State of Meetings Report 2023

Møder er en del af livet. Uanset hvad du arbejder med, er det usandsynligt, at du går gennem din karriere uden at have dem. Uanset om det er et ugentligt møde, catch-up eller, på det seneste, virtuelle sammenkomster - de er næsten umulige at undslippe.

Som et af verdens mest elskede planlægningsværktøjer hjælper Doodle millioner af mennesker med at finde det perfekte tidspunkt at mødes på hver eneste dag.

Over 70 procent af de brugere, der bruger Doodle, gør det for at hjælpe dem professionelt i deres arbejdsliv. Af denne gruppe skiller iværksættere, ledere og direktionsassistenter sig ud som store grupper.

Disse mennesker var primært baseret i Nordamerika og Europa - samt nogle få udvalgte steder i andre dele af verden.

Med dette i tankerne har vi spurgt to et halvt tusinde af disse brugere for at samle resultaterne i denne rapport. Vores analyse er blevet støttet af School of Applied Psychology ved Zürich University of Applied Sciences.

Dataene i den følgende rapport blev testet statistisk, hovedsageligt ved hjælp af chi-i-anden-test. Alle de præsenterede resultater er signifikante. For at gøre denne rapport mere læsevenlig har vi afstået fra at give statistikker, selvom de er tilgængelige.

Så lad os finde ud af mere om, hvad der sker i mødeverdenen i 2023.

Verdenstendenser

Hvor vi så en sammensmeltning af mødestile under COVID-19-pandemien, ser der nu ud til at være en voksende divergens mellem Nordamerika og Europa. Lad os se nærmere på det.

Planlægning forude:

Mere end halvdelen af møderne (55 procent) i Nordamerika bliver organiseret mellem en uge og en måned i forvejen. I modsætning hertil er tallet for Europa 40 procent.

Næsten halvdelen (46 procent) af alle europæiske møder bliver arrangeret mere end en måned i forvejen.

Deltagere:

Både Europa og Nordamerika ligger på linje med de mest populære mødestørrelser.

Seks til 10 personer udgjorde 43 procent af alle bookede møder i Nordamerika. I Europa var dette tal næsten identisk med 42 procent.

Gruppemøder med tre eller flere deltagere udgjorde den største andel af møder i hele verden og overhalede dem, der planlagde en-til-en-møder.

Det skyldes sandsynligvis, at der er sket en tilbagevenden til mere "normale" arbejdsvaner efter COVID-19.

Under pandemien, hvor mange mennesker var tvunget til at arbejde hjemmefra, så vi en mærkbar stigning i antallet af mennesker, der arrangerede ting som mentale sundhedstjek og virtuelle catch-ups, som skete en-til-en, fordi de ikke kunne gøre det personligt.

Med møderestriktioner, der hurtigt bliver et fjernt minde, vender en-til-en-arrangementer tilbage til niveauet før pandemien.

Varighed:

I Nordamerika var mere end halvdelen (55 procent) af møderne mellem 30 minutter og en time lange. 40 procent af møderne var længere end en time.

I Europa, derimod, var næsten to tredjedele (67 procent) af møderne længere end en time. 30 minutter til en time var den næstmest populære varighed og udgjorde omkring 29 procent af møderne.

Placering:

Efter de seneste års tendens er virtuelle møder stadig den mest almindelige form for sammenkomst i Nordamerika.

42 procent af møderne der fandt sted udelukkende online. Hybridmøder (hvor der var en blanding af fysiske møder og opringninger) var de næstmest populære med 38 procent.

Europa har haft en hurtigere tilbagevenden til, hvordan tingene var før COVID.

Personlige møder var det mest almindelige og udgjorde lidt under halvdelen af alle møder (44 procent). En fjerdedel af møderne var hybrider, og kun omkring en femtedel (21 procent) foregik udelukkende online.

Da alle disse formater nu er almindelige, hjælper Doodle med at navigere i denne nyfundne planlægning kompleksitet.

