Weniger Nichterscheinen: Mahnungen und Zahlungen für Anwälte

Das Nichterscheinen von Kunden verschlingt abrechenbare Zeit und bringt die Arbeit in Verzug. Die Lösung ist ganz einfach: Klare Mahnungen und Vorauszahlungen, die die Erwartungen festlegen und den Termin sichern. Als Anwalt ist dein Kalender dein Motor. Verpasste Beratungsgespräche, Absagen in letzter Minute und unbezahlte Termine schaffen Lücken, die du nie wieder aufholen kannst.

Die gute Nachricht? Mit ein paar gezielten Änderungen kannst du die Zahl der nicht wahrgenommenen Termine deutlich reduzieren. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du mit Erinnerungen, Einzahlungen und einfachen Planungswerkzeugen dafür sorgen kannst, dass dein Kalender voll und deine Praxis konzentriert bleibt. Wir behandeln die Themen Aufnahme, bezahlte Beratungen, Angelegenheiten mit mehreren Parteien und Fernbesprechungen. Du wirst auch sehen, wie Doodles Buchungsseite, 1:1, Gruppenumfragen und Anmeldungsblätter diese Ideen zum Leben erwecken - mit sicherer Kalendersynchronisation und Zahlungsintegrationen, die zur Arbeitsweise von Kanzleien passen.

Die Herausforderung für Juristen

Die meisten Nichterscheinen haben vorhersehbare Gründe: Kunden vergessen die Uhrzeit, wissen nicht, wie sie an einem Videoanruf teilnehmen können oder fühlen sich weniger verpflichtet, weil keine Zahlung verlangt wurde. Im Rechtswesen haben diese kleinen Lücken große Folgen.

• Deine Anwaltsgehilfin verbringt ihre Zeit damit, Bestätigungen zu jagen, anstatt Akten vorzubereiten.

• Du verpasst ein Zeitfenster, um dich auf eine Anhörung vorzubereiten oder Offenlegungen zu überprüfen

• Ein reservierter Konferenzraum bleibt leer

• Potenzielle Klienten verlieren den Schwung und buchen nicht neu.

Wenn dein Tag von einer zuverlässigen Anwesenheit abhängt, brauchst du ein System, das deinen Mandanten hilft, sich zu erinnern, den Termin einzuhalten und pünktlich zu bezahlen.

Warum dies für Anwälte wichtig ist

Unentschuldigtes Fernbleiben beeinträchtigt die Einnahmen, den Arbeitsablauf und das Vertrauen der Mandanten.

• Finanzielle Auswirkungen: Schon eine verpasste Beratung pro Woche kann Tausende von Dollar pro Jahr ausmachen.

• Auswirkungen auf den Fall: Verspätete Eingänge verzögern Konfliktprüfungen, Aktenanfragen und Strategien

• Auswirkungen auf das Team: Das Personal verlagert sich von der juristischen Arbeit auf die Umplanung und das Eintreiben von Gebühren

• Auswirkungen auf den Kunden: Der Stress nimmt zu, wenn die Erwartungen unklar sind

Bei der Verringerung von Nichterscheinen geht es nicht nur darum, Erinnerungen zu verschicken. Es geht darum, ein Terminplanungs-Ökosystem zu schaffen - Zahlungen, Klarheit, Struktur und Kommunikation -, das Reibungsverluste für die Mandanten vermeidet und deinen Kalender stabilisiert.

Erstelle eine Richtlinie für das Nichterscheinen, die Kunden respektieren

Eine schriftliche Richtlinie legt die Erwartungen fest, bevor der Termin beginnt. Halte sie kurz, klar und sichtbar. Füge sie zu jeder Bestätigung und Erinnerung hinzu.

Schreibe eine einfache, verbindliche Richtlinie

Enthält drei Elemente:

Stornierungszeitfenster

Gib an, wann Kunden den Termin absagen oder verschieben können, ohne dass Gebühren anfallen - viele Firmen geben 24-48 Stunden an.

Gebühr oder Anzahlung

Lege fest, ob du eine feste Beratungsgebühr, eine rückzahlbare Kaution oder eine Karteikarte verlangst. Kläre die Ausnahmen für unvorhergesehene Fälle oder Rechtshilfeangelegenheiten.

Wie du den Termin verschieben kannst

Füge einen Link zur Selbstbedienung ein, damit Kunden ihren Termin verschieben können, ohne im Büro anzurufen.

Tipp: Füge eine einzeilige Zusammenfassung neben dem Buchungsbutton ein.

