Wie die Stadt Arvada die Sitzungskoordination verbessert hat, um einer wachsenden Stadt zu dienen

Eine Doodle User Experience Studie

Das kleine Team der Stadtverwaltung von Arvada, Colorado, hat die Aufgabe, die vielfältigen kommunalen Bedürfnisse der über 100.000 Einwohner von Arvada zu erfüllen und sich um alles zu kümmern, von der Polizei bis zu Nachhaltigkeitsinitiativen. Als wir mit Charise Canales, der Beauftragten für Nachbarschaftsengagement im Büro des City Managers von Arvada, sprachen, erzählte sie uns ganz offen, welche wichtige Rolle Meetings in ihrem Arbeitsalltag spielen.

Sie erzählte uns, dass ihre Aufgabe darin besteht, viele Meetings zu koordinieren - so wie in jeder anderen städtischen Funktion auch. Außerdem finden viele dieser Treffen mit externen Interessenvertretern statt, egal ob es sich dabei um Mitarbeiter von Unternehmen oder um Privatpersonen handelt.

Häufige Treffen mit verschiedenen Gruppen von externen Gästen können schnell Kopfzerbrechen bei der Terminplanung verursachen. Aber die Stadt Arvada rationalisiert ihre Terminplanung mit Doodle Premium: "Wir nutzen Doodle ständig", sagt Charise.

Doodle ermöglicht eine reibungslose Planung von externen Meetings über die Kalendersoftware

Interne Meetings bei der Stadt Arvada sind einfach zu planen, weil alle im Büro denselben Kalender benutzen. Charise erklärt: "Wir können einfach den Kalender von allen abrufen und einen freien Termin finden". Treffen mit externen Interessengruppen waren früher eine größere Herausforderung.

Charise erinnert sich, wie sie versucht hat, große externe Treffen per E-Mail zu organisieren: Es war ein ständiges Hin und Her: "Diese Uhrzeit passt mir, aber dieser Person nicht. Das waren die dunklen Zeiten. Heute? "Wenn es sich um externe Stakeholder handelt", sagt Charise, "dann nutzen wir Doodle.

Mit Doodle Premium wird ein Besprechungszeitpunkt nach einer kurzen Doodle-Umfrage automatisch in die Kalender der Teilnehmer/innen eingetragen. Charise schätzt, dass ihr Team 3 Stunden pro Woche spart, seit es externe Meetings über einen Doodle-Teamplan plant.

Der Startschuss zur Volkszählung 2020

Je größer das Projekt ist, desto mehr Kopfzerbrechen kann die Planung von Meetings bereiten. Und es gibt nicht viel größere Projekte als die Volkszählung einer Stadt! Im Büro des City Managers bereiten sich die Mitarbeiter auf die Volkszählung 2020 vor. Um die Dinge in Gang zu bringen, wird ein Komitee für die vollständige Zählung gegründet, das sich aus etwa 70 führenden Persönlichkeiten der Gemeinde zusammensetzt und das Bewusstsein für die Volkszählung in Arvada schärfen soll.

Charise gibt zu, dass es eine Herausforderung ist, so viele Menschen in einen Raum zu bekommen. Aber mit Doodle Premium konnten sie den Ball schnell ins Rollen bringen und haben bereits die erste Schulungssitzung des Ausschusses erfolgreich geplant und durchgeführt. Wenn es das nächste Mal an der Zeit ist, sich beim Ausschuss für die vollständige Zählung zu melden, wird Doodle wieder zum Einsatz kommen.

Erinnerungen sind der Schlüssel zum Erfolg

Wenn Teilnehmer/innen nicht auf Einladungen zu Treffen reagieren, ist es eine Menge Arbeit, sie einzeln aufzuspüren. Für Charise war es eine zeitaufwändige und frustrierende Aufgabe, die Teilnehmer daran zu erinnern, ihre Verfügbarkeit zu bestätigen.

Besonders", sagt sie, "wenn wir wirklich große Meetings hatten und ich nur ein paar Leute dazu bringen konnte, zu antworten". Aber mit Doodle Premium kann sie für jede Einladung zu einem Treffen Fristen setzen und automatische Erinnerungen an alle schicken, die die Umfrage nicht ausgefüllt haben - ohne zusätzliche Arbeit für sie.

Anwendungsfälle: Teambesprechungen, externe Stakeholder, Einzelgespräche, Schulungen