Doodle Bot i Slack får et AI-drevet boost med Book it!

I næsten alle de virksomheder, jeg har arbejdet i i de sidste par år, har der altid været én konstant: Slack var den foretrukne interne kommunikationsplatform. Det er også tilfældet for alle os, der arbejder hos Doodle. Så hvis vi har brug for at tjekke projektstatusopdateringer, bede om materialer og aktiver, annoncere nye virksomheds- og HR-initiativer eller blot chatte med andre teammedlemmer og kolleger, foregår det hele på Slack. Der er ingen, der sender e-mails.

Remote work life kunne gøres ti gange lettere ved at give integrationer på Slack et AI-drevet boost. Vores produktteam har altid ørerne på jorden og observerer, hvad der sker på arbejdspladserne, og tilføjer nye funktionaliteter til vores platform, der tilpasser sig de skiftende omstændigheder. Og det er præcis, hvad de har gjort. Vores elskede Doodle Bot, som bor i Slack, har nu en Book it! funktion.

**

Her er uddrag af vores samtale.

**

Mener du, at AI inden for planlægning historisk set er blevet nedtonet eller overset sammenlignet med andre brancher? Hvorfor tror du, at det er tilfældet?

Netali: Scheduling er sådan en personlig ting, og det involverer en række forhandlinger. En person (arrangøren) skal forhandle med flere personer (nogle gange i snesevis) for at blive enige om emnet/emnet for møderne, hvilke personer der er mest afgørende for deres deltagelse, hvilke resultater der skal opnås som følge heraf og en enkelt dag og et enkelt tidspunkt, der fungerer for alle deltagere (på tværs af tidszoner). Og enighed afhænger som regel af personlige præferencer, adfærd og prioriteringer.

Vores data viser f.eks., at folk ofte vælger mødedage/tidspunkter, som faktisk er i konflikt med deres tidsplan (de har allerede forpligtet sig til at deltage i et andet møde). Hvis der skal planlægges et gruppemøde, og de fleste deltagere er alle tilgængelige på et bestemt tidspunkt, ser vi ofte, at den ene person, hvis tidsplan er dobbeltbooket, ofte vil flytte mødet - bare for at kunne imødekomme de andre 9 deltagere.

Så selv om dette ofte kan forekomme, er det som regel et personligt valg, som brugeren har truffet, efter at mødeforhandlingen allerede er begyndt. Men hvis denne bruger fik et prædiktivt forslag om at booke et møde i et tidsrum, hvor der allerede er et andet møde, ville det have den stik modsatte effekt af den ønskede - brugeren ville opfatte forslaget som kontraintuitivt og slet ikke intelligent. Da maskinlæring i høj grad er baseret på menneskelig intuition, kan det være en udfordring at lære maskinerne at forudse sådanne adfærdsændringer.

Hvordan tror du, at AI (og de smarte funktioner i funktionen Book it!) kan hjælpe fjernarbejdere med at gøre virtuelle møder mere produktive?

Netali: På arbejdspladsen har tidsstyring altid været en nøglefaktor for medarbejdernes produktivitet og præstationer. Men det vil være vigtigere end nogensinde lige nu, da mange medarbejdere skal tilpasse sig fra lejlighedsvis fjernarbejde til fuldtids fjernarbejde på fuld tid. Det var drivkraften bag tilføjelsen af den AI-drevne funktion Book it! til Doodle Bot i Slack.

For år tilbage gennemførte teamet hos Doodle et eksperiment med planlægningsadfærd. Vi undersøgte, hvor omfattende, langvarig og varieret hele planlægningsprocessen kan være - med og og uden Doodles hjælp. Resultaterne var overbevisende dengang. For forretningsmøder med seks til otte deltagere kunne det tage op mod 30 minutter at planlægge møder uden Doodle. Det tal falder betydeligt (5-10 minutter), når man bruger Doodle. Med vores nye Book It-funktionalitet i Doodle Bot på Slack kan fjernarbejdere spare endnu mere af deres tid. Vi har f.eks. beregnet, at det i gennemsnit tager 1 minut og 38 sekunder at booke et møde, når man bruger funktionen Book it! (i Doodle Bot på Slack).

Dette er et perfekt eksempel på, hvordan teknologi vil spille en vigtig rolle i forbindelse med at øge medarbejdernes produktivitet for fjernarbejdere. De 10 til 20 ekstra minutter kan omkoncentreres og geninvesteres i brainstorming-sessioner, planlægning forud for det næste virtuelle møde eller skrivning af en månedlig resultatrapport. Vigtigst af alt er det, at den sparede tid fjerner byrden og rutinen med planlægning fra folks hjerner - og lader dem fokusere på at være så samarbejdsvillige og produktive som muligt på selve mødet.

Forudsigelse og forslag til næste skridt (i mødeplanlægningsprocessen) vil fjerne hele byrden ved mødeplanlægning fra brugerne og vil strække sig ud over planlægningsdelen til det samarbejde, der finder sted under mødet og opfølgningen efter mødet. Ved at lade AI tage sig af de banale og tidskrævende planlægningsopgaver kan fjernarbejdere fokusere på at have mere personlige interaktioner med de mennesker, de mødes med. Det er en win-win-situation.

Hvordan ser fremtiden for planlægning ud hos Doodle? Hvor vil AI være placeret i forbindelse med produktkøreplanen?

Netali: En af vores større visioner - både som virksomhed og som et SaaS-produkt - er at kunne påvirke hele mødets livscyklus. Det betyder, at vi skal gå ud over planlægningselementet og også forme effektiviteten og virkningen af selve møderne. For at gøre det forestiller vi os en fremtid, hvor de møder, der oprettes på Doodle, vil give robuste analyser og indsigt i personaleledelse, rekruttering og onboarding, medarbejderpræstationer og talentudvikling.

Hvad kan det betyde for virksomhederne? Detaljerede mødeanalyser kan fremhæve mønstre og tendenser, som kan være værdifulde for HR-teams, ledere og ledelse. Mødeanalyser kan f.eks. afsløre, at en medarbejder deltager i vigtige møder og proaktivt tager initiativ til 1:1-møder med teammedlemmer, kolleger fra andre afdelinger samt kunder og partnere. Oplever denne medarbejder også et løft i produktiviteten? Bliver deres arbejde opfattet som mere kreativt og innovativt, hvilket i høj grad skyldes deres øgede samarbejde og feedback fra andre? Det er alle spørgsmål, der kan besvares gennem en solid indsigt i møderne.

Desuden kan HR-teams bruge disse typer analyser og indsigter til bedre at forstå deres medarbejderes udfordringer og prioriteter - og efterfølgende udarbejde en plan for forbedringer. Detaljerede mødeanalyser, der kan pege på tendenser inden for produktivitet, engagement, samarbejde og endda præstationer, vil være enormt værdifulde for organisationer.

Det digitale er blevet en central del af vores liv i dag. Det er mere sandt nu end nogensinde før. Så kunstig intelligens er en naturlig udvikling i den forbindelse, da det vil gøre vores liv enklere og mere effektivt.

Se denne video for at få mere at vide om, hvordan funktionen Book it! fungerer i Doodle Bot.