Wie man eine Beratung mit Online-Terminplanung durchführt

Die Schüler kommen mit dringenden Fragen, haben keine Zeit zu warten und wenig Geduld für eine lange Schlange. Du willst Fairness, Privatsphäre und einen schnellen Weg, um jeden Schüler mit der richtigen Person zu verbinden. Die Beratung vor Ort ist gut für den Zugang, aber ohne ein klares System kann es chaotisch werden.

Die Online-Terminvergabe kann die Sprechstunden beruhigen und vorhersehbar machen. Du kannst die Warteschlange kontrollieren, deinen Kalender auf dem neuesten Stand halten und das Chaos, das in Spitzenwochen entsteht, reduzieren. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du die Sprechstunden mit der Online-Planung durchführst, wie du die genauen Einstellungen vornimmst, wie du mit der Triage umgehst und was du tun kannst, wenn die Nachfrage steigt.

Außerdem erfährst du, wie Doodle Berater/innen bei der Verwaltung von Vorsprachen, Terminen am selben Tag und Gruppensitzungen unterstützt. Mit Doodle bleibt dein Kalender geschützt, die Schüler/innen buchen nur offene Termine und die Erinnerungen werden rechtzeitig verschickt. Du kannst dich auf das Gespräch konzentrieren, nicht auf die Warteschlange.

Die Herausforderung für Berater/innen und Betreuer/innen

Das Beratungsaufkommen ist ungleichmäßig. In der ersten Unterrichtswoche, bei den Abgabeterminen, bei FAFSA-Änderungen und bei den Abschlussprüfungen gibt es einen Ansturm von Schülern. Dann wird es langsamer. Ohne einen Plan kommt es zu:

• Lange Schlangen, die Schüler und Mitarbeiter frustrieren

• Unentschuldigtes Fernbleiben, das die begrenzte Zeit für die Beratung vergeudet

• Wiederholungen von denselben Schülern, die wegen einfacher Fragen wiederkommen

• Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre, wenn der Check-in an einem überfüllten Schalter stattfindet

• Burnout, wenn Laufkundschaft in deine geblockte Zeit hineinrutscht

Du brauchst ein System, das die Zeit der Studierenden respektiert und deine Konzentration schützt. Es muss für die Schüler/innen einfach und für dein Team flexibel sein. Es sollte persönliche und virtuelle Besuche ohne Verwirrung handhaben.

Warum dies für Berater/innen wichtig ist

Die persönliche Beratung ist oft die erste Anlaufstelle für gefährdete Schüler/innen. Ein klarer, fairer Prozess kann hier Abhilfe schaffen:

• Zugang: Die Schüler/innen bekommen noch am selben Tag einen Termin, ohne zu raten.

• Gerechtigkeit: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst - das ist fair, wenn alle die gleiche Warteschlange sehen.

• Durchsatz: Kurze, gezielte Besuche bringen mehr Schüler in den Stoßzeiten durch

• Daten: Du kannst Muster nach Themen erkennen und den Personaleinsatz oder die Ansprache anpassen

• Wohlbefinden des Personals: Weniger Unterbrechungen und weniger Aufgaben zur Kontrolle des Andrangs

Wenn du die begehbare Beratung mit der Online-Terminplanung kombinierst, verbesserst du die Erfahrung der Schüler/innen und entlastest die Berater/innen bei ihrer Arbeit.

Baue dein Beratungsmodell mit Online-Terminplanung auf

Es gibt nicht den einen Weg, um persönliche Beratung durchzuführen. Welches Modell am besten geeignet ist, hängt von der Größe deines Teams, den räumlichen Gegebenheiten und den Bedürfnissen der Schüler/innen ab. Im Folgenden findest du drei bewährte Modelle, die du mit den entsprechenden Doodle-Tools und Einstellungen ausprobieren kannst.

Modell 1: Zeitfenster am selben Tag mit einer Live-Warteschlange

Am besten geeignet für akademische Beratungszentren und Karrierebüros während der Hauptwochen.

Verwende Doodle-Anmeldebögen, um Zeitfenster mit begrenzten Plätzen am selben Tag einzurichten. Die Schüler/innen wählen einen Termin aus, du siehst die Live-Liste und rufst die Namen auf, sobald Plätze frei werden.

