Terminplanung

Ein Leitfaden für Professoren zur Planung der Verteidigung von Abschlussarbeiten

Lesezeit: 4 Minuten

Aktualisiert: 14. Okt. 2025

Wenn dein Posteingang jedes Frühjahr vor lauter Terminen für die Verteidigung explodiert, bist du nicht allein. Professoren jonglieren mit Studierenden, Ausschussmitgliedern, Räumen, Technik, Formularen und Fristen. Ein einziges verpasstes Detail kann dazu führen, dass ein Termin nicht eingehalten werden kann.

Dieser Leitfaden gibt dir einen wiederholbaren Prozess an die Hand, mit dem du die Verteidigung deiner Abschlussarbeit stressfreier planen kannst. Du erfährst, wie du einen Zeitplan aufstellst, Einschränkungen sammelst, Räume und Links verwaltest und alle auf dem Laufenden hältst. Wir zeigen dir auch, wie du mit Doodle Stunden sparen kannst, indem du eine Zeit findest, die für den gesamten Ausschuss geeignet ist, und wie du alle daran erinnerst, zu antworten.

Egal, ob du nur eine Verteidigung oder zehn betreust, du kannst E-Mails reduzieren, deinen Kalender schützen und deinen Schüler/innen zu einem guten Abschluss verhelfen. Lass uns ein intelligentes System einrichten, das du jedes Semester wieder verwenden kannst.

Keine Kreditkarte erforderlich

Die Herausforderung für Lehrer/innen und Professor/innen

Die Planung der Verteidigung von Abschlussarbeiten klingt einfach, bis du anfängst. Häufige Hürden sind:

Fünf oder mehr volle Terminkalender mit Unterricht, Bürozeiten und Reisen
Externe Prüfer in anderen Zeitzonen
Begrenzte Raumverfügbarkeit oder hybrider Bedarf mit Zoom oder Teams
Programmregeln zu Dauer, Beschlussfähigkeit, öffentlicher Bekanntmachung und Fristen
Änderungen in letzter Minute, die den Kalender aller Beteiligten durcheinander bringen

Die meisten Lehrkräfte lösen diese Probleme mit langen E-Mail-Threads oder einer riesigen Tabelle. Das führt zu Verzögerungen und Fehlern. Ein klarer Prozess und die richtigen Tools machen aus einer unübersichtlichen Kette ein paar Klicks.

Warum dies für Lehrer/innen und Professor/innen wichtig ist

Ein reibungsloser Zeitplan für die Verteidigung hilft dir und deinen Schülern.

Die Schüler/innen halten die Fristen für den Abschluss ein und haben weniger Angst
Du schützt die Zeit für Forschung und Lehre
Fachbereiche vermeiden Konflikte mit Kolloquien und Abschlussprüfungen
Komitees werden rechtzeitig informiert und erhalten die Materialien rechtzeitig
Zugänglichkeitsanforderungen werden geplant statt geflickt

Du brauchst keine neue Richtlinie. Du brauchst ein wiederholbares Regelwerk und eine einfache Methode, um einzuladen, Präferenzen zu sammeln und die Zeit zu buchen.

Erstelle deinen Zeitplan für die Verteidigung

Ein Zeitplan hält alle in Bewegung. Passe die Termine an die Regeln deiner Schule an.

6 bis 8 Wochen vorher

Bestätige die Mitgliedschaft im Ausschuss und die Rollen schriftlich
Erfasse die Bedingungen des Schülers und der einzelnen Mitglieder
Blockiere zwei oder drei mögliche Wochen in deinem Kalender als Wartezeit
Informiere dich über die Regeln der Abteilung zu Dauer, Beschlussfähigkeit und öffentlicher Bekanntmachung

Nutze ein Doodle 1:1, um einen kurzen Termin mit dem/der Studierenden zu vereinbaren und den Zeitplan zu besprechen. Biete drei oder vier Termine an. Der/die Schüler/in wählt einen aus und Doodle verschickt die Einladung.

4 bis 6 Wochen vorher

Nutze eine Doodle-Gruppenumfrage, um Zeitfenster vorzuschlagen, die deinen Vorstellungen entsprechen.
Setze eine klare Frist für die Antworten und ein Zieldatum
Frag in der Beschreibung der Umfrage nach Zeitzonenbegrenzungen und Unterrichtsblöcken
Reserviere mit deinem Abteilungskoordinator einen Platzhalter für den Raum, wenn möglich

Richte die Gruppenumfrage mit einer Antwortfrist und automatischen Erinnerungsfunktionen ein. Doodle stupst Nicht-Antworter an, damit du es nicht tun musst.

