Wie du Treffzeiten findest, die für alle funktionieren

Einen Termin zu finden, der wirklich für alle passt, bedeutete früher E-Mail-Pingpong, Kalender-Tetris und ein bisschen Glück. Es gibt einen besseren Weg.

Wenn dein Team Doodle-Konten und ihre bevorzugten Kalender miteinander verbunden hat, werden Feiertage, PTO und bestehende Termine bereits automatisch ausgeblendet. Das bedeutet, dass du von einem sauberen, realistischen Bild davon ausgehst, wer tatsächlich frei ist - kein Rätselraten.

Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Besprechungszeiten zu finden, die für Kalender und Menschen passen - Energie, Projekte und Vorlieben inklusive.

1. Beginne mit den harten Einschränkungen (und lass Doodle die schwere Arbeit machen)

• Vernetzte Kalender: Wenn alle Kalender mit Doodle synchronisiert sind, siehst du die tatsächliche Verfügbarkeit (OOO, Feiertage, Meetings), ohne zu fragen.

• Zeitzonen und Arbeitszeiten: Schalte die Zeitzonenerkennung ein und lege die Arbeitszeiten fest, damit du nicht aus Versehen ein Brainstorming um Mitternacht planst.

• Art der Besprechung: Entscheide, um was es sich handelt (Entscheidung, Workshop, Status, Kickoff). Wenn du dir über das Ergebnis im Klaren bist, kannst du die richtige Dauer und die Teilnehmer auswählen.

Doodle-Tipp: Verwende für Gruppen eine Doodle-Gruppenumfrage, um eine Handvoll Zeitfenster vorzuschlagen, die bereits mit anderen Kalendern übereinstimmen. Für 1:1-Termine oder externe Gäste kannst du deine Doodle-Buchungsseite teilen, damit die Teilnehmer/innen aus den von dir vorab genehmigten Terminen wählen können.

2. Baue "menschliche" Variablen ein: Energie, Projekte, Vorlieben

Kalender zeigen an, wann Menschen frei sind, nicht wann sie am besten drauf sind. Befrage deine Teammitglieder (Schnellumfrage oder Doodle-Umfrage über die benutzerdefinierten Fragen) nach:

• Energiemuster (Chronotypen): Denker am Morgen, Mitarbeiter am Nachmittag, No-Go nach dem Mittagessen?

• Projektauslastungsfenster: Sprintplanungswoche, Quartalsendspurt, häufige Bereitschaftsdienste.

• Persönliche Vorlieben: "Keine Meetings vor 10 Uhr", "Freitage vermeiden", "25-minütige Standups bevorzugen".

Wie du das nutzen kannst:

• Brainstorming/Strategiesitzungen → in den Zeiten ansetzen, in denen die meisten Leute viel Energie haben.

• Status-/Standup-Sitzungen → in reizarmen Zeiten ansetzen (kürzere Zeiträume, nahe am Tagesbeginn).

• Deep-Work-Schutz → beachte wiederkehrende Fokusblöcke und füge Pufferzeiten um Meetings herum ein.

Doodle-Tipp: Lege Pufferzeiten auf deiner Buchungsseite fest und begrenze die Anzahl der täglichen Meetings, damit du den Teamkolleg/innen nicht die Zeit für ihre Arbeit wegnimmst.

3. Gestalte faire Zeitfenster über Zeitzonen hinweg

Wenn du die "goldene Stunde" nicht für alle einhalten kannst, verteile die Schmerzen fair:

• Erstelle zwei oder drei rotierende Zeitfenster (z.B. frühe EU / mittlere Überschneidung / späte USA) und wechsle sie wöchentlich oder monatlich.

• Dokumentiere die Rotation, damit alle wissen, was sie zu erwarten haben.

• Nimm Notizen auf und teile sie mit allen, die außerhalb der idealen Zeit anwesend sind.

Doodle-Tipp: Dupliziere eine wiederkehrende Gruppenumfrage in jedem Quartal, um die beste Überschneidung zu testen, vor allem in der Zeit der Sommerzeit.

4. Schlage weniger, aber bessere Optionen vor

Mehr Optionen ≠ schnellere Entscheidungen. Gib 3-5 starke Optionen vor, nicht 12 mögliche.

• Stelle sicher, dass jede Option die Arbeitszeiten und Energiedaten der meisten Teammitglieder berücksichtigt.

