Language options
Table of Contents
Share
Planlægning kan virke enkelt, men det er ofte tidskrævende og kompliceret. Uanset om du er en freelance designer, der jonglerer med kundeopkald, eller en skoleadministrator, der styrer personalemøder, er din kalender mere end bare tidsblokke. Den er mere som et kort over, hvordan din dag udfolder sig. Og hvis du træffer disse beslutninger uden data, flyver du dybest set i blinde.
1. Vær opmærksom på, hvad der allerede er sket
Sarah er freelance-illustrator, og mandage var begyndt at stresse hende. Hun lagde mærke til, at mange kundeopkald, der var booket til mandag morgen, blev udskudt eller aflyst. Så hun kiggede tilbage på et par måneders bookinger og så tydeligt mønsteret. Nu booker han opkald til tirsdag eftermiddag, og det er gået meget bedre. Færre udeblivelser og bedre samtaler.
Hvis du arbejder med uddannelse, vil du måske bemærke noget lignende med medarbejderbesøg eller sessioner med studerende. Et lille tilbageblik kan spare dig for en masse tid fremover.
2. Brug bookingtendenser til at forme din uge
Mario, en ung forretningscoach, begyndte at lægge mærke til et interessant mønster: De fleste af hans opdagelsesopkald var om onsdagen og torsdagen. I stedet for at sprede dem ud over hele ugen samler han dem nu på de to dage og reserverer mandag og fredag til strategiarbejde og indholdsskabelse. Denne ændring er direkte drevet af bookingdataene.
Lærere og vejledere kan gøre det samme ved at lægge mærke til, hvornår elever har tendens til at booke hjælpesessioner, eller hvornår forældre er mere tilbøjelige til at reagere på mødeinvitationer.
3. Fang mindre planlægningsproblemer tidligt
Hvis du fanger dem, eskalerer de ikke. Emily driver f.eks. en lille nonprofit-virksomhed og måtte desværre ofte håndtere aflysninger i sidste øjeblik. Efter at have undersøgt nogle enkle bookingdata indså hun, at folk var meget mere tilbøjelige til at bakke ud, hvis mødet var fastsat for langt i forvejen. Så han reducerede marginen og gav folk mulighed for at booke mindre lang tid i forvejen. Det løste ikke alt, men antallet af udeblivelser faldt drastisk, og hans tidsplan blev meget mindre kaotisk.
Coaches, konsulenter eller tech-grundlæggere, som har mange back-to-back-opkald, kan have gavn af den slags ideer, især når kalenderkaoset begynder at snige sig ind.
4. Find ud af, hvor du bruger din tid
Et simpelt diagram kan være en øjenåbner og ændre den måde, du ser din tid på; du behøver ikke noget fancy. Som softwareudvikler og startup-stifter begyndte Ryan at spore den tid, han brugte på møder, i forhold til den tid, han brugte på at programmere. Tallene overraskede ham. Han brugte 60 % af sin uge på møder. Han brugte disse oplysninger til at skære ned på nogle tilbagevendende møder og bruge mere tid på at skabe.
Undervisere, især dem i administrative roller, kan bruge data til at se, om møder optager tid, der ville være bedre brugt på forberedelse af lektioner eller en-til-en støtte til eleverne.
5. Brug data til at forbedre den måde, I mødes på
Når du har oplysningerne, kan du træffe smartere beslutninger. Som karrierecoach fandt Layla ud af, at hendes energi (og hendes klienters engagement) var størst tidligt på eftermiddagen. Hun flyttede alle tidlige sessioner til det tidspunkt, og kundernes feedback blev dramatisk forbedret. Han ændrede ikke sin tidsplan, men stolede i stedet på, hvad hans kalender allerede fortalte ham. Du behøver ikke at bruge alle funktioner eller gøre din kalender til et videnskabeligt projekt. Det er meget bedre at lave små ændringer, som pludselig har en effekt.
Lad data gøre det tunge arbejde
Smart planlægning handler ikke om at have den perfekte kalender. Det er vigtigere at lære af det, der allerede er sket, og bruge det til at træffe bedre beslutninger i fremtiden. Og det er her, data virkelig skinner. Hvis du er klar til at få bedre kontrol over din tid og begynde at få planlægningen til at fungere for dig, er Doodle skabt til at hjælpe dig. Det er enkelt, intuitivt og designet til at passe til den måde, du arbejder på.