Beispiel: "Verschiebe den Termin bis zu 24 Stunden im Voraus ohne Kosten. Bei Nichterscheinen wird die Beratungsgebühr in Rechnung gestellt."

Mach die Zahlung zum Teil der Buchung

Eine Zahlung signalisiert Verbindlichkeit. Auf der Doodle-Buchungsseite kannst du Stripe einbinden und die vollständige Zahlung oder eine Anzahlung bei der Terminvereinbarung verlangen.

• Bezahlte Beratung: Volle Zahlung bei der Buchung einfordern

• Anzahlung für lange Treffen: Nimm eine Teilanzahlung entgegen und begleiche den Restbetrag später

• Karte im System: Für kostenlose Beratungen eine Kartei anlegen und nur dann abrechnen, wenn der Kunde nicht erscheint.

Erkundige dich immer nach den örtlichen Regeln für Gebühren, Kündigungen und Erstattungen.

Bringe die Richtlinien überall an

Wiederhole deine Grundsätze an allen Kontaktpunkten:

• Website, neben dem Buchungsbutton

• Buchungsbestätigung per E-Mail

• Automatische Erinnerungsmails

• Anmeldeformulare und Verpflichtungserklärungen

Die KI-Besprechungsbeschreibungen von Doodle Pro helfen dabei, eine einheitliche, klare Bestätigungssprache zu erstellen, die Richtlinien, Anweisungen und Erwartungen enthält.

Verwende Erinnerungen, die Kunden tatsächlich lesen

Erinnerungen funktionieren am besten, wenn sie zu strategischen Zeitpunkten eintreffen und Fragen vorwegnehmen.

Lege einen Erinnerungsrhythmus fest

Eine einfache, effektive Abfolge:

• 48 Stunden vorher - Bestätige Datum/Uhrzeit + Zusammenfassung der Richtlinien

• 24 Stunden vorher - Video-Link oder Wegbeschreibung + mitzubringende Unterlagen

• 2 Stunden vorher - Kurze Erinnerung mit Link oder Adresse zur Teilnahme

Doodle verschickt diese automatisch, wenn Kunden über deine Buchungsseite oder eine 1:1-Einladung buchen.

Füge die richtigen Details ein

Kunden lassen Termine ausfallen, wenn die Anweisungen unklar sind. Gib an:

• Art der Teilnahme - Büroadresse oder Zoom/Meet/Teams/Webex-Link

• Was du mitbringen sollst - Ausweise, Vorschuss, Bestellungen, Unterlagen, Beweise, Gehaltsabrechnungen, medizinische Unterlagen

• Was du erwarten kannst - wer teilnimmt, wie lange es dauert, nächste Schritte

• Link zur Terminverschiebung - keine Anrufe erforderlich

• Zusammenfassung der Richtlinien - ein Satz

Doodle synchronisiert sich mit dem Google-, Outlook- und Apple-Kalender - sobald ein Kunde bucht, werden beide Kalender aktualisiert und Doppelbuchungen verhindert.

Erinnerungen auf die Art der Angelegenheit abstimmen

Passende Inhalte für verschiedene Rechtsgebiete:

• Familienrecht: Bringe bestehende Verfügungen + Zeitleiste der wichtigsten Ereignisse

• Strafverteidigung: Füge Anweisungen für sichere Video- oder Gefängnisanrufe hinzu

• Einwanderung: Bringe Reisepass, I-94 und frühere Anmeldungen mit

• Personenschäden: Bringe medizinische Unterlagen oder Angaben zum Anbieter mit

Nutze die benutzerdefinierten Fragen von Doodle, um wichtige Informationen im Voraus zu sammeln.

Verbessere deinen Terminplan Schritt für Schritt

Kleine Änderungen im Arbeitsablauf können die Zahl der nicht erschienenen Kunden drastisch reduzieren.

Biete eine Online-Buchung für alle Kunden an

Füge eine Doodle-Buchungsseite zu deiner Website und Signatur hinzu. Erstelle klare Terminarten wie:

• Erstberatung (30 Minuten)

• Treffen mit einem bestehenden Kunden (45 Minuten)

Verwende Puffer und Limits

Füge Puffer von 10-15 Minuten um die Termine herum ein. Begrenze neue Beratungen pro Tag, um Vorbereitungszeit zu sparen.

Lege Eingangsfragen fest

Frag nur, was du brauchst: Name, gegnerische Partei, Art der Angelegenheit, Fristen.

