine Entscheidungen zwischen den großen Überprüfungen getroffen werden.

Verwalte die Kapazität mit Anmeldebögen

Für öffentliche Sitzungen, Bibliotheksdemos oder Schulungen kannst du Anmeldeformulare verwenden.

• Erstelle Zeitfenster mit einer begrenzten Anzahl von Plätzen (z.B. "Mock-up Walkthrough, 6 Plätze").

• Teile den Link mit den Beteiligten oder der Öffentlichkeit.

• Erfasse Namen, Unternehmens- und Sicherheitsinformationen vor dem Besuch vor Ort.

So erhältst du einen sauberen Dienstplan und vermeidest eine Überbelegung.

Schalte Erinnerungen, Fristen und Datenschutz ein

• Füge automatische Erinnerungen 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Treffen hinzu.

• Lege eine Frist für die Gruppenabfrage fest, um die Zeiten schnell festzulegen.

• Verstecke die Teilnehmerdaten, wenn dein Kunde Vertraulichkeit bevorzugt.

Weniger Nachfassaktionen von dir bedeuten mehr Zeit für Zeichnungen.

Erfasse Zahlungen für Beratungen und Zusatzleistungen

Einige Bewertungen fallen unter Zusatzleistungen. Mit Stripe auf Buchungsseiten und 1:1s kannst du die Zahlung während der Buchung einziehen.

• Erhebe Gebühren für Machbarkeitsberatungen oder Überprüfungen nach Feierabend.

• Wähle, wann die Zahlung eingezogen wird (im Voraus oder nach der Bestätigung).

• Das Geld geht direkt auf dein Stripe-Konto.

Das vereinfacht die Verwaltung und verbessert den Cashflow.

Verwende KI-Beschreibungen für die Tagesordnung

Doodle Pro enthält KI-generierte Sitzungsbeschreibungen mit anpassbarem Ton und Länge.

• Beginne mit: "DD-Besprechung für Projekt X. Fokus auf Level-2-Plan, Treppendetails, RCP-Koordination."

• Füge Anweisungen hinzu wie: "Bitte öffne das PDF-Set und füge vor dem Gespräch Bluebeam-Notizen hinzu."

• Speichere Vorlagen für SD, DD und CD, um sie projektübergreifend wiederzuverwenden.

Klare Tagesordnungen sparen Zeit und sorgen für konzentrierte Diskussionen.

Markiere deine Links und speichere sie

• Füge das Logo und die Farben deines Unternehmens zu den Booking Pages hinzu.

• Speichere Projektlinks in deinem PM-Tool oder auf dem PDF-Deckblatt.

• Trainiere dein Team darin, für jede Phase den richtigen Link zu verwenden.

Kunden buchen die richtige Art von Treffen, ohne dich zu fragen.

Praktische Tipps für bessere Entwurfsbesprechungen

Die Terminplanung ist nur die halbe Miete. Nutze diese Taktiken, um die Ergebnisse der Besprechung zu verbessern.

• Zeitplan für die Tagesordnung

Unterteile eine 60-minütige Entwurfsprüfung in Grundrisse, Aufrisse und Schnitte.

• Hole alle Vorbereitungen ein

Fordere die nötigen Infos vorab über Pflichtfragen an.

• Schütze die Fokuszeit

Beschränke die Verfügbarkeit der Buchungsseite auf zwei Tagesfenster.

• Nutze Puffer sinnvoll

Füge einen 15-Minuten-Puffer nach umfangreichen Überprüfungen hinzu.

• Halte Entscheidungen sichtbar

Füge die nächsten Schritte in die KI-Beschreibung ein oder verlinke auf Asana.

• Respektiere Zeitzonen

Schalte die Erkennung ein und kennzeichne die Zeitfenster deutlich.

• Übergroße Agenden aufteilen

Erstelle zwei Sitzungen anstelle eines 90-minütigen Marathons.

Häufig zu vermeidende Fehler

Architekten tappen bei der Planung von Entwurfsprüfungen oft in diese Fallen.

• Sich auf E-Mail-Threads verlassen

Verwende stattdessen eine Gruppenumfrage.

• Zu viele Zeitslots anbieten

Beschränke dich auf 5-8 Optionen.