So richtest du es ein:

1. Erstelle ein Anmeldeformular mit dem Namen " Walk-in Advising Today".

2. Füge 10- bis 15-Minuten-Slots für deine Walk-in-Sprechstunden hinzu.

3. Setze die Anzahl der Plätze pro Slot auf 1, wenn jeder Berater nur einen Schüler auf einmal berät. Setze die Anzahl der Plätze höher, wenn mehrere Berater/innen gleichzeitig Schüler/innen betreuen können.

4. Aktiviere Deadlines und stelle ein, dass jeder Slot 5 Minuten vor der Startzeit geschlossen wird.

5. Gib in der Beschreibung an, wo die Schüler/innen warten sollen, was sie mitbringen sollen und an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können.

6. Verwende die Option Teilnehmerdetails verbergen, wenn du Namen auf öffentlichen Bildschirmen schützen willst.

7. Verteile einen QR-Code an der Rezeption, der auf das Anmeldeformular verweist.

Pro-Tipp: Wenn der Andrang groß ist, solltest du ein paar Überlaufplätze mit der Aufschrift Quick Questions einrichten. Diese sind für Abschlusskontrollen, PIN-Rücksetzungen oder Fehler beim Hinzufügen von Kursen reserviert, die weniger als 5 Minuten dauern.

Modell 2: Rollierende 1-zu-1-Check-ins

Dieses Modell eignet sich am besten für Beratungszentren und Beratungsteams, die mehr Kontrolle über den Eingang haben wollen.

Verwende Doodle 1:1, um eine Liste mit Terminen am selben Tag für jeden Berater zu veröffentlichen. Die Schüler/innen wählen eine Zeit aus, das System bestätigt sie und das Treffen landet in deinem Kalender.

So richtest du es ein:

1. Erstelle eine 1:1-Veranstaltung mit dem Namen Same-Day Walk-in with [Name des Beraters].

2. Biete mehrere kurze Termine an, zum Beispiel 15 Minuten mit einem Puffer von 5 Minuten.

3. Verbinde Zoom, Google Meet oder Teams, wenn du auch virtuelle Besuche unterstützt.

4. Schreibe eine klare Beschreibung mit der Art des Besuchs, den Schritten zum Einchecken und wann du bei Verspätung wiederkommen musst.

5. Schalte Erinnerungen ein, zum Beispiel 1 Stunde und 10 Minuten vor dem Treffen.

6. Nutze die Kalenderanbindung von Doodle, damit belegte Zeiten automatisch entfernt werden.

Pro-Tipp: Wenn dein Zentrum Gebühren für bestimmte Beratungsdienste oder Nachhilfestunden erhebt, füge Stripe zu 1:1 hinzu, damit die Zahlung bei der Buchung der Schüler/innen eingezogen wird. Dadurch entfällt die Bezahlung am Schalter und die Warteschlange bleibt in Bewegung.

Modell 3: Feste Blöcke mit einer Buchungsseite

Am besten geeignet für kleine Büros mit einem oder zwei Beratern, die sich auf eine bestimmte Zeit konzentrieren wollen.

Verwende die Doodle Buchungsseite, um feste, begehbare Blöcke zu veröffentlichen. Die Schüler/innen buchen jede freie Zeit innerhalb dieser Blöcke und alles andere bleibt privat in deinem Kalender.

So richtest du es ein:

1. Erstelle eine Buchungsseite mit dem Namen " Walk-in Hours for This Week".

2. Lege Blöcke fest, zum Beispiel Montag und Mittwoch von 13 bis 16 Uhr.

3. Lege die Dauer des Meetings auf 10 bis 20 Minuten fest, je nachdem, was du durchschnittlich brauchst.

4. Füge einen Puffer von 5 Minuten für Notizen und Übergänge hinzu.

5. Verwende ein individuelles Branding, wenn du die Farben und das Logo deiner Schule auf der Seite haben möchtest.

6. Füge einen Hinweis hinzu, dass verspätet eintreffende Personen gebeten werden können, sich neu anzumelden, was dir hilft, den Tag im Griff zu behalten.

