7 Essential Time Management Tools for Educators

Quer você seja um professor, um professor, um reitor, um diretor, ou mesmo em um papel de apoio, como administração, parece ser (https://www.wgu.edu/heyteach/article/teacher-burnout-causes-symptoms-and-prevention1711.html#:~:text=Teaching%20is%20a%20rewarding%20yet,mental%20and%20physical%20health%20 neededs.) é apenas o par para aqueles que trabalham no setor educacional. As soluções precisam ser encontradas rapidamente. Caso contrário, corremos o risco de perder uma geração de professores para o estresse, o esgotamento e o simples desengajamento.

O setor educacional pode ser o mais afetado, mas não está sozinho, com stress no local de trabalho em níveis recordes em toda a linha. As organizações e indústrias estão se movendo para abordar este assunto frontalmente, com programas que educam os funcionários de forma a reduzir a ansiedade e administrar melhor seu tempo, complementados por inúmeras aplicações e ferramentas que ajudam os trabalhadores de todas as faixas a desenvolver uma melhor relação com o trabalho.

No passado, o setor educacional tem sido lento na adoção de novas tecnologias de todos os tipos. Entretanto, as instituições educacionais têm se aproximado dos benefícios potenciais da tecnologia com a pandemia COVID-19, que forçou um grande número de escolas a girar de um dia para o outro para aulas online, exigindo que o setor finalmente comece a abraçar a edtech. Mas esse novo amor pela tecnologia não deveria terminar com as ferramentas de ensino, pois há um número considerável de aplicativos e soluções que poderiam ajudar todos aqueles que trabalham no setor educacional a administrar melhor seu tempo e levar a uma relação mais saudável e agradável com suas carreiras.

Aqui estão sete das principais ferramentas para que você comece.

1. Toggl*

Parafraseando o matemático britânico do século XIX Lord Kelvin, "Se você pode medir, você pode melhorar". É por isso que aplicações de monitoramento de tempo como Toggl são o melhor lugar para começar quando se procura melhorar a gestão do tempo dentro de seu estabelecimento. Os usuários podem registrar as horas que dedicam a cada um de seus projetos e até mesmo classificar os projetos de acordo com os tipos, utilizando tanto um aplicativo móvel quanto uma versão baseada na web.

2. Todoísta

"Não planejar e você planeja falhar", disse Benjamin Franklin e quase todos os treinadores esportivos dos últimos 50 anos. No entanto, há mais do que apenas uma pitada de verdade no clichê. Uma hora de planejamento vale até 10 horas de fazer sem objetivo, portanto faz sentido que as pessoas que mantêm listas de tarefas e estabelecem metas (apenas 14% das pessoas caem nessa faixa, aparentemente) sejam consideravelmente mais bem sucedidas do que aquelas que simplesmente tiram a vida como ela vem.

Se você é um dos planejadores da vida, é provável que sua vida seja organizada através de uma infinita variedade de cadernos e notas Post-It, ou você já tenha feito uma mudança para uma alternativa digital. Há muitas opções, mas nós gostamos da Todoist, pois ela não envolve um grau de programação para usar e os aplicativos web e móveis são ambos organizados de forma simples. Além disso, você pode começar apenas com sua lista pessoal de tarefas, depois criar listas compartilhadas com membros da família (listas de compras ou uma lista de tarefas, por exemplo) ou colegas, se você estiver trabalhando em um projeto em conjunto e quiser racionalizar o planejamento sem precisar aprender as intimidantes complexidades do software Gantt.

3. Focus Keeper*

Planejar tarefas é uma coisa; tirá-las da lista de tarefas é outra bem diferente. Infelizmente, para muitas pessoas, a tecnologia tornou-se mais um empecilho do que uma ajuda para fazer exatamente isso. Quantas vezes você já classificou uma pilha de papéis apenas para um e-mail, um comentário da Instagram ou uma bolha de bate-papo para aparecer em seu celular e chamar sua atenção? De repente, meia hora se passou e você se lembra sobre aqueles papéis que estava classificando.

De acordo com a pesquisa, nos distraímos da tarefa principal na qual estamos trabalhando a cada 11 minutos. Uma vez que estamos distraídos, pode levar até 25 minutos para voltar à produtividade total. Isso faz com que o funcionário médio perca mais de duas horas por dia para as distrações. Se você já está passando seis horas por dia dando aulas, seu horário não permite tanto tempo improdutivo sem que ele se esbarre em seu tempo privado.

O Focus Keeper é baseado na Técnica Pomodoro, que assume que as pessoas trabalham de forma mais eficaz e eficiente em explosões de 25 minutos com intervalos de cinco minutos no meio. Se você tiver algum trabalho sério para passar, ligue o Focus Keeper, desligue outros alertas e permita que a aplicação lhe diga quando 25 minutos estiver em alta e depois quando for a hora de se afivelar novamente. Você pode personalizar a sessão e quebrar a duração se achar que seu cérebro bate a um ritmo diferente. O recurso de rastreamento lhe permitirá ver quando você foi mais eficiente para que você possa começar a adaptar sua agenda de acordo.

