O que a gerência de projetos me ensinou sobre as listas de afazeres

É seguro supor que muitas pessoas que clicaram neste artigo, como eu, tenham lido inúmeros artigos sobre produtividade. Muitas vezes, os autores destes artigos são CEOs e empresários. De fato, sua capacidade de fazer malabarismos com muitas prioridades diferentes e administrar eficazmente seu tempo é admirável. Mas eu diria que há um recurso inexplorado em quase todos os locais de trabalho, um recurso que pode nos ajudar a todos a planejar e executar melhor nossos projetos pessoais: os Gerentes de Projeto. Eles são essencialmente especialistas em projetos de mapeamento meticuloso de estradas e em fazer com que as listas de tarefas sejam verificadas, afinal de contas.

Tendo completado recentemente algum treinamento muito básico e ágil, a forma como organizo meus afazeres pessoais mudou sismicamente - para melhor. Também me deixou desejando que eu tivesse pedido a meus amigos e colegas Gerentes de Projetos por suas idéias mais cedo!

Identificar primeiro as metas de produtividade

A maneira inicial como meu planejamento mudou é que eu identifico as metas e os resultados desejados antes de começar a identificar tarefas. Isso pode parecer cegamente óbvio, mas quantos de nós realmente levam tempo para fazer isso antes de começar a rabiscar todas as tarefas individuais que temos que realizar?

Para aqueles que estão trabalhando em um projeto específico, identifiquem como é o sucesso e também por que estão empreendendo o projeto. Por exemplo, para quem está trabalhando em um projeto específico: "Nova característica será lançada até o final do segundo trimestre" e "Os usuários poderão se engajar mais facilmente, e serão estabelecidas conexões mais significativas". Escrever o que você espera obter do projeto, e por que você está assumindo o projeto em primeiro lugar, será um grande motivador ao longo do caminho.

Para aqueles que não têm projetos específicos em mente, mas apenas querem otimizar suas doses e seu planejamento, estabeleça um prazo - digamos, três meses - e baseie seus resultados desejados no que você gostaria de mudar nesse tempo. Por exemplo, o que você gostaria de mudar nesse período: "toda a papelada e contabilidade cuidada nos próximos três meses", ou "as primeiras 100 páginas do meu romance escrito". Fazer as coisas é muito mais fácil se você tiver um lembrete claro e constante do que você está trabalhando, e por que você está tentando fazer uma mudança.

Organizando sua lista de tarefas: Deve fazer, deve fazer, pode fazer

Talvez a forma mais profunda de gerenciamento de projetos tenha mudado meu planejamento pessoal esteja na forma como escrevo as listas de afazeres. Não escrevo mais todas as tarefas possíveis que eu poderia fazer, sem temas ou organização, em um aplicativo de listas ou caderno de notas. Em vez disso, eu decomponho cada uma de minhas tarefas em categorias.

A metodologia a que eu fui exposto foi o método MoScOW. Ele é usado principalmente para esclarecer o que deve ser priorizado entre as equipes, mas também o achei inestimável em nível pessoal. Simplificando, você divide suas tarefas em quatro categorias:

Tem que ter: As tarefas completamente críticas que você tem absolutamente que fazer

Deve ter: Tarefas importantes, mas o mundo não vai acabar se elas não forem feitas

Pode ter: Tarefas que seria desejável concluir, mas você só vai olhar se tiver tempo

Não terá: Tarefas que você identificou e às quais não se dedicará nenhum tempo no momento presente

Anote todas as suas tarefas e separe em quatro categorias (uso uma prancha Trello para facilmente arrastar e soltar itens). Também acrescentei uma quinta categoria: "Feito", para que eu possa ver todas as tarefas que terminei, como um pequeno impulso agradável. Uma vez que você tenha dividido todas as suas tarefas, é muito provável que a sua lista de "Preciso Ter" seja consideravelmente mais curta do que a sua lista de afazeres original. Em essência, essa lista de "Preciso Ter" é sua lista real de tarefas; esta é a lista de coisas que você terá que fazer, e as outras são coisas que você pode fazer se tiver tempo. Este método é inestimável para identificar prioridades e concentrar seu tempo no que realmente precisa de sua atenção.

Há duas críticas principais ao método MoSCoW. A primeira é que não há uma definição inviolável de "Deve ter", "Deve ter", e assim por diante, mas a nível pessoal, considero isto como a beleza do sistema. Se eu estiver trabalhando para um projeto pessoal que eu sei que me trará uma enorme satisfação, mas não é uma questão de vida ou morte, eu posso optar por colocá-lo na lista de "Deve Ter". Dessa forma, em vez de passar por todos os "Deves e Deveres" antes de ter tempo para fazer algo que me dê satisfação pessoal, posso tratar minha tarefa pessoal como uma alta prioridade, e dedicar tempo de acordo.

A segunda crítica ao método MoSCoW é que não há um período de tempo definido onde se reavalie o que é prioritário. O que nos leva a...

Revisão, Revisão, Revisão

Com este método, você pode escolher a freqüência com que realiza todas as suas tarefas e reavaliar suas prioridades. Eu olho para a lista todos os dias, acrescentando quaisquer novas tarefas que surjam, e utilizando as listas para identificar minhas principais doses para aquele dia. Em seguida, estabeleço um lembrete de calendário uma vez a cada duas semanas para passar e reavaliar as prioridades. Tem algo em sua lista "Não Terei" que você quer começar a trabalhar agora? Aumente a lista. O prazo já passou para algo em sua lista de "Deveria Ter"? Risque isso.

A revisão é outra faceta chave do Gerenciamento de Projetos que muitos de nós negligenciamos em nossa própria gestão de tempo - mas é fundamental para garantir que suas prioridades estejam sempre alinhadas, e para rever seu progresso ao longo do caminho. A revisão também dá tempo para reflexão - tendemos a nos fixar no que temos que fazer, e ignorar o quanto já conseguimos. Assim como essas metas iniciais o mantiveram motivado quando você começou, refletir e rever é o que lhe dará o combustível para continuar.

Em essência: o que a Gerência de Projetos me ensinou foi sempre manter um olho no panorama geral. Mais do que fazer tic-tac, a chave para uma produtividade sustentada é manter seus objetivos em mente, identificar suas prioridades e refletir sobre seu progresso. Ter uma visão macrocósmica é o que vai mantê-lo no caminho certo para atingir todos os seus objetivos, e colocá-lo no caminho do sucesso.