Wähle den richtigen Ort

Doodle fügt automatisch Videolinks ein oder zeigt deine Büroadresse an.

Verlangt eine Zahlung für risikoreiche Zeitfenster

Selbst kleine Anzahlungen verringern die Zahl der Termine, die am Freitagnachmittag oder Montagmorgen nicht wahrgenommen werden.

Verwende Terminverschiebungslinks

Kunden können ihren Termin ohne Zutun des Personals verschieben - so bleiben die Einnahmen erhalten.

Schütze deinen persönlichen Kalender

Verbinde nur Arbeitskalender. Doodle zeigt die Verfügbarkeit an, nicht die privaten Details.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Hüte dich vor diesen leicht zu behebenden Fallstricken:

• Sich nur auf E-Mail-Threads verlassen, um zu buchen

• Bis nach dem Treffen warten, um eine Zahlung zu kassieren

• Vage Erinnerungen ohne Teilnahmeanweisungen senden

• Zeitzonenunterschiede bei entfernten Kunden ignorieren

• Zu viel Fachjargon verwenden

• Manuelles Erinnern oder Verfolgen von Kunden

Automatisierung verhindert diese Fehler und hält deine Mitarbeiter/innen für die juristische Arbeit frei.

Tools und Lösungen für Anwälte

Im Folgenden findest du eine strukturierte Übersicht darüber, wie Doodle dir hilft.

Doodle Tools Vergleichstabelle

Beispiele aus der juristischen Praxis

Einzelanwalt für Familienrecht halbiert Nichterscheinen

Eine Anwältin für Familienrecht ersetzte ihre Schaltfläche "Terminvereinbarung" durch eine Doodle-Buchungsseite, die eine rückzahlbare Anzahlung von 50 US-Dollar über Stripe verlangt. Sie fügte drei Erinnerungen und klare Anweisungen (Parkplatz und Türcode) hinzu. Die Zahl der Nicht-Termine sank von zwei pro Woche auf einen alle zwei Wochen.

Einwanderungsfirma verbessert Dokumentenvorbereitung

Ein Einwanderungsanwalt fügte seiner Buchungsseite Eingangsfragen und eine Checkliste (Reisepass, Unterlagen, I-94) hinzu. Die Anwesenheit verbesserte sich, und die Beratungen wurden produktiver.

Team für Personenschäden plant Mediationen schneller

Ein PI-Partner nutzte Gruppenabfragen, um Mediationen zwischen Anwälten und Schadensregulierern zu koordinieren. Antwortfristen und Erinnerungen verkürzten die Zeit für die Terminplanung von einer Woche auf zwei Tage.

Strafverteidiger schützt Vorbereitungszeit

Ein Strafverteidiger nutzte 1:1, um kuratierte Zeitoptionen zu versenden und eine Card-on-File-Richtlinie festzulegen. Dank der Erinnerungen blieben die Mandanten pünktlich und er konnte seine Vorbereitungszeit einhalten.

Klinik für Nachlassplanung füllt alle Plätze

Eine Kanzlei nutzte Anmeldeformulare mit einer kleinen Anzahlung und Doodle Pro-Erinnerungen. Jeder Platz war besetzt und die Teilnehmerzahlen stiegen an.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Klare Regeln für das Nichterscheinen und die Bezahlung bei der Buchung reduzieren die Zahl der verpassten Termine drastisch.

• Verwende eine strukturierte Erinnerungssequenz mit genauen Angaben zum Termin

• Nutze Booking Page, um Terminplanung, Erinnerungen und Zahlungen zu automatisieren.

• Verwende 1:1 für eine gezielte Terminplanung, Gruppenumfragen für mehrere Parteien und Anmeldebögen für Kliniken

• Verbinde deinen Kalender und deine Videotools, damit Bestätigungen immer die richtigen Links enthalten

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Um die Zahl der Nichterscheinen zu reduzieren, muss man nicht härter arbeiten. Es geht darum, den Kunden klare Schritte, eine einfache Buchung und einen guten Grund zu geben, ihren Termin wahrzunehmen. Lege deine Richtlinien fest, füge bei Bedarf Zahlungen hinzu und lass Erinnerungen die Arbeit erledigen.

Doodle verbindet diese Systeme mit Buchungsseiten, 1:1-Terminen, Gruppenumfragen und Anmeldeformularen, die mit deinen Kalendern, Videotools und Stripe integriert sind.

Bist du bereit, deine abrechenbaren Stunden zu schützen? Erstelle noch heute deine erste Doodle-Buchungsseite.