Sådan gør du bureauplanlægning lettere og vinder flere pitches

Pitch-succes afhænger af hastighed og klarhed. Ryd op i bureauets planlægning, reducer antallet af udeblivelser, og giv kunderne en smidig bookingoplevelse ved hjælp af Doodle. Når et hot lead beder om tid i denne uge, kan langsomme e-mailtråde koste dig mødet - og aftalen.

Bureauer arbejder hurtigt. Du jonglerer med opdagelsessamtaler, interne gennemgange, interviews med interessenter, kreative præsentationer og træning. Hver dag, der går tabt på grund af planlægning, er en dag, hvor konkurrenten opbygger en relation.

Denne guide viser dig, hvordan du gør bureauets planlægning enkel i alle faser af din pitchproces. Du vil se praktiske trin, gennemprøvede værktøjer og virkelige eksempler. Du vil også lære, hvordan Doodle hjælper dig med at booke det rigtige møde hurtigere, med færre klik og en mere gnidningsfri kundeoplevelse.

Udfordringen for professionelle på bureauer

Bureaukalendere er komplicerede. Du har ofte brug for din account lead, strateg, kreative direktør og nogle gange kundens økonomidirektør. Mange mennesker, mange tidszoner og meget lidt tid til at koordinere.

Almindelige problemer omfatter:

• Endeløse e-mail-tråde, der bremser fremdriften

• Manglende overleveringer mellem salg og levering

• Udeblivelser på grund af uklare invitationer eller manglende påmindelser

• Forvirring om tidszoner

• At holde pladser til workshops med begrænset kapacitet

• Spredte mødelinks og filer, der forvirrer kunderne

At få styr på planlægningen giver dig timer tilbage hver uge. Du går fra at reagere til at lede - og den fordel kan vinde din næste pitch.

Hvorfor dette er vigtigt for bureauer

I bureauarbejde former timing opfattelsen. En hurtig og klar bookingproces signalerer, at du er organiseret og pålidelig. En forsinkelse - eller en rodet invitation - antyder kaos.

Effektiv planlægning giver reelle fordele:

• Højere win rates, fordi potentielle kunder booker, mens intentionen er høj

• Mere fakturerbar tid, fordi dit team holder op med at jage svar

• Færre udeblivelser takket være påmindelser og klare mødedetaljer

• Større kundetillid, fordi din proces føles nem og professionel

Løsningen er ikke mere koordinering. Det er et system, du kan bruge til hver eneste pitch.

Lav en drejebog for planlægning af din pitch-proces

Start med at kortlægge hvert møde i din salgs- og leveringspipeline. Definer, hvem der deltager, hvor længe det varer, og hvilket Doodle-værktøj der passer bedst.

Trin 1: Lav en liste over alle mødetyper

• Opdagelsesopkald

• RFP scoping-sessioner

• Internt pitch-kickoff

• Interviews med interessenter

• Kreative gennemgange

• Prøve på den endelige pitch

• Endelig præsentation for kunden

• Onboarding og træningsworkshops

Trin 2: Tildel standardlængder, ejere og værktøjer

Trin 3: Sæt klare tidsvinduer af til pitch-arbejde

• Afsæt to formiddage om ugen til opdagelsessamtaler

• Brug fredag eftermiddag til kreative gennemgange

• Reserver et ugentligt vindue til interviews med interessenter

Denne drejebog fjerner gætterier. Dit team ved præcis, hvordan de skal planlægge hvert trin, før RFP'en kommer.

Opret genanvendelige skabeloner i Doodle

Skabeloner hjælper dig med at holde kvaliteten høj og bookingtiden kort.