Profi-Tipp: Füge eine zweite Buchungsseite für virtuelle Walk-ins hinzu, damit die Schüler/innen das richtige Format wählen. Verbinde Zoom oder Teams, um eine Videoverbindung ohne zusätzliche Schritte herzustellen.

Praktische Tipps für eine reibungslose Walk-In-Beratung

Kleine Prozessänderungen machen einen großen Unterschied. Nutze diese Taktiken, um den Tag berechenbar zu machen.

• Einen QR-Code an der Tür anbringen

• Triage mit kurzen Hinweisen

• Nutze die Kapazität intelligent

• Besuche kurz und konzentriert halten

• Setze Erinnerungen, die funktionieren

• Biete sowohl persönliche als auch virtuelle Besuche an

• Schließe die Warteschlange, wenn sie voll ist

• Gruppenzeit für gemeinsame Bedürfnisse nutzen

Aufnahme und Privatsphäre, auf die richtige Weise

• Halte Namen von öffentlichen Bildschirmen fern

• FERPA-freundliche Erinnerungshilfen

• Keine Schreibtischlisten mit vollständigen Namen

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Zu wenige Zeitfenster in den Spitzenwochen

• Lange Wartezeiten für schnelle Fragen

• Gemischte Systeme, die Schüler verwirren

• Keine klaren Regeln für Verspätungen

• Keine Pufferzeit

Tools und Lösungen für Berater/innen und Betreuer/innen

Doodle gibt dir einfache Tools an die Hand, die sich an die Arbeitsweise von Beratungsteams anpassen. Hier erfährst du, wie jedes einzelne Tool die Beratung unterstützt.

• Buchungsseite

• Anmeldeformular

• 1:1

• Gruppenumfrage

• Kalender-Integrationen

• Videokonferenzen

• Zahlungen mit Stripe

• Erinnerungen und Fristen

• Datenschutzkontrollen

• Branding und Anweisungen

• Zapier-Anbindung

Beispiele aus der Praxis von Beratungsteams

Akademische Beratung während der Add-Drop-Woche

Herausforderung: Lange Warteschlangen und lange Nächte Lösung: Anmeldeformular mit QR-Code und Quick Questions Ergebnis: 10 Minuten durchschnittliche Wartezeit, verbesserte Erfahrung der Studierenden

Beratungszentrum: Triage am selben Tag

Herausforderung: Überlastung der Telefonannahme Lösung: Doodle 1:1 mit kurzen Slots und Videolinks Ergebnis: Vorhersehbare Triage und schnelle Nachfassaktionen

Ansturm auf Praktika im Career Center

Herausforderung: Engpass bei der Überprüfung von Lebensläufen Lösung: Anmeldeformular und Gruppenumfragen für den Überlauf Ergebnis: Mehr Studenten in kürzerer Zeit geholfen

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Kurze, konzentrierte Zeitfenster halten die Beratung in Gang

• Eine übersichtliche Warteschlange reduziert Stress und verbessert die Fairness

• Verwende für jeden Teil des Prozesses das richtige Doodle-Tool

• Verbinde Kalender und Videos, um Überschneidungen zu vermeiden

• Erinnerungshilfen und Triage-Anweisungen verringern die Zahl der Abbrüche

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Mit der Online-Terminplanung kannst du ruhige, faire Beratungsgespräche führen. Beginne mit einem Modell, wähle klare Einstellungen und teile einen Link oder QR-Code. Doodle gibt Beratern und Betreuern die Möglichkeit, Warteschlangen zu verwalten, Kalender zu schützen und Schüler dort abzuholen, wo sie sind.

Erstelle ein Doodle-Konto und richte noch heute deine erste Warteschlange ein. Probiere Anmeldeformulare für deine Warteschlange, eine Buchungsseite für Drop-in-Blöcke oder 1:1-Matches für den gleichen Tag aus. Du wirst sehen, wie viele Stunden du jede Woche sparst, wenn deine Planung von selbst läuft.

Wenn du bereit bist, erstelle ein Doodle auf https://doodle.com/create-doodle und mache deine nächste Walk-in-Stunde zu deiner bisher einfachsten.