• Setze die Dauer der Gespräche auf 25 oder 50 Minuten fest, um eine Atempause zwischen den Gesprächen zu schaffen.

• Füge eine kurze Tagesordnung bei, damit die Teilnehmer/innen einschätzen können, welches Zeitfenster ihrer geistigen Bandbreite entspricht.

Doodle-Tipp: Füge deine Agenda zur Beschreibung der Umfrage hinzu; Doodle rechnet die Zeitzonen für jeden Wähler automatisch um und macht es einfach, Kommentare abzugeben, wenn jemand eine kleine Änderung braucht.

5. Verwende Besprechungs-"Formate", die zum Ergebnis passen

• Entscheidungsbesprechung (≤45 min): Vorlesen + klarer Eigentümer + 1 zu treffende Entscheidung.

• Workshop (60-90 min): Energiereiches Fenster, kollaborative Werkzeuge bereit, Co-Moderator.

• Status (≤25 min): Asynchrone Updates zuerst, live nur für Blockierer.

• Bürozeiten: Veröffentliche ein Buchungsfenster; Teammitglieder buchen 10-15-minütige Zeitfenster nach Bedarf.

Doodle-Tipp: Deine Buchungsseite kann nur bestimmte Tage/Zeiten anzeigen (z. B. "Bürozeiten dienstags von 13 bis 15 Uhr"), während dein persönlicher Kalender privat bleibt.

6. Sorge dafür, dass es dabei bleibt: Bestätigungen, Stupser und schnelle Terminverschiebungen

• Bestätige automatisch den erfolgreichen Termin deiner Doodle-Umfrage; Einladungen werden sofort verschickt.

• Erinnere dich: Sende 24 Stunden vorher einen Nudge (Doodle kann das übernehmen).

• Wenn sich die Dinge ändern: Öffne die Umfrage erneut oder teile einen neuen Link zur Buchungsseite - es ist kein E-Mail-Thread erforderlich.

7. Regelmäßig neu bewerten

Teams entwickeln sich weiter. Energiemuster ändern sich, Projekte laufen aus dem Ruder, Zeitzonen ändern sich.

• Vierteljährlicher Check-in: Befrage wiederkehrende Treffen erneut, um zu prüfen, ob die Zeit noch stimmt.

• Saisonabhängigkeit: Achte auf Sommerzeit und Feiertage - Doodle blockiert bereits, was in den Kalendern steht, aber es ist gut, das zu überprüfen.

Eine schnelle "Team-Präferenzkarte", die du kopieren kannst

Jedes Teammitglied bringt unterschiedliche Rhythmen, Zwänge und Vorlieben mit. Wenn du diese in einer einfachen "Team-Präferenzkarte" festhältst, wird das Onboarding reibungsloser und vermeidet spätere Reibungen.

Team-Präferenzkarte (Beispiel):

Bei Doodle ist vieles davon bereits durch die Kalendersynchronisation abgedeckt. Feiertage, PTO und bestehende Veranstaltungen werden automatisch geblockt - deine "Präferenzkarte" fügt also die menschliche Ebene hinzu: Energie, Fokus und Flexibilität.

Sobald deine Kalender synchronisiert und deine Präferenzen vermerkt sind, ist der größte Teil der Arbeit bereits erledigt. Du musst nicht mehr alles im Kopf jonglieren - Doodle kümmert sich um die Logistik.

Bevor du eine Einladung zu einem Treffen abschickst, solltest du dennoch einen kurzen Check machen:

Checkliste für die Terminplanung:

Versuche es mit Doodle

• Gruppenumfragen für die Terminplanung mit mehreren Personen, ohne dass es zu einem Hin und Her kommt

• Buchungsseite für 1:1-Termine, Sprechstunden oder externe Gäste

• Anmeldeformular für Veranstaltungen mit mehreren Terminen zur Auswahl (z. B. Workshops, Schichten, Freiwilligeneinsätze)

• Kalenderverknüpfungen, damit Feiertage, PTO und Meetings automatisch geblockt werden

• Intelligente Zeitzonen, Puffer, Obergrenzen und Erinnerungen zum Schutz der Konzentration

Hast du genug vom Planungschaos? Verbinde deine Kalender, teile ein Doodle und lass die beste Zeit selbst wählen.