3 bis 4 Wochen vorher

Schließe die Umfrage und wähle den besten Zeitpunkt
Buche den Raum oder stelle den Videolink ein
Versende eine Kalendereinladung mit Tagesordnung, Dauer und benötigten Materialien
Fordere die Schüler/innen auf, Folien oder Entwürfe bis zu einem bestimmten Datum einzureichen

Verbinde Doodle mit dem Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender. Deine Kalenderkonflikte werden vor anderen verborgen und Doodle bietet nur Zeiten an, die funktionieren.

1 bis 2 Wochen vorher

Bestätige den Bedarf an Barrierefreiheit und prüfe die Technik
Lege einen Ersatzplan für ein verspätetes oder fehlendes Mitglied fest
Kündige die Verteidigung auf der Abteilungsliste an, falls erforderlich
Planen Sie einen Übungsvortrag

Erstelle ein Doodle-Anmeldeformular für Übungsvorträge. Begrenze jeden Termin auf eine Person oder eine kleine Gruppe und lass die Labormitglieder auswählen, was passt.

Woche der Verteidigung

Bestätige Raum und Link erneut
Sende die Materialien an den Ausschuss und erinnere ihn an die Tagesordnung
Teilen Sie mit, wer den Vorsitz führt, wie die Fragerunde abläuft und wie der Plan für die privaten Beratungen aussieht.
Erinnere den/die Schüler/in daran, dass er/sie einen Drucker braucht oder Regeln für die Benennung von Dateien.

Diese Checkliste befindet sich in deinem Kurs-Hub oder auf deinem Abteilungslaufwerk. Verwende sie jedes Semester wieder, um die Planung der Verteidigung einfach zu halten.

Praktische Tipps, die Stunden sparen

Mit diesen schnellen Maßnahmen kannst du die Zeit für die Planung der Verteidigung deiner Abschlussarbeit reduzieren.

Setze klare Zeitfenster: Biete ein paar gezielte Zeitfenster anstelle von zufälligen Terminen an. Beispiel: Dienstag- und Donnerstagnachmittag in den Wochen 12 und 13.
Begrenze die Dauer: Die meisten Abwehrmaßnahmen dauern 90 bis 120 Minuten. Füge in deinem Kalender einen Puffer von 15 Minuten davor und danach ein.
Frag nach No-Go-Zeiten: Bittet die Mitglieder in eurer Doodle-Beschreibung, Unterrichtsblöcke oder Kinderbetreuungszeiten in den Kommentaren zu vermerken.
Plane Hybride frühzeitig: Wenn ein Mitglied aus der Ferne kommt, wähle einen Raum mit einem starken Mikrofon und Bildschirm. Füge der Einladung einen Link zu Zoom, Google Meet, Teams oder Cisco hinzu.
Berücksichtige die Zeitzonen: Doodle zeigt die Zeiten in der Ortszeit der Teilnehmer/innen an. Füge einen Hinweis wie 10 bis 12 Eastern hinzu, um Verwirrung zu vermeiden.
Nutze Holds klug: Wenn dein Kalender für die Abteilung öffentlich ist, markiere die Termine als vorläufig, damit deine Kollegen wissen, dass du diesen Termin nutzen willst.
Schütze deine Privatsphäre: Verwende die Doodle-Funktion "Teilnehmerdetails ausblenden", wenn du nicht möchtest, dass die Mitglieder die Antworten der anderen sehen, bevor der Termin feststeht.
Lege Fristen fest: Füge in jeder Einladung ein Antwortdatum ein. Doodle kann automatische Erinnerungen verschicken, bevor die Umfrage endet.
Zugang zu Dokumenten: Füge in der Einladung Links zu den Entwürfen der Abschlussarbeit oder zu einem gemeinsamen Ordner hinzu. Lege Berechtigungen fest, damit externe Prüfer/innen die Dokumente einsehen können.
Reduziere das Nichterscheinen: Sende 24 Stunden vor und eine Stunde vor dem Termin eine Erinnerung. Doodle kann diese Erinnerungen für dich übernehmen.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Vermeide diese Fallstricke bei der Planung von Verteidigungsterminen für Abschlussarbeiten.