Du er måske en af dem, der overvejer at kombinere online- og fysiske møder. For eksempel ønsker du, at kolleger, der er baseret i udlandet, bliver involveret i firmaarrangementer. Gruppeafstemninger gør det nemt at gøre.

De kan også øge produktiviteten, være mere omkostningseffektive, hjælpe virksomheder med at nå miljøvenlige mål og nemt få alle i en virksomhed på samme side.

Hvem arrangerer flest møder?

Planlægning er måske ikke noget, vi elsker, men det er noget, vi alle er nødt til at gøre. I en Doodle har vi først været i stand til at opdele, hvem der organiserer flest møder.

I vores undersøgelse talte vi med direktionsassistenter, iværksættere og virksomhedsledere.

Executive assistenter havde en tendens til at booke større møder. 28 procent af alle de events, de arrangerede, var for mere end 10 personer.

Sammenlign dette med iværksættere, hvor kun 16 procent af de møder, de bookede, var for mere end 10 personer.

Størstedelen af de møder, der blev booket af administratorer (50 procent) og virksomhedsledere (56 procent), blev arrangeret mere end en uge i forvejen.

Iværksættere booker derimod mange flere møder med mindre end seks dages varsel (35 procent) sammenlignet med administratorer (som kun booker omkring 19 procent i samme periode).

Nogle interessante fakta om møder

Hvis vi tager et skridt tilbage fra, hvor og hvem der arrangerer møder, er her nogle interessante tendenser i mødeverdenen.

Jo senere invitationen udsendes, jo kortere varer mødet.

Hvis folk bliver inviteret mere end en måned i forvejen, varer møderne ofte mere end en time, men hvis de bliver inviteret inden for en uge, varer møderne oftest mellem 30 og 60 minutter.

Jo længere mødet er, jo mere sandsynligt er det, at det finder sted på et fysisk sted.

63 procent af de møder, der varede længere end en time, fandt sted på stedet. Til sammenligning var over halvdelen (56 procent) af onlinemøderne mellem 30 minutter og en time.

Jo flere mennesker, der deltager i et møde, jo længere varer det.

Når der kun var to personer, der mødtes, varede kun 15 procent længere end en time. Når mere end 10 personer deltog, varede 64 procent af møderne længere end 60 minutter.

Planlægningsværktøjer gør det lettere at planlægge alle typer af møder.

44 procent af arrangørerne af hybridmøder og 38 procent af arrangørerne af onlinemøder brugte Doodle til at finde og aftale et tidspunkt.

Det hjalp også med større møder. 68 procent af de møder, der havde fem eller flere deltagere, brugte Doodle til at koordinere organiseringen af begivenheden.

Alle taler om AI ... hvor kommer automatisering ind i billedet?

Det ville være forkert at tale om planlægningsteknologi i år uden at se på kunstig intelligens.

2023 har været bemærkelsesværdigt for, hvor hurtigt og fremtrædende AI er blevet. Det er selvfølgelig ikke noget isoleret fænomen, og der er sket en sammensmeltning af mange ting, som gør vores arbejdsliv lettere.

Først og fremmest har AI gjort det muligt for os at udnytte automatisering mere end nogensinde før.

Fra vanskelige forretningsbeslutninger til oprettelse af indholdskalendere kan opgaver, der tidligere tog timer eller endda dage, udføres på en brøkdel af tiden.

Det har også gjort det endnu nemmere at arbejde på afstand. Lad os tænke på det fra et planlægningssynspunkt. Hvis du kan automatisere din kalender, kan du fokusere på vigtigere opgaver og optimere din produktivitet.

Når 2023 nærmer sig sin afslutning, er det rimeligt at sige, at vores mødekultur fortsætter med at ændre sig.

Uanset hvordan du ønsker at mødes, om det er af professionelle eller personlige årsager, gør Doodle det nemt.

I gennemsnit kan du spare op til 45 minutter om ugen sammenlignet med at planlægge manuelt via e-mail.

Så prøv det gratis i dag.