4. Doodle*

As organizações são construídas sobre uma base de reuniões e as escolas não são diferentes. Sejam conferências entre professores e pais, reuniões individuais entre alunos e professores, reuniões de professores, reuniões do escritório do reitor, chamadas de recrutamento ou qualquer uma das reuniões habituais que ocorrem entre equipes, é provável que você passe horas por semana em reuniões. E você provavelmente passa o mesmo tempo tentando organizá-las em primeiro lugar.

De professores a assistentes e pessoal de apoio, o Doodle é um homem sem cérebro, tirando todo o transtorno e, o mais importante, o tempo fora do agendamento de reuniões. Por exemplo, os professores podem evitar a dupla reserva de tempo com vários alunos conectando seus calendários do Google e Microsoft Office às suas contas do Doodle. Eles também podem pular o jogo de e-mail e simplesmente enviar um URL Doodle personalizado para seus alunos, colegas docentes e administradores. O recurso de pesquisas/reuniões de grupo é excepcionalmente poderoso e poupa tempo quando se trata de reuniões que envolvem muitos participantes ocupados, como as reuniões de professores. Você vai se perguntar como você já viveu sem ele.

5. Google Drive*

Mesmo no mundo altamente digitalizado de hoje, você se surpreenderia com a quantidade de professores e departamentos que ainda adotam uma abordagem análoga para se preparar para as aulas e compartilhar anotações. Prateleiras cheias de textos, pastas cheias de notas didáticas e uma mesa sobrecarregada com tarefas impressas ainda são comuns.

Torna-se um desafio para os estudantes e outros professores encontrar documentos quando eles precisam deles. Isto, por sua vez, leva a telefonemas ou e-mails extras tentando localizar os documentos, os quais se acumulam em mais trabalho para educadores já sobrecarregados de trabalho.

Usar ferramentas como Google Drive ou Dropbox significa que os documentos podem ser compartilhados rápida e facilmente. Estudantes e professores podem usar estes serviços baseados em serviços como repositório para suas anotações, materiais de apoio e até mesmo suas tarefas. O acesso é 24 horas por dia, 7 dias por semana e notas ou textos importantes nunca mais serão perdidos.

6. Expensificar*

Desde acadêmicos que viajam muito para conferências ou dão palestras a recrutadores universitários que aparecem em feiras pelo país, o pessoal da escola é responsável por uma série de relatórios de despesas. Estes geralmente têm que ser arquivados e processados antes que os membros do corpo docente possam ser reembolsados. Para muitas organizações, esse processo é prolongado e trabalhoso.

Em média, cada relatório de despesas leva 20 minutos para ser concluído e custa cerca de 50 euros para ser processado. Um em cada cinco relatórios contém erros que levam mais 18 minutos para serem corrigidos, colocando uma carga adicional sobre o departamento de contabilidade. Todo o processo é tão problemático que mais da metade dos funcionários dizem que não reclamaram despesas no passado, usando seu próprio dinheiro para cobrir os custos que ocorreram representando a escola. Não é o ideal.

O software de despesas fácil de usar e intuitivo como o Expensify pode resolver rapidamente muitas dessas questões. O pessoal da escola pode simplesmente capturar imagens de recibos e registrar milhas em movimento através do aplicativo móvel, e a imagem é escaneada e traduzida para os dados relevantes e adicionada a um relatório. O software também reconhece erros ou entradas duplas. Isto faz com que grande parte do processo se auto-servir e reduz a carga de trabalho no departamento de contabilidade.

7. Uma aplicação escolar

Há centenas disponíveis, atendendo a segmentos específicos do setor educacional, desde creches e pré-escolas até as faculdades. Algumas são plataformas de gestão escolar de todas as cantorias-tudo que incluem tudo, desde processamento de pagamento e reservas de salas de aula até gerenciamento de documentos e agendamento dos horários de chegada dos ônibus escolares.

Qualquer que seja a sua escolha, a base para qualquer aplicativo escolar deve ser uma comunicação mais fácil. É essencial que os professores possam se comunicar com uma classe inteira (ou com seus pais) através do aplicativo e que seja fácil encontrar informações vitais, tais como as datas de feriados, quaisquer mudanças no horário regular e detalhes de contato para outros departamentos específicos. Isso economizará o horário escolar inteiro de atendimento de e-mails e telefonemas e levará a um corpo estudantil mais engajado e informado.

Se você gostaria de aprender como funciona o Doodle e como ele pode ajudá-lo a dominar a gestão do tempo na escola, contacte um de nossos especialistas em programação*.