Bookingside til opdagelse

• Forbind Google Kalender, Microsoft Outlook eller Apple Kalender

• Tilføj buffere, minimumsvarsel og bookinggrænser

• Inkluder links til Zoom, Google Meet, Microsoft Teams eller Cisco Webex

• Tilføj brugerdefineret branding med Doodle Pro eller Teams

• Inkluder tilpassede spørgsmål (dagsorden, mål, RFP-id)

• Slå Stripe til, hvis du sælger betalte audits eller konsultationer

1:1-invitationer til interviews med interessenter

• Tilbyd et kurateret sæt tidspunkter i samme uge

• Lad Doodle håndtere bekræftelser og kalenderinvitationer

• Aktivér påmindelser for at reducere udeblivelser

• Brug Stripe til betalte forskningsincitamenter, hvis det er relevant

Gruppeafstemninger til team- eller kundeanmeldelser

• Foreslå flere tidspunkter

• Inviter op til 1000 personer

• Tilføj deadlines for at fremskynde svar

• Skjul deltageroplysninger ved hjælp af Pro for privatlivets fred

Tilmeldingsark til træning eller forskning

• Opret flere tidsintervaller

• Begræns antallet af pladser pr. session

• Spor deltagelse automatisk

• Send påmindelser for hver session

Beskyt fokustid uden at bremse din proces

God planlægning giver kunderne hurtig adgang og beskytter samtidig dit teams grundige arbejde.

• Tilføj 15 minutters buffere før og efter vigtige møder

• Opret en daglig blok uden møder til kreativt arbejde

• Indstil et minimumsvarsel, så kunderne ikke kan booke sidste-øjebliks-tider, som du ikke kan forberede dig på

• Slå påmindelser til, så folk dukker op til tiden

Disse regler findes på din Doodle-bookingside og i dine 1:1-indstillinger, så du sikrer ensartethed.

Praktiske tips til hurtigere bookinger og bedre møder

Disse enkle ændringer fjerner friktion med det samme.

• Føj din bookingside til din e-mail-signatur

Skriv "Book et opdagelsesopkald", så potentielle kunder kan betjene sig selv på få sekunder.

• Sæt din bookingside på din hjemmeside

Føj den til kontaktsider og sider med casestudier for at konvertere varme leads.

• Brug en gruppeafstemning til at låse dit interne pitch-kickoff

Inviter kerneteamet, og tilføj en deadline for at få flere til at svare.

• Brug 1:1-links til interviews med interessenter

Del kuraterede tidspunkter. Doodle sender automatisk invitationer og påmindelser.

• Indsaml vigtig kontekst på forhånd

Tilføj tilpassede spørgsmål til budgetbånd, mål og tidslinje.

• Standardiser mødebeskrivelser

Brug Doodle Pro AI-genererede beskrivelser til rene dagsordener med eget brand.

• Vedhæft automatisk videolinks

Forbind Zoom, Microsoft Teams, Google Meet eller Webex.

• Integrer CRM og Slack via Zapier

Send bookinger til din pipeline, og giv pitch-teamet besked med det samme.

• Brug Stripe til betalte sessioner

Perfekt til audits, rådgivning eller træning.

• Begræns antallet af pladser til workshops

Undgå overbooking ved at sætte grænser i Sign-up Sheets.

• Brug påmindelser og deadlines

Det reducerer antallet af udeblivelser drastisk og fremskynder gruppens beslutninger.

• Hold dig til ét link pr. formål

Et til opdagelse, et til research, et til træning. Hold det enkelt.

Almindelige fejl, der skal undgås

Undgå disse problemer, som forsinker planlægningen og skader kundernes tillid.

• Brug af e-mail frem og tilbage for at finde en tid

• At dele lange lister over "ledige tider", der hurtigt bliver uaktuelle

• Glemmer tidszoner

• At sende invitationer uden et videolink

• Blander personlige og teambooking-links

• Ikke indsamle kontekst før opkald

• Undlader at udpege en backup-vært til pitch-møder

• Eksponere deltagerlister, når privatlivets fred er vigtigt

Værktøjer og løsninger til bureauer

Doodle giver bureauer et samlet system til alle møder i pitch-cyklussen.

Bookingside

Del live-tilgængelighed, undgå konflikter, vedhæft videolinks, indsaml betalinger via Stripe, tilføj brugerdefinerede spørgsmål, anvend branding og administrer buffere og minimumsvarsel.

