So findest du die beste Zeit für eure Sprint-Reviews

Ein Sprint Review dient dazu, den Fortschritt zu überprüfen, konstruktives Feedback zu sammeln und den Plan anzupassen. Das von dir gewählte Zeitfenster ermöglicht das oder untergräbt es. Wenn du den Review auf einen Zeitpunkt legst, an dem wenig Energie vorhanden ist, kommen die Leute zu spät, sind nur halb oder gar nicht anwesend. Das Feedback tröpfelt hinterher herein, die Tickets werden wieder geöffnet und das Team geht mit mehr Fragen als Entscheidungen nach Hause. Wähle ein energiereiches Zeitfenster mit der richtigen Überschneidung und das gleiche Treffen wird knackig: Demos kommen an, die Kritik ist ehrlich und die nächsten Schritte sind klar genug, um den nächsten Sprint freizugeben.

Anzeichen dafür, dass dein Zeitplan in Ordnung gebracht werden muss (und warum er schmerzt)

• Wichtige Leute kommen zu spät oder gehen zu früh → Demos dauern zu lange, Entscheidungen werden verschoben.

• Das Feedback kommt erst nach dem Review → Tickets werden wieder geöffnet, die Nacharbeit nimmt zu.

• Das Zeitfenster verkürzt die Fokuszeit → Multitasking nimmt zu, Probleme werden übersehen.

Das sind Zeitprobleme, die sich als Agenda-Probleme tarnen. Wenn zwei oder mehr davon zutreffen, solltest du den Termin verschieben, bevor du das Format umschreibst. In den meisten Teams reicht es schon aus, die Sitzung um ein oder zwei Stunden zu verschieben, um die Energie im Raum zu verändern, die Side-DMs während der Sitzung zu reduzieren und die "Nachbereitung" zu verringern, die in der Regel bis zum nächsten Sprint andauert.

Grundsätze für die Wahl des besten Zeitraums

• Maximiere die Energie: Mitte des Tages, Mitte der Woche (Di-Do) ist besser als der erste/letzte Termin.

• Achte auf Überschneidungen: Wähle die größte Zeitzonenüberschneidung; wenn eine perfekte Überschneidung nicht möglich ist, wechsle ab, wer sich in jedem Sprint anpasst.

• Halte es kurz: strebe 45-60-minütige Besprechungen an; verschiebe Vertiefungen auf 1:1-Nachbesprechungen.

• Sei beständig: Der gleiche Tag und die gleiche Zeit in jedem Sprint fördert die Gewohnheit und die Anwesenheit.

• Integriere Stakeholder auf intelligente Weise: Biete ein kurzes Demo-Fenster über eine Buchungsseite an.

Diese Prinzipien funktionieren, weil sie dem tatsächlichen Aufmerksamkeitsverhalten entsprechen. Die Wochenmitte vermeidet Montagstriage und Freitagsmüdigkeit. Abwechslung macht die Zusammenarbeit zwischen den Regionen fair, was die Anwesenheit verbessert. Kurze Besprechungen erzwingen schärfere Demos und verhindern, dass Debatten die ganze Stunde verschlingen; tiefer gehende Fragen werden in konzentrierten 1:1-Slots beantwortet, wo Entscheidungen ohnehin schneller getroffen werden.

Zeitplanungstaktiken

• Zeitblöcke einplanen : Reserviere die letzten 2-3 Stunden des Sprints (mit Puffern) für das Review.

• Zusammengehörige Demos gruppieren: ähnliche Arbeiten bündeln, um den Zusammenhang zu wahren.

• Nutze die Tools von Doodle:

  • Buchungsseite für ein "Demo-Fenster" der Stakeholder.

  • Gruppenumfrage, um einen team- und gebietsübergreifenden Slot zu erhalten.

  • Eventplaner, damit die Vortragenden 7-minütige Demos mit 3-minütigen Fragen und Antworten erhalten.

Behandle die Terminplanung als Teil der Durchführung, nicht als Verwaltung. Ein eigener Block am Ende des Sprints bedeutet, dass die Moderatoren nicht von den Ereigniskanälen zu den Demos sprinten müssen. Wenn du zusammengehörige Demos gruppierst, bleibt der Raum in einem Denkmodus, was zu besseren Fragen führt. Und wenn du die Koordination auf Doodle verlagerst - Buchungsseite für die Stakeholder, Gruppenumfrage für den Hauptslot, Eventplaner für die Reihenfolge - dann entfällt der DM-Wirbel, der dem Team normalerweise Stunden stiehlt.

Empfohlene Zeiten nach Region

Sieh diese Tabelle als Startvorlage, nicht als Regel. Führe ein kurzes Experiment für zwei Sprints durch: Wähle das nächstgelegene passende Zeitfenster, messe die Anwesenheit und den Entscheidungsdurchsatz und passe es dann an. Wenn eine wichtige Zielgruppe nicht an der Live-Besprechung teilnehmen kann, behalte den Kerntermin bei und leite sie stattdessen durch das Demo-Fenster auf der Buchungsseite; so kommt ihr Feedback immer noch rechtzeitig an, ohne das Haupttreffen zu stören.

Diese Woche (Quick Wins)

• Veröffentliche eine Doodle-Buchungsseite: "Demos Window - Sprint Review".

• Starte eine Doodle-Gruppenumfrage (schließt in 24 Stunden), um den Termin zu sichern.

• Richte einen Doodle-Eventplaner mit 7-minütigen Demos und 3-minütigen Fragen ein.

Nutze dies als leichten Versuch, nicht als Reorganisation. Gib das Warum bekannt, lass die neue Zeiteinteilung für zwei Sprints laufen und vergleiche. Du solltest feststellen, dass die Meetings kürzer werden, weniger Tickets wieder geöffnet werden und die erledigte Arbeit schneller angenommen wird.

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Das richtige Timing verwandelt den Sprint-Review von einem Statusritual in eine Entscheidungsmaschine. Wenn Doodle die Buchungsseite, die Gruppenumfrage, den Eventplaner und die 1:1 Follow-ups übernimmt, einigt ihr euch einmalig auf einen Slot, haltet die Sitzung fokussiert und gebt eurem Team mehr Zeit für den Aufbau und nicht für die Jagd nach Kalendern.