Du fragst nach jedem Termin: Wenn du 20 Termine anbietest, wird die Entscheidung schwieriger. Biete 6 bis 8 gute Optionen an, die du unterstützen kannst.
Raumbeschränkungen ignorieren: Überprüfe gemeinsam genutzte Räume, Kapazität und Zugänglichkeit, bevor du dich für einen Termin entscheidest.
Du vergisst die Quorum-Regel: Bei vielen Programmen müssen alle Mitglieder oder eine bestimmte Anzahl anwesend sein. Bestätige die Anwesenheit zu Beginn des Treffens.
Einen Puffer auslassen: Hintereinander liegende Kurse lassen keinen Raum für Überschneidungen oder technische Probleme. Füge Puffer auf beiden Seiten hinzu.
Überlasse die Technik den Schülern: Du bist für die Einrichtung des Raums verantwortlich. Teste den Projektor, die Kamera und das Mikrofon. Gib den Videolink in der Kalendereinladung bekannt.
Verpassen der Ankündigungsfrist: Viele Schulen verlangen, dass der Termin einige Tage vorher bekannt gegeben wird. Trage dieses Datum in deinen Zeitplan ein.
Du hast keinen Ersatz geplant: Habe einen Plan, falls ein Mitglied zu spät kommt. Entscheide, ob du mit der Vorstellung beginnst, dann aufnimmst und fortfährst oder den Termin verschiebst.
Nur E-Mail: E-Mail-Themen gehen verloren. Verwende eine Umfrage für die Zeiten und eine Kalendereinladung für die letzten Details.

Tools und Lösungen, die die Terminplanung vereinfachen

Doodle hilft Lehrkräften, komplexe Kalender mit weniger E-Mails zu verwalten. Hier siehst du, wie jedes Produkt bei der Planung von Abschlussarbeiten eingesetzt werden kann.

Gruppenumfragen: Lade die Studierenden und alle Ausschussmitglieder ein, über die vorgeschlagenen Termine abzustimmen. Du kannst bis zu 1000 Personen einladen, obwohl du wahrscheinlich fünf bis sieben brauchst. Doodle prüft deinen verbundenen Kalender, damit du keine Zeiten anbietest, die mit dem Unterricht kollidieren. Lege eine Frist und automatische Erinnerungen fest. Verstecke die Teilnehmerdaten, wenn du deine Privatsphäre schützen willst.
Buchungsseite: Teile einen Buchungslink mit Studierenden, die ein Treffen vor der Verteidigung planen. Verbinde deinen Kalender, damit nur freie Zeiten angezeigt werden. Füge automatisch einen Zoom- oder Teams-Link zu jeder Buchung hinzu. Wenn du bezahlte Beratung oder Nachhilfe außerhalb der Universität anbietest, kannst du die Zahlung mit Stripe einziehen.
1:1: Biete eine Reihe von Zeiten für einen privaten Lehrstuhl-Studenten-Check-in an. Sobald der/die Studierende eine Zeit auswählt, schließt Doodle diesen Slot und verschickt die Einladung mit der von dir festgelegten Agenda.
Anmeldeformulare: Führe Übungsvorträge oder Probesitzungen mit Fragen und Antworten durch. Erstelle Zeitfenster, begrenze die Plätze und lass die Teilnehmer/innen sich anmelden. Du kannst sie auch als schnelle Textumfrage verwenden, um ein Format für den Verteidigungstitel auszuwählen oder Freiwillige für den Imbiss zu bestätigen.

Integrationen, die auf dem Campus wichtig sind

Kalenderverbindungen: Verbinde Google Calendar, Microsoft Outlook oder Apple Calendar. Doodle zeigt nur Zeiten an, die du tatsächlich wahrnehmen kannst. Die Details deiner Veranstaltung bleiben für dich privat.
Video-Verbindungen: Füge Google Meet, Zoom, Microsoft Teams oder Cisco mit einem Klick zu Veranstaltungen hinzu. Jeder erhält den Link in der Einladung.
Erinnerungen und Fristen: Mit Premium-Tarifen kannst du Fristen und automatische Erinnerungen festlegen. So werden vielbeschäftigte Lehrkräfte ohne zusätzliche E-Mails von dir auf den neuesten Stand gebracht.
E-Mail-Einladungen: Versende Einladungen direkt aus Doodle. Wenn deine Schule eine öffentliche Bekanntmachung wünscht, kannst du eine große Liste mit bis zu 1000 Teilnehmern per E-Mail versenden.
Marke und Privatsphäre: Mit Doodle Pro oder Teams kannst du dein Abteilungslogo und deine Farben hinzufügen. Bei Bedarf kannst du die Teilnehmerdaten ausblenden. Außerdem erhältst du ein werbefreies Erlebnis.
Zapier: Verbinde Doodle mit Slack, Microsoft Teams oder dem Google Sheet einer Abteilung. Poste das Datum der letzten Verteidigung in einem Kanal oder protokolliere es automatisch.
Sicherheit: Doodle bietet Datensicherheit und Datenschutz auf Unternehmensniveau. Das hilft dir, universitäre Standards zu erfüllen.