• Vergiss die Vorbereitungs- und Reisezeit

Setze Puffer in Doodle.

• Meeting-Typen mischen

Trenne die Meeting-Typen SD, DD und CD.

• Privatsphäre ignorieren

Verwende versteckte Teilnehmerdetails.

• Buchen ohne Tagesordnung

Verwende AI-Beschreibungen und erforderliche Fragen.

• Nicht bestätigte Tools

Verbinde dein Videotool so, dass Links automatisch eingefügt werden.

Tools und Lösungen für die Terminplanung von Architekten

Hier siehst du, wie sich die Funktionen von Doodle auf gängige Planungsszenarien anwenden lassen.

Doodle Produktübersicht (Tabelle)

Beispiele aus der Praxis für Anwendungsfälle von Architekten

DD-Prüfung über drei Zeitzonen hinweg

Eine 12-köpfige Firma in Austin koordinierte ein DD-Review mit einem Kunden in Boston und Ingenieuren in Seattle. Die E-Mails zogen sich eine Woche lang hin.

Eine Gruppenumfrage mit sechs Optionen und einer Frist von 48 Stunden schränkte die Auswahl schnell ein. Was früher sieben Tage dauerte, dauerte jetzt 36 Stunden.

Kunden-Check-ins mit Booking Pages

Ein Boutique-Studio erstellte eine Buchungsseite mit drei Besprechungstypen. Die Kunden buchten in bestimmten Zeitfenstern, so dass zwei Vormittage in der Woche für die Detailarbeit frei wurden.

Bezahlte Machbarkeitsstudien mit Stripe

Ein Bauunternehmer benötigte eine schnelle Machbarkeitsprüfung. Der Auftraggeber richtete eine Buchungsseite mit Bezahlung ein. Die Kunden buchten und bezahlten im Voraus, so dass weniger Termine nicht wahrgenommen wurden.

GC-Koordination und OAC-Meetings

Während der CA nutzte das Team 1:1 für wöchentliche GC-Synchronisationen und eine Booking Page für OAC-Holds. Erinnerungen hielten die Treffen im Zeitplan und die Entscheidungen klarer.

Anmeldungen für die Gemeindescharrette

Für ein Bürgerzentrumsprojekt verwendete die Firma ein Anmeldeformular mit 25 Plätzen pro Slot. Die Mitarbeiter/innen erhielten vor jeder Sitzung einen sauberen Dienstplan.

Erweiterte Best Practices, die Stunden sparen

• Erstelle eine Vorlagenbibliothek für SD, DD und CD.

• Synchronisiere Buchungen mit Slack oder Asana über Zapier.

• Lege büroweite Regeln fest, wie z.B. "keine Sitzungen am Montagmorgen".

• Nutze die Buchungsanalyse, um die Dauer anzupassen.

• Unterrichte deine Kunden bei der Einführung in die Nutzung deiner Buchungsseite.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Nutze Booking Pages für phasenweise Überprüfungen.

• Verwende Gruppenumfragen für die Koordination mehrerer Parteien.

• Nutze 1:1 für schnelle Entscheidungen zwischen den Besprechungen.

• Verwende Anmeldeformulare für Veranstaltungen und Touren.

• Schalte Erinnerungen, Fristen und Puffer ein.

• Füge Stripe hinzu, um Zahlungen für Beratungen einzuziehen.

• Verwende KI-Beschreibungen für enge Zeitpläne.

• Verbinde deinen Kalender, um Konflikte zu vermeiden.

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Entwurfsbesprechungen sollten Projekte vorantreiben und sie nicht ausbremsen. Mit Doodle kannst du Kunden, Berater und Baustellenteams in wenigen Minuten koordinieren und deinen Kalender für die Entwurfsarbeit freihalten.

Richte Buchungsseiten nach Phasen ein und verwende Gruppenabfragen, wenn viele Leute beteiligt sind. Teile noch heute deinen ersten Link und sieh zu, wie schnell die nächste Überprüfung im Kalender aller Beteiligten landet.

Bist du bereit, deine Terminplanung zu optimieren? Erstelle ein Doodle und sieh dir an, wie Architekten und Architektinnen jede Woche Stunden sparen.