Stadt Arvada

Eine Doodle-Benutzererfahrungsstudie

Das kleine Team der Stadtverwaltung von Arvada, Colorado, hat die Aufgabe, die vielfältigen kommunalen Bedürfnisse der über 100.000 Einwohner von Arvada zu erfüllen und sich um alles zu kümmern, von Polizeidiensten bis hin zu Nachhaltigkeitsinitiativen. Als wir mit Charise Canales, der Beauftragten für das Engagement in der Nachbarschaft im Büro des Stadtmanagers von Arvada, sprachen, sprach sie offen über die wichtige Rolle, die Meetings in ihrem Arbeitsalltag spielen. Sie sagte uns, dass ihre Aufgabe "typischerweise darin besteht, viele Besprechungen zu koordinieren - wie bei jeder anderen kommunalen Tätigkeit auch". Darüber hinaus finden viele dieser Treffen mit externen Interessengruppen statt, seien es Mitarbeiter von Unternehmen oder Privatpersonen. Häufige Besprechungen mit verschiedenen Gruppen externer Gäste können schnell zu terminlichen Problemen führen. Aber die Stadt Arvada rationalisiert ihre Terminplanung mit Doodle Premium. Charise sagt: "Wir benutzen Doodle ständig.

Doodle ermöglicht eine reibungslose Planung von externen Meetings über die Kalendersoftware hinweg.

Interne Besprechungen bei der Stadt Arvada sind einfach zu planen, da alle im Büro denselben Kalender verwenden. Charise erklärt: "Wir können einfach den Kalender von jedem aufrufen und einen freien Termin finden. Treffen mit externen Interessengruppen waren früher eine größere Herausforderung. Carise erinnert sich an den Versuch, große externe Treffen per E-Mail zu organisieren: Es war ein ständiges Hin und Her: "Diese Zeit passt mir, aber nicht dieser Person. Das waren die dunklen Zeiten. Heute: "Wenn es sich um externe Stakeholder handelt", sagt Charise, "dann benutzen wir Doodle". Mit Doodle Premium wird ein Besprechungszeitpunkt automatisch in den Kalender der Teilnehmer eingetragen, nachdem eine kurze Doodle-Umfrage ihn festgelegt hat. Charise schätzt, dass ihr Team 3 Stunden pro Woche spart, seit es externe Meetings über einen Doodle-Teamplan plant.

Der Auftakt zur Volkszählung 2020

Je größer ein Projekt ist, desto mehr Kopfzerbrechen bereitet die Planung von Besprechungen. Und es gibt nicht viel größere Projekte als eine Volkszählung! Im Büro der Stadtverwaltung bereiten sich die Mitarbeiter auf die Volkszählung 2020 vor. Um die Dinge in Gang zu bringen, wird ein Komitee für die vollständige Zählung gebildet, das sich aus etwa 70 führenden Persönlichkeiten der Gemeinde zusammensetzt und das Bewusstsein für die Volkszählung in Arvada schärfen soll. Charise räumt ein, dass es eine Herausforderung ist, so viele Menschen in einen Raum zu bekommen". Aber mit Doodle Premium konnten sie den Ball schnell ins Rollen bringen, und sie haben bereits erfolgreich die erste Schulungssitzung des Komitees geplant und durchgeführt. Wenn es das nächste Mal an der Zeit ist, sich mit dem Ausschuss für die vollständige Zählung zu treffen, wird Doodle auf jeden Fall wieder zum Einsatz kommen.

Erinnerungen sind ein Wendepunkt

Wenn Teilnehmer auf Einladungen zu Meetings nicht reagieren, ist es sehr mühsam, sie einzeln aufzuspüren. Für Charise war es eine zeitaufwändige und frustrierende Aufgabe, die Teilnehmer daran zu erinnern, ihre Verfügbarkeit für ein Meeting zu bestätigen. Besonders", sagt sie, "wenn wir wirklich große Meetings hatten und ich nur ein paar Leute dazu bringen konnte, zu antworten. Aber mit Doodle Premium kann sie für jede Einladung zu einem Meeting Fristen setzen und automatische Erinnerungen an alle senden, die die Umfrage nicht ausgefüllt haben - ohne zusätzliche Arbeit für sie selbst.

Anwendungsfälle: Teambesprechungen, externe Stakeholder, Einzelgespräche, Schulungen