Intelligente Inhalte mit KI

Doodle Pro enthält KI-generierte Meeting-Beschreibungen. Wähle Ton und Länge. Für eine Verteidigung erstellst du eine klare Tagesordnung, Vorbereitungsaufgaben und eine Erinnerung daran, ein unterschriebenes Titelblatt mitzubringen, falls erforderlich. Bearbeite sie nach Bedarf, bevor du sie abschickst.

Beispiele aus der realen Welt auf dem Campus

Beispiel 1: Drei Verteidigungen in einem Monat

Dr. Rivera von einer großen öffentlichen Universität leitete im April drei Dissertationsverteidigungen. In den vergangenen Jahren hat sie etwa 30 E-Mails pro Verteidigung ausgetauscht. In diesem Jahr erstellte sie eine Doodle-Gruppenabfrage pro Student/in mit sechs Optionen am späten Nachmittag über zwei Wochen. Sie setzte ein dreitägiges Antwortfenster und automatische Erinnerungen fest. Sie verknüpfte ihren Outlook-Kalender, so dass Kurse und Stipendiatentreffen nicht in den Optionen angezeigt wurden.

Sie buchte die Räume erst, nachdem die Umfrage abgeschlossen war. Jede/r Schüler/in wählte einen Übungsplatz von einem Doodle-Anmeldebogen. Für ein Ausschussmitglied im Ausland setzte sie einen Zoom-Link in die Doodle-Einladung. Außerdem nutzte sie die Funktion "Teilnehmerdetails ausblenden", damit die Abstimmungen privat blieben. Das Ergebnis: Sie legte alle drei Termine in Tagen und nicht in Wochen fest und behielt ihre Sprechzeiten bei.

Beispiel 2: Der externe Prüfer in einer anderen Zeitzone

Professor Liang hatte ein Ausschussmitglied in London und ein anderes an der Westküste. Er öffnete eine Gruppenumfrage mit Optionen zwischen 10 und 1 Uhr Eastern. Doodle zeigte jede Option in Ortszeit für jeden Wähler an. In der Beschreibung bat er in den Kommentaren um "hard no times". Der externe Prüfer markierte 1 pm Eastern als 6 pm London und gut. Sie wählten 12 pm Eastern, um dem Mitglied an der Westküste zu helfen. Die endgültige Einladung enthielt einen Team-Link und eine 15-minütige Vorbesprechung nur für den Ausschuss.

Beispiel 3: Praxisvortrag mit übergroßem Interesse

Das Labor eines Studenten wollte an dem Praxisgespräch teilnehmen. Professor Shaw erstellte ein Doodle-Anmeldeformular mit zehn 15-Minuten-Slots und begrenzte jeden Slot auf vier Personen. Sie teilte den Link mit der Laborliste. Die Leute verteilten sich über den Tag. Sie benutzte Doodle-Erinnerungen, damit es niemand vergaß. Das Feedback kam pünktlich und die Verteidigung verlief reibungslos.

Beispiel 4: Schutz des Kalenders der Professorin

Professor Patel teilte eine Doodle-Buchungsseite für Studienberater/innen. Er legte zwei Nachmittage pro Woche als buchbar fest, mit einer Vorankündigung von mindestens 24 Stunden und einem Puffer von 30 Minuten. Die Studierenden buchten Vorabkontrollen, ohne per E-Mail nach den Zeiten zu fragen. Für eine Teilzeit-Beratungspraxis in der Industrie schaltete er Stripe auf der Buchungsseite ein, so dass die Kunden bei der Buchung zahlten. So blieb seine Studienberatung getrennt und kostenlos.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Erstelle einen einfachen Zeitplan, den du jedes Semester wiederverwenden kannst
Biete gezielte Zeitfenster an und füge Puffer für Technik und Überschreitung hinzu
Verwende Doodle-Gruppenumfragen, um das Datum in vollen Kalendern auszuwählen
Nutze Buchungsseite, 1:1 und Anmeldebögen für Vorbereitungstreffen und Übungen
Lege Fristen, Erinnerungen und Privatsphäre-Einstellungen fest, um die Nachbereitung zu reduzieren

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Die Planung der Verteidigung von Abschlussarbeiten muss kein langer E-Mail-Weg sein. Mit einem klaren Zeitplan und ein paar cleveren Tools kannst du Termine schneller auswählen, Räume und Links organisieren und deinen Schüler/innen helfen, Fristen einzuhalten. Doodle bietet dir Gruppenumfragen für Ausschüsse, eine Buchungsseite für Studententreffen, 1:1-Termine für schnelle Absprachen und Anmeldeformulare für Übungsgespräche.

Bist du bereit, die Terminplanung zu vereinfachen? Erstelle ein Doodle und lege in wenigen Minuten die nächste Verteidigung deiner Abschlussarbeit fest:

Keine Kreditkarte erforderlich