Afstemninger for grupper

Tilbyd tidsmuligheder til travle grupper, inviter op til 1000 personer, skjul deltageroplysninger, tilføj deadlines og brug påmindelser.

1:1

Giv et kurateret sæt tider til én person. Brug Stripe til fakturerbare sessioner og automatiske påmindelser for at øge antallet af deltagere.

Tilmeldingsark

Opret sessioner med begrænsede pladser til research, træning eller kundeworkshops.

Premium-funktioner i Doodle Pro og Doodle Teams

• AI-mødebeskrivelser

• Brugerdefineret branding

• E-mail-invitationer til op til 1000 deltagere

• Zapier-forbindelse

• Ubegrænset antal sessioner med tilmeldingsark

• Skjul deltageroplysninger

• Annoncefri oplevelse

• Sikkerhed på virksomhedsniveau

Sæt dit system op på 30 minutter

Følg denne hurtige plan:

1. Tilslut din kalender (Google, Outlook eller Apple)

2. Byg din bookingside-skabelon med buffere, minimumsvarsel, spørgsmål og branding

3. Opret en 1:1-skabelon til interviews

4. Byg en skabelon til gruppeafstemning til interne anmeldelser

5. Tilføj et tilmeldingsark til research eller træning

6. Tilslut Stripe til revisioner eller betalte sessioner

7. Tilslut Zapier til CRM- og Slack-automatisering

Når dette er gjort, har hele dit bureau en konsekvent måde at booke alle møder i pitch-cyklussen på.

Eksempler fra den virkelige verden fra bureauteams

Kreativt bureau, pitch for detailhandel

Strategen sender 1:1-links til interviews på tværs af tre tidszoner. Account lead bruger en Group Poll til det interne kickoff. Alt er booket inden for 48 timer, hvilket giver det kreative team to dage mere til at lave et koncept.

PR-bureau, medietræningsdag

De udgiver et tilmeldingsark med otte sessioner af en times varighed. Stripe opkræver betaling. Påmindelser reducerer antallet af udeblivelser. Doodle Pro AI tilføjer smidige forberedelsesinstruktioner til hver invitation.

Performance-marketingbureau, ugentlig status

Tolv skiftende interessenter vælger et fast mødetidspunkt via en månedlig gruppeafstemning. Skjul deltageroplysninger for at beskytte privatlivets fred. Påmindelser stabiliserer fremmødet.

Boutique-designstudie, opdagelsesopkald

De tilføjer en branded bookingside til deres hjemmeside og LinkedIn. Leads booker med det samme. Brugerdefinerede spørgsmål indsamler projektmål og tidslinjer.

Integreret bureau, betalte audits

Potentielle kunder booker en to-timers revision og betaler via Stripe. Zapier opretter en CRM-aftale og sender den til Slack. Teamet deltager med en AI-genereret dagsorden.

Det vigtigste at tage med sig

• Opbyg et gentageligt planlægningssystem til hele din pitchproces

• Brug Booking Page til opdagelse, Group Polls til beslutninger, 1:1 til interviews og Sign-up Sheets til sessioner

• Tilføj buffere, spørgsmål og påmindelser for at forbedre resultaterne

• Forbind kalendere, videoværktøjer, Stripe og Zapier for at reducere administrationen

• Brand alt med Doodle Pro eller Teams for en poleret oplevelse

Kom i gang med bedre planlægning

Du behøver ikke et komplekst workflow for at komme hurtigere i gang og få det til at se poleret ud. Opret en bookingside til opdagelse, brug gruppeafstemninger til interne beslutninger, og del 1:1-links til interviews. Tilføj tilmeldingsark til research eller træning. Slå Stripe til for betalte sessioner, og lad Doodle håndtere påmindelser og detaljer.

Er du klar til at forenkle din planlægning? Opret en Doodle og se, hvordan bureauteams sparer timer hver uge og samtidig vinder flere pitches.