Håndtering af din tid på en travl arbejdsplads

Lige siden fjernsynets tidlige dage har madlavningsshows været et populært fænomen i dagtimerne. Hvor guides til at lave de perfekte desserter derhjemme har givet plads til programmer som Hell's Kitchen og Masterchef, dominerer de stadig sendefladen og vores foretrukne streaming-apps.

Den måde, hvorpå deltagerne må kæmpe mod uret for at tilberede en vinderret, har en slående lighed med den måde, hvorpå mange af os må kæmpe for at få alt vores arbejde gjort i en given uge. Hvis det ikke er en endeløs strøm af e-mails, er det folk planlægning af møder eller konstante anmodninger om opdateringer og leverancer til projekter.

Så hvordan kan du forvalte din tid på en bedre måde, så du ikke føler dig helt så overvældet? Lad os finde ud af det.

Kend dine prioriteter og hav en plan

Vi har alle sammen haft de dage, hvor det føles som om, at du padler forgæves mod strømmen. Uanset hvor hurtigt du forsøger at gøre tingene, bliver der mere og mere og mere til. På en travl arbejdsplads er tidsstyring afgørende for succes.

Det første skridt, før du gør noget andet, er at identificere dine prioriteter. Hvis du ikke ved, hvad der er vigtigt både for den pågældende dag og på længere sigt, hvordan kan du så vide, hvor du skal lægge din opmærksomhed? Start med at lave en liste over alt det, du skal gøre. Det er ikke nødvendigvis det, du skal gøre i dag (det kommer vi til senere), men det handler om at se på de forskellige projekter, du har en interesse i, eller ting, der falder ind under dit ansvarsområde i et givet kvartal.

Med din liste i hånden kategoriserer du alting i tre grupper: presserende, vigtigt og rart at have/gøre. Alt i den første/hastende gruppe er de opgaver, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Vigtige opgaver er dem, der bidrager til din virksomheds langsigtede succes, men du har lidt tid til at nå dem. De nice-to-haves er netop det, og hvis du har for travlt, bør de uddelegeres eller elimineres.

Nu, hvor du har styr på dine prioriteter, er det tid til at planlægge din dag. En daglig plan vil hjælpe dig med at holde dig på sporet og undgå distraktioner. Tag punkterne fra din haste-kolonne og se på, hvad der skal gøres den dag. Sæt det øverst i din plan. Hvis du har flere ting, skal du afveje ting som f.eks. påvirkning for at beslutte, i hvilken rækkefølge du skal gøre dem. Når du har gjort det, skal du tilføje de andre opgaver efter en lignende proces. Sørg for, at du planlægger nok tid til vigtige opgaver først, før du går videre til mindre vigtige opgaver.

Prøv ikke at bruge for meget tid på at udarbejde din plan. Med tiden vil du finde en rytme, der fungerer for dig. Når du har en plan på plads, vil du føle dig mere i kontrol, hvilket kan mindske stress og øge produktiviteten. Husk at holde din plan fleksibel. Der kan opstå nødsituationer, og det er vigtigt at kunne tilpasse din plan i overensstemmelse hermed.

Tech er din ven

Det kan ofte føles som om, at der er flere og flere apps til alt, hvad vi gør i vores liv. Fra planlægning af et møde med venner til dit yndlingssupermarked, hvordan skal du overhovedet begynde at finde ud af, hvilke du har brug for, og hvilke du ikke har brug for?

Den vigtigste ting, du bør søge at spørge dig selv om, er - gør dette mit liv lettere? Hvis det ikke gør det, hvorfor bruger du det så? På en travl arbejdsplads er der nogle få af dem, som vi mener kan hjælpe:

Et billetsystem. Leg mærke til noget, der hjælper dig med at opdele projekter i overskuelige dele, som du kan tildele medlemmerne af dit team. Du kan styre din arbejdsbyrde mere effektivt, sørge for, at tingene bliver leveret til tiden, og have regelmæssige check-ins med teamet for at sikre, at tingene forbliver på rette spor.

Et planlægningsværktøj. En planlægningsapp til virksomheder som Doodle er nøglen til at tage kontrollen over din dag tilbage. Med Booking Page kan du f.eks. angive din tilgængelighed og dele den med et enkelt link. Det betyder, at hvis nogen skal booke tid hos dig, skal du blot sende linket, og de vælger et tidsrum, der passer dem. Det er enkelt. Når du slipper for at sende e-mails frem og tilbage, kan du fokusere på vigtigere opgaver.

En tidsspild-app. Det er noget, der kører i baggrunden på din computer og holder øje med, hvordan du bruger din tid. På ugentlig eller daglig basis kan den udarbejde en rapport, så du kan se, hvilke websteder/aktiviteter du bruger mest tid på. Du kan derefter justere dine vaner i overensstemmelse hermed for at øge produktiviteten.

Sig nej og modstå trangen til at multitaske

Det er ikke altid let, især ikke når der er travlt på kontoret, men multitasking kan være den største hindring for produktivitet. Forskning fra American Psychological Association viser, at multitasking kan reducere din produktivitet med op til 40 procent. Når du forsøger at udføre flere opgaver på én gang, er du ikke i stand til at give hver enkelt opgave din fulde opmærksomhed. Det fører til fejl, og sandsynligvis skal du bruge mere tid på at få tingene gjort, end hvis du kun fokuserede på én ad gangen.

Undgå multitasking ved at fokusere på din daglige plan. Du har prioriteret af en grund, så fokuser på at starte øverst på din liste og arbejde dig igennem hver enkelt opgave efter tur. Ikke alene vil du øge produktiviteten, men alt, hvad du laver, bør også være af højere kvalitet.

Tænk på at planlægge noget "fokustid" for at fjerne distraktioner. Dette bør omfatte at slå dine e-mail-notifikationer fra og undgå sociale medier.

Noget, der går hånd i hånd med multitasking, er at finde evnen til at sige nej. Vi ønsker alle at tage nye udfordringer op, men kend dine grænser og sæt grænser. Du er nødt til at være realistisk med hensyn til, hvor meget vi kan gøre. Selv om vi ikke ønsker at skuffe kunder og kolleger, vil det at tage for meget på sig påvirke dit mentale helbred og kan i sidste ende føre til burnout.

Tro det eller ej, men der findes en "effektiv" måde at sige nej på. Du skal være klar og direkte i dit svar. Giv en forklaring på, hvorfor du ikke kan påtage dig mere ansvar, og giv en alternativ løsning. Det kan være at foreslå en anden person, der har mere tilgængelighed eller tilbyde at tilføje det til din planlægning for det næste kvartal. Det er ikke en svaghed at sige nej, og du skal ikke føle dig skyldig i at sige det.

Delegeret. Det er det, dit team er til for

Som leder er det vigtigt at lære at uddelegere, hvis du skal lykkes. Ved at stole på, at det team, du har opbygget, kan du sikre, at du ikke overbelaster dig selv, og at de kan udvikle færdigheder og vokse i deres evner. Delegere effektivt er den måde, hvorpå du kan få mere gjort på kortere tid.

Som vi diskuterede tidligere, skal du starte med at finde ud af, hvilke ting du kan uddelegere. Det vil helt sikkert være de fleste ting på din "nice to have"-liste, men det kan også være nogle forretningskritiske opgaver. Hvis du f.eks. har en person på dit team, der har særlige færdigheder, kan det give mening, at vedkommende kan påtage sig noget.

Når du har besluttet, hvem der skal påtage sig en opgave, skal du sørge for at planlægge noget tid med vedkommende for at tale det igennem. Forklar klart og tydeligt, hvad de skal gøre, hvornår det skal ske, og hvor de kan finde støtte, hvis det ikke er fra dig. Det kan også være nyttigt at give dem en idé om, hvordan dette passer ind i de bredere forretningsmål.

Når de kommer i gang, skal du sørge for at have regelmæssige check-ins for at sikre, at alt er på rette spor, og at der ikke er nogen problemer. Lad dem komme til dig, og tilskynd til en åben diskussion for at undgå uventede udfordringer eller forsinkelser.

Glem ikke at anerkende succes og opfordre dem til at give feedback på din